Wird der Kauf eines Pkw als betrieblicher Anschaffungsvorgang gebucht, erfolgt damit automatisch die Zuordnung zum Betriebsvermögen. Soll der Pkw einkommensteuerlich dem Privatvermögen zugeordnet werden, nicht aber umsatzsteuerlich, ist eine Buchung als betrieblicher Anschaffungsvorgang nur hinsichtlich der abziehbaren Vorsteuer richtig, ansonsten jedoch sachlich falsch.
Die Anschaffungskosten werden in der Buchführung selbst dann unter der Rubrik Anlagevermögen ausgewiesen, wenn ein Konto "Privat-Pkw" eingerichtet wird. Auch wenn es sich nur um eine Hilfskonstruktion handelt, die den Zusammenhang zwischen der Anschaffung des Pkw und dem Vorsteuerabzug herstellen soll, ist es besser, nur den Vorsteuerabzug zu buchen und den Nettobetrag (Anschaffungskosten) als Privatentnahme.
Wenn der private Pkw dem umsatzsteuerlichen Unternehmen zugeordnet ist, steht dem Unternehmer auch der Vorsteuerabzug aus den gesamten laufenden Kfz-Kosten zu. Die laufenden Kfz-Kosten sollten zu diesem Zweck auf das Konto "Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kfz" 4590/6590 (SKR 03/04) gebucht werden.
Laufende Kosten des Privat-Pkw
Herr Huber lässt an seinem Privat-Pkw, der zum umsatzsteuerlichen Unternehmen gehört, eine Inspektion durchführen und zahlt dafür 535,50 EUR brutto. Er bucht wie folgt:
Buchungsvorschlag:
Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4590/6590 |
Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge |
450 |
|
|
|
| 1576/1406 |
Abziehbare Vorsteuer 19 % |
85,50 |
1200/1800 |
Bank |
535,50 |
Auf das Konto "Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kfz" werden alle Kfz-Kosten gebucht, also jede Benzinquittung, Reparatur- und Wartungsleistung. Konsequenz ist, dass auf diesem Konto höhere Beträge ausgewiesen werden, als tatsächlich als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Der Unternehmer muss daher korrigierend eingreifen, um den betrieblichen Anteil zu ermitteln. Er hat 2 Möglichkeiten. Er kann
- die Pauschale von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer (ab dem 1.1.2022 ab dem 21. Kilometer von 0,38 EUR; jedoch befristet bis 31.12.2026) oder
- die tatsächlichen Kosten pro gefahrenen betrieblichen Kilometer ermitteln und geltend machen.
1. Variante: Der Unternehmer wendet die Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro Kilometer an
Der Unternehmer braucht nur die betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen und multipliziert die betrieblich gefahrenen Kilometer mit 0,30 EUR.
Aufteilung der Kosten
Herr Huber hat seinen Pkw bei der Einkommensteuer dem Privatvermögen und bei der Umsatzsteuer seinem Unternehmen zugeordnet. Er fährt mit seinem Privat-Pkw insgesamt 7.596 km betrieblich. Er hat die laufenden Kfz-Kosten (ohne Abschreibung) i. H. v. 5.200 EUR (netto) gebucht.
| Bezeichnung |
Konto: "Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kfz" |
| In der Buchführung ausgewiesene laufende Kosten mit Vorsteuerabzug |
5.200,00 EUR |
| Tatsächlich abziehbar sind jedoch nur (20 km × 0,30 EUR = 6 EUR) + (7.576 km x 0,38 EUR = 2.878,88) = |
2.884,88 EUR |
| Das Konto muss korrigiert werden um den zu viel erfassten Aufwand von |
2.35,12 EUR |
Buchungsvorschlag:
Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 1800/2100 |
Privatentnahmen allgemein |
2.315,12 |
4590/6590 |
Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge |
2.315,12 |
Der Vorsteuerabzug ist erfasst und per Saldo auch die Kfz-Kosten in der zutreffenden Höhe von 2.884,88 EUR.
2. Variante: Der Unternehmer macht die tatsächlichen Kfz-Kosten geltend
Um die tatsächlichen Kfz-Kosten zutreffend aufteilen zu können, muss der Unternehmer die folgenden Daten festhalten:
- Umfang der betrieblichen Fahrten,
- die Gesamtfahrleistung im Laufe eines Jahres und
- die Höhe der gesamten Kfz-Kosten.
Aufteilung der tatsächlichen Kosten
Herr Huber hat im Januar einen Pkw für 24.000 EUR zuzüglich 4.560 EUR Umsatzsteuer gekauft. Er behandelt den Pkw als Privatfahrzeug, ordnet ihn aber seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zu. Die Vorsteuer macht er gegenüber dem Finanzamt geltend.
Herr Huber legt im Jahr insgesamt 19.200 km zurück. Davon entfallen 8.400 km (= 43,75 %) auf betriebliche Fahrten. Er kann daher von den insgesamt angefallenen Kfz-Kosten 43,75 % als Betriebsausgaben abziehen. Es sind folgende Kfz-Kosten angefallen, die Herr Huber alle auf das Konto "Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kfz" gebucht hat:
| Abschreibung (24.000 EUR : 6 =) |
4.000 EUR |
| Laufende Kosten (Benzin) |
2.212 EUR |
| Reparatur/Wartung/Pflege |
1.289 EUR |
| Versicherung |
943 EUR (ohne Vorsteuer) |
| Kfz-Steuer |
247 EUR (ohne Vorsteuer) |
| Sonstige Kosten |
275 EUR (ohne Vorsteuer) |
| insgesamt |
8.966 EUR |
| Abziehbar sind die anteiligen tatsächlichen |
|
| Kosten (8.966 EUR x 43,75 % =) |
3.922,62 EUR |
| mit der Pauschale sind es nur (20 km × 0,30 EUR = 6,00 EUR) + (8.380 km x 0,38 EUR = 3.184.,40 EUR) = |
3.190,40 EUR |
| höherer Betriebsausgabenabzug ... |