Das können Unternehmen tun, um negative Folgen zu vermeiden

Unternehmen und Verbraucher müssen sich wohl auf eine längere Phase der Inflation einstellen. Die Preise steigen seit Monaten mit einer Rate von mehr als 7 %. Besonders betroffen sind Energien, Materialien und Rohstoffe. Einige Gewerkschaften fordern bereits Lohnzuschläge, die die Preissteigerungen ausgleichen sollen, was die Inflation voraussichtlich weiter anheizen wird. Und auch die Zinsen steigen, was Kredite und Finanzierung verteuert.

Welche Folgen haben Inflation und steigende Zinsen für Unternehmen?

Inflation, also Preissteigerungen bei Waren und Gütern, ist per se nichts Negatives. Sie hat in geringem Umfang zur Folge, dass Verbraucher und Unternehmen ihr Geld aufgrund der erwarteten Entwertung zeitnah für den Kauf von Gütern oder Leistungen einsetzten und so zum Wirtschaftswachstum beitragen. Daher hat die Europäische Zentralbank (EZB) das Ziel ausgegeben, dass eine jährliche Inflation von etwa 2 % ideal sei, weil die Wirtschaft so nahezu störungsfrei wächst.

Eine hohe Inflation, wie sie aktuell vorherrscht, ist hingegen eher schädlich. Steigen die Preise stark an und verdienen Verbraucher und Unternehmen dabei nicht mehr als bisher, um die Anhebungen auszugleichen, müssen sich (fast) alle einschränken, weil man mit dem gleichen Geldbetrag z. B. weniger Benzin kaufen kann. Dann werden in der Folge u. a. weniger Fahrzeuge nachgefragt, Autohersteller verdienen weniger, müssen ggf. Personal entlassen und die Arbeitslosigkeit nimmt zu. Haben andere Branchen ähnliche Probleme, kommt es zu einem allgemeinen Konjunkturabschwung mit Entlassungen. Fordern z. B. Gewerkschaften dann noch einen Inflationsausgleich für ihre Mitglieder, ist das Risiko groß, dass es zu einer dauernden Lohn-Preis-Spirale mit weiter steigenden Preisen kommt; die Käufer halten sich noch mehr zurück und verstärken so den Konjunkturabschwung.

Notenbanken versuchen in einer solchen Lage i. d. R. mit Zinserhöhungen gegenzusteuern. Vereinfacht gesagt, führen höhere Zinsen zu weniger Konsum (v. a. bei langlebigen Gütern und Immobilien) und einem langsameren Wirtschaftswachstum, weil Kunden weniger kaufen und es für Unternehmen nicht mehr so leicht ist, höhere Preise durchzusetzen. Dann sinkt die Inflation wieder. Die Notenbanken müssen allerdings mit Fingerspitzengefühl ans Werk gehen, denn zu hohe Zinsen können ebenfalls zu einem Konjunkturabschwung mit steigender Arbeitslosigkeit führen.

Im Moment gibt es zahlreiche Sonderfaktoren, die die Preise zusätzlich treiben, etwa Materialknappheit, Probleme mit den Lieferketten oder die Unsicherheiten, die durch den Ukraine-Krieg entstehen. Wie es mit Preisen und Zinsen langfristig weitergeht, lässt sich im Moment seriös kaum beantworten. Mittelfristig wird es aber keine echte Entspannung geben.

Ideen und Anregungen zur Vermeidung von möglichen negativen Auswirkungen

Unternehmer müssen jetzt also prüfen, wie sich eine nachteilige Entwicklung auf Umsatz, Gewinn und Liquidität vermeiden lässt. Im Kern haben Unternehmen folgende Möglichkeiten, Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquidität positiv zu beeinflussen.

1. Preiserhöhungen

Viele Unternehmen sind dabei, ihre Preise für Produkte oder Dienstleistungen zu erhöhen oder haben es bereits getan. Die Zeit dafür ist günstig, weil Kunden mehr oder weniger "aus allen Ecken" hören, dass alles teurer wird und viele Abnehmer haben sich an Preisrunden gewöhnt.

