Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 4.2 Monetäre Vorteile

Mit der Auslagerung der Aufgabe in den Verantwortungsbereich eines Dritten fallen auch Vorteile an, die sofort in Euro angegeben werden können. Dabei handelt es sich in der Regel um wegfallende Kosten. Kritisch sind hier zwei Gesichtspunkte:

• Man muss sicherstellen, dass man alle durch das Outsourcing entfallenden Kostenarten erkennt und in der Wirtschaftlichkeitsanalyse berücksichtigt. Auch die Feststellung der korrekten Höhe des Vorteils gehört dazu.
• Da es sich um wegfallende Kosten handelt, muss geprüft werden, ob die Kosten wirklich mit der Übergabe an den Dienstleister entfallen oder ob es Umstände gibt, die einen nur langsamen Abbau bedingen.

Die Übersicht in Tab. 1 über mögliche betroffene Kostenarten und mögliche Abbauhindernisse muss je nach der betreffenden Aufgabe und dem individuellen Unternehmen angepasst werden. Manche Kostenarten treffen nicht zu, andere müssen in Abhängigkeit von der Aufgabe hinzugenommen werden.

Kostenart	Inhalt	mögliche Hindernisse
Materialkosten	Bei der Auslagerung von Fertigungsprozessen kann der Partner auch das notwendige Material besorgen.	Vorhandene Lagerbestände müssen abgebaut werden.
Finanzierungskosten	Werden für die Aufgabe Maschinen oder Einrichtungen benötigt, müssen diese finanziert werden (Zinsen, Miete, Leasing). Die dabei anfallenden Kosten sind allerdings in Zeiten von Niedrigzinsen kaum noch zu bewerten. Schwerer ins Gewicht fällt die fehlende Belastung der Bonität, wenn keine Kredite aufgenommen werden müssen.	Vorhandene Kredite und Verträge müssen erfüllt werden. Ohne Outsourcing notwendiges Anlagevermögen fehlt in den finanziellen Kennzahlen.
Personalkosten	Die bisher mit der Aufgabe beschäftigten Mitarbeiter werden nicht mehr benötigt. Sie können anderweitig beschäftigt oder vom Dienstleister übernommen werden.	Rechtliche Vorschriften und tarifliche Regelungen zur Kündigung und anderweitigen Beschäftigung müssen beachtet werden.
Ausbildungskosten	Die betroffenen Mitarbeiter müssen nicht mehr für die Aufgabe ausgebildet werden.	keine
Reisekosten	Wenn die Aufgabe mit Reisetätigkeit verbunden ist (z. B. im Außendienst), entfallen diese Kosten jetzt.	keine
Raumkosten	Die Mitarbeiter und Einrichtungen, die für die Aufgabe benötigt wurden, haben Räume belegt. Hier können Abschreibungen, Mieten, Energie, Reinigung usw. gespart werden.	Vorhandene Gebäude können nicht immer sofort anders genutzt werden, Mietverträge müssen eingehalten werden.
Abschrei­bungen	Die Abschreibungen auf die bisher genutzten Maschinen und Einrichtungsgegenstände entfallen.	Nicht immer können die abgeschriebenen Vermögensgegenstände aus dem Anlagevermögen entfernt werden. Eine Möglichkeit ist u. U. die Übernahme durch den Dienstleister.
Wartungs-, ­Reparatur-, Pflegekosten	Die Maschinen und andere Vermögensgegenstände müssen im normalen Ablauf gewartet werden, Reparaturen fallen an.	Eventuell müssen Sicherungsarbeiten durchgeführt werden, bestehende Wartungsverträge sind zu erfüllen.
Verbrauchsmaterial, Energie	Die Maschinen und  Einrichtungsgegenstände verbrauchen Energie und Materialien (z. B. Toner für Drucker).	keine
IT- und Kommunikationskosten	Die für die Durchführung der Aufgabe notwendige IT-Versorgung wird nicht mehr benötigt, bisher notwendige Kommunikation mit dem Bereich entfällt. Darunter fallen auch Kosten für Wartung und Updates.	IT-Kapazitäten können nicht immer sofort den neuen Bedürfnissen angepasst werden.
Kosten für Datenschutz und -sicherheit	Werden sensible Daten im eigenen Unternehmen gespeichert, dann müssen diese durch aufwändige Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Das gilt besonders für personenbezogene Daten.	Das notwendige Sicherheitsniveau, das deutschen Vorschriften genügt, wird nicht immer angeboten.
Verwaltungskosten	Die Mitarbeiter, die bisher mit der Aufgabe betraut waren, mussten verwaltet werden, Räume, Finanzierung, Versicherung mussten bereitgestellt werden. Dadurch entstanden Verwaltungskosten.	Die Kapazitäten in der Verwaltung sind von einzelnen Aufgaben meist nur wenig belastet, ein Abbau ist daher nur schwer möglich. Verträge (z. B. für Versicherungen) müssen eingehalten werden.

Tab. 1: Übersicht über Kostenarten, die eingespart werden können

Werden die Einsparungen durch Hindernisse nicht sofort erreicht, so sind sie zu reduzieren. Das gilt auch für den Fall, dass besondere Aufwendungen notwendig sind, um die Einsparung zu erreichen. Bei Personalentlassungen müssen meist Abfindungen gezahlt werden, Mietverträge können nur gegen Abschlagszahlungen frühzeitig beendet werden. Diese Kosten sind nicht unter den Nachteilen des Outsourcing aufzuführen. Sie reduzieren innerhalb der Wirtschaftlichkeitsanalyse vielmehr die Vorteile. Damit ist eine bessere Übersicht erreicht.