Produktionscontrolling für mittelständische Unternehmen ... / 3.3 Ablauf der Mengen- und Verbrauchsrechnung zur täglichen Steuerung

Die erforderlichen Stamm- und Bewegungsdaten für einen Rechenlauf auf Tagesbasis können neben der oben beschriebenen direkten Eingabe in Excel-Arbeitsblättern, die mit Access verknüpft werden, auch direkt per Tabellenverknüpfung oder Import aus einer ODBC-Datenbank für die Berechnungen in Access