Daher sollte man selbst auch prüfen, ob man die Preise anheben kann. Allerdings sollten die Entgelte nicht einfach "aus dem Bauch heraus" um z. B. 5 % oder 10 % erhöht werden. Zunächst ist es sinnvoll, wenn man u. a. folgende Fragen beantwortet:

1. In welchen Fällen ist man selbst von Preissteigerungen betroffen, z. B. bei der Materialbeschaffung oder bei der Energie?
2. In welchem Umfang?
3. Ist in den nächsten Monaten voraussichtlich mit weiteren Steigerungen zu rechnen?
4. Wenn ja, in welchem Umfang?
5. Ist man in einer Branche tätig, auf deren Produkte die Kunden angewiesen sind? Oder ist es für Kunden eher leichter, bei Preiserhöhungen auszuweichen oder vollständig zu verzichten, etwa in der Gastronomie oder bei Markenprodukten im Handel? Ist letzteres der Fall, ist bei Erhöhungen viel Fingerspitzengefühl angesagt.
6. Wie haben sich Kunden in der Vergangenheit bei Preisanhebungen verhalten und (wie) war es möglich, diese Kunden zu halten?

Preiserhöhungen richtig umsetzen

Wenn man sich für Preisanhebungen entschieden hat, sollten für alle Produkte und Leistungen die Preise neu kalkuliert werden. Dann gilt es zu entscheiden, wie hoch die Anhebungen ausfallen sollen und ob es besser ist, einmalig (und dafür deutlicher) zu erhöhen oder mehrmalig in kleineren Schritten vorzugehen. Eine allgemeine Antwort auf die Frage, welche Vorgehensweise besser ist, lässt sich nicht geben. Tendenziell ist es so, dass bei Geschäftskunden eine einmalige, größere Anhebung sinnvoll ist, weil diese so eine zuverlässigere Kalkulationsbasis haben. Bei Privatkunden ist es günstiger, mehrere kleinere Anpassungen vorzunehmen.

Kunden informieren und die Notwendigkeit von Preiserhöhungen kommunizieren

Kunden sollten über Höhe und Notwendigkeit der Preisanhebung informiert werden. Damit erreicht man eine höhere Akzeptanz und kann ggf. sogar die Kundenbindung verbessern. Außerdem ist eine umfassende Information eine Frage der Fairness. Denn irgendwann ändern sich die Zeiten wieder, Kunden gewinnen die Oberhand und wechseln zu einem anderen Anbieter, wenn sie sich vorher schlecht behandelt gefühlt haben.

Zudem kann überlegt werden, ob man Kunden den schwierigen Schritt "versüßen" kann. Beispielsweise kann man anbieten, Bestellungen bis zu einem bestimmten Termin zu alten Konditionen abzuwickeln. Oder man kann Preiserhöhungen mit einem Zusatzangebot verknüpfen ("Wir müssen zwar unsere Preise aufgrund (Begründung einsetzen) anheben, haben aber auch eine gute Nachricht für Sie: Im neuen Leistungsumfang ist zusätzlich zum Produkt die kostenfreie Lieferung enthalten."). Natürlich müssen mögliche Zusatzleistungen ebenfalls kalkuliert und dürfen nur angeboten werden, wenn man dadurch nicht draufzahlt.

2. Kostensenkungen

Derzeit scheint es auf den ersten Blick kaum Möglichkeiten zu geben, die Kosten zu reduzieren, da es bei den größten Blöcken, vor allem Material, Personal und Energie, mit die größten Steigerungen gibt. Dennoch können Unternehmer vor allem diese Möglichkeiten prüfen und umsetzen:

• Energiekosten: Nicht genutzte Geräte ausschalten, nicht nur auf Standby setzen (auch Kaffeemaschinen); Installation von Bewegungsmeldern und Sensoren; Raumtemperatur und Lüftungsverhalten prüfen (kein Dauerlüften bei eingeschalteter Heizung); regelmäßige Wartung und korrekte Einstellung wichtiger Energieverbraucher (z. B. Heizung); stärkere Nutzung von Homeoffice (ggf. Zahlung eines Zuschusses für Mitarbeiter); Spritspartraining für Monteure oder Vertriebsmitarbeiter (Trainings bieten z. B. Automobilclubs und Fahrschulen ab ca. 100 EUR/Training an. Der Verbrauch lässt sich um bis zu 30 % reduzieren. Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt 30.000 Kilometer/Jahr und verbraucht 3.000 Liter Benzin. Bei einem Preis von 2,15 EUR entstehen Kosten von 6.450 EUR. Lässt sich der Verbrauch auf 2.600 Liter senken, betragen die Kosten 5.590 EUR, eine Ersparnis von 860 EUR. Bei 5 Fahrzeugen reduzieren sich die Kosten um 4.300 EUR/Jahr abzgl. Trainingskosten); Lastspitzen vermeiden (diese entstehen, wenn zu Arbeitsbeginn mehrere Maschinen gleichzeitig hochgefahren werden, die viel Strom verbrauchen. Anlagen sollten zeitversetzt gestartet werden. Das kann mit einem Lastspitzenmanagement geschehen. Lastspitzen sind teuer, weil bei der Abrechnung neben den Stromkosten die höchste bezogene Leistung berechnet wird. Einsparungen von mehreren 10.000 EUR/Jahr sind möglich. Mehr zum Thema finden Sie z. B. hier.); Wärmedämmung an Gebäuden verbessern; regenerative Energien ausbauen; Anlagentechnik verbessern (z. B. Wärmerückgewinnung, Anlagenüberdimensionierung vermeiden/zurückführen (Werden z. B. dauerhaft 10.000 Stück Kapazität benötigt, sollte auf höhere Kapazitäten verzichtet werden, da dies i. d. R. höhere Energiekosten verursacht); Energiecontracting prüfen (Hierbei finanziert der Contractor Investitionen und beliefert Kunden mit Energie. Dieser muss keine Investitionen tätigen, der Contractor behält einen Teil der Energieeinsparung. Mehr zum Thema finden Sie z. B. hier.) Bei baulichen Maßnahmen und Investitionen sollten Berater eingebunden werden.
• Materialkosten: Prüfung, ob man durch eine Erhöhung der Bestellmengen (Vorratskauf für z. B. ein Jahr) noch günstig größere Kontingente erhalten kann; ob Material substituiert werden kann; ob es möglich ist, Bestellungen mit anderen Unternehmen zu bündeln, um die Nachfragemacht zu verbessern; stärkere Nutzung recycelter Produkte; konsequentes Einhalten von Zahlungszielen, um bei Lieferanten als zuverlässiger Partner auch in schwierigen Zeiten aufzutreten; Nutzung von Finetrading zur Vorfinanzierung ( Finetrading Anbieter - Kosten Vergleich und Übersicht).
• Andere Kosten: Versicherungen auf Notwendigkeit und Kosten prüfen, z. B. durch Makler oder Vermittler; Überprüfung, ob man Mietverträge für Räume kündigen oder Räume untervermieten kann; Nutzung freier Mitarbeiter statt eigener Beschäftigter v. a. für einfachere Arbeiten; Prüfung, ob Fremdbezug von Waren günstiger ist als die eigene Fertigung; Überprüfung, ob es alte Verträge gibt, die man nicht mehr benötigt, z. B. für Wartung, obwohl man die betroffene Maschine bereits verkauft hat.

3. Prozessverbesserungen

Bei Preisanhebungen oder Kosteneinsparungen ist man auf das Verhalten anderer Marktteilnehmer angewiesen und man kann häufig nur einen Teil seiner Vorstellungen durchsetzen. Abläufe und Prozesse können hingegen meist ohne Einschränkungen selbst angepasst werden. Einige Beispiele:

• Forderungsmanagement verbessern, um den Zahlungseingang zu beschleunigen, etwa Verträge (AGB) mit für den eigenen Betrieb günstigen Konditionen abschließen, Bonitätsprüfungen vornehmen, Vorkasse, Lastschriften u. ä. stärker nutzen, Mahnwesen professionalisieren, schnellere Rechnungsstellung, Factoring nutzen (z. B. Deutscher Factoring Verband e.V.)
• Einführung elektronischer Rechnungen, zunächst im PDF-Format, dann XRechnungen, wie sie z. B. von staatlichen Stellen oder großen Unternehmen bereits gefordert werden (z. B. FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland). Durch die kürzeren Laufzeiten ergeben sich zusätzliche Vorteile beim Forderungsmanagement und es lassen sich Kosten, z. B. für Papier, Porto, Lagerplatz, sparen.
• Nutzung von Maschinen und Fahrzeugen verbessern, indem man z. B. die Auftragsbearbeitung optimiert und Rüstzeiten reduziert. Fahrrouten können oft besser geplant und Leerkilometer vermieden werden. Im Handwerk entstehen z. B. oft Fahrten in Baumärkte oder zum Standort, die sich reduzieren lassen, wenn vorab geprüft wird, ob sich alle Werkzeuge/Teile im Fahrzeug befinden.
• Prüfung, ob sich die Durchlaufzeiten z. B. bei der Auftragsabwicklung verkürzen lassen, etwa durch Verringerung von Wartezeiten oder Transportwegen.
• Einführung eines Einkaufmanagements, um u. a. die Beschaffung zu zentralisieren (nur ein Ansprechpartner und Besteller), Doppelbestellungen zu vermeiden oder zu verhindern, dass Bestellungen vergessen werden. Außerdem sollte versucht werden, mit Lieferanten standardisierte Konditionen zu vereinbaren.

Wenn es um Prozessverbesserungen geht, sollte man den aktuellen Ablauf mit den wesentlichen Schritten erst grafisch darstellen und sich dann fragen, was sich wie verbessern lässt. Nicht immer müssen Abläufe sofort digitalisiert werden. Oft genügt es z. B. den Material- oder Belegfluss analog zu verbessern, um nachhaltige Erfolge zu erzielen. Prozessverbesserungen führen fast immer dazu, dass sich die Produktivität verbessert, weil man sich in der Zeit, die eingespart werden kann, um die Bearbeitung neuer Aufträge kümmern kann. Auch die Kosten lassen sich häufig reduzieren, etwa weil weniger Personal erforderlich ist bzw. sich Mitarbeiter vermehrt um z. B. die Akquise neuer Aufträge kümmern können. Nicht zuletzt steigt die Arbeitsqualität, was sich z. B. positiv auf Kundenzufriedenheit und Reklamationsverhalten auswirkt.

4. Investitionsverhalten

Anders als früher oftmals der Fall, sollten Investitionen kritisch hinterfragt und auf die tatsächliche Notwendigkeit überprüft werden. Investitionen in die Zukunft des Betriebes, etwa neue Produktionsanlagen oder IT, sollten auch in einem wirtschaftlich schwierigen Umfeld vorgenommen werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In anderen Fällen, z. B. beim Ersatz von Fahrzeugen, sollte geprüft werden, ob man die Nutzungsdauer verlängern kann.

Rechnet sich ein Vorhaben?

In jedem Fall sollten zusätzliche Wirtschaftlichkeitsrechnungen vorgenommen werden, um zu prüfen, ob sich ein Vorhaben wirklich lohnt. Das gilt auch für Ersatzbeschaffungen, um z. B. festzustellen, welche Alternative die geringsten Folgekosten nach sich zieht. Wird z. B. ein neues Fahrzeug benötigt, sollten Schadstoffklasse (beeinflusst die Höhe der Kfz-Steuer), Energieverbrauch, Versicherungen, Reparaturkosten usw. in die Entscheidung einfließen.

5. Finanzierung

Zwar hat die EZB noch keine Zinserhöhung vorgenommen, aber eine erste Anhebung wurde für den Sommer, spätestens Herbst, avisiert. Steigende Zinsen führen ebenfalls zu höheren Kosten für die Betriebe.

Unternehmer, die investieren müssen und befürchten, dass es zu Zinsanhebungen kommt oder bei denen bald Kredite abzulösen sind, sollten folgende Punkte prüfen:

• Bei Kreditfinanzierung: Ist eine Investition notwendig? Wenn ja: Kann/soll sie ggf. vorgezogen werden, damit man von den aktuell niedrigen Zinsen profitiert? Lässt sich der Investitionsbetrag verringern, wenn man z. B. auf weniger wichtige Ausstattungsmerkmale verzichtet oder kann man auf grundsätzlich günstigere Alternativen ausweichen, z. B. bei Fahrzeugen?
• Bei demnächst auslaufenden Krediten: Benötigt man wirklich einen Anschlusskredit oder kann man das Darlehen durch vorhandene eigene Mittel ablösen? Wichtig: Das Geld sollte frei verfügbar sein und unter normalen Umständen in den kommenden 12-24 Monaten nicht benötigt werden.
• Lohnt es sich, die Angebote mehrerer Banken einzuholen? Achtung: Keine Kredit- sondern Konditionenanfragen stellen. Kreditanfragen werden an Schufa und Co. gemeldet und verschlechtern das Rating.
• Lohnt es sich, Vorverträge mit den aktuellen Konditionen abzuschließen, wenn man z. B. weiß, dass eine Anschaffung in 6-12 Monaten zwingend ist?
• Lohnt es sich, Alternativen wie Förderkredite der KfW (z.B. KfW-Unternehmerkredit 037, 047) oder die Angebote mittelständischer Beteiligungsgesellschaften (z. B. Eigenkapitalfinanzierer für mittelständische Unternehmen) zu nutzen?
• Sind die Eigentümer ggf. bereit, selber neue Einlagen zu tätigen, um die Abhängigkeit von der Bank zu reduzieren?

Maßnahmen systematisch und strukturiert umsetzen

Damit die Maßnahmenumsetzung gelingt, sollten bei jeder Maßnahme mindestens folgende Punkte bedacht werden:

• genau formulieren, was man tun möchte, z. B. Preisanhebungen bei mindestens x % der Produkte um y %.
• eine Messgröße oder Kennzahl definieren, mit der sich der Erfolg messen lässt, z. B. Anteil von Produkten mit Preisanhebungen um y %.
• ein/e Gesamtverantwortliche/r benennen, z.B. Leiter/in Vertrieb.
• konkrete Start- und Endtermine je Maßnahme geben, z. B. Juni 20xx und September 20xx.
• Prüfung, ob und in welchem Umfang zusätzliche finanzielle Mittel benötigt werden, z. B. um ein Konzept zu entwickeln, um die Kunden von der Notwendigkeit zu überzeugen.
• Prüfung, ob und in welchem Umfang weitere Ressourcen benötigt werden, z. B. Arbeitsstunden von Mitarbeitern.
• festlegen, wann man den Erfolg einer Maßnahme überprüfen möchte, z.B. 3 Monate nach dem Endtermin.
• prüfen, ob es Zielkonflikte gibt, z. B. wenn es aufgrund fehlender Liquidität und Kreditaussichten kaum möglich ist, eine Investition vorzunehmen.

Grundsätzlich sollten nicht mehr 2 - 3 Dinge gleichzeitig angegangen werden, um sich nicht zu verzetteln.

Fazit und Ausblick

Die Kosten für Unternehmen steigen durch die anhaltend hohe Inflation und steigende Zinsen. Um wirtschaftlich überleben zu können, müssen Unternehmer und Selbstständige sofort handeln und prüfen, was sie tun können, um die Belastungen auszugleichen oder zumindest zu begrenzen. Zwar wird es nicht immer gelingen, die Nachteile vollkommen auszugleichen, es gibt aber oft mehr Möglichkeiten als zunächst gedacht, um Gewinne und Liquidität zu stabilisieren oder zu verbessern. Der Beitrag hat hierzu mehrere Beispiele aufgeführt, die Ideen liefern und dazu anregen sollen, sich möglichst zeitnah um Veränderungen zu kümmern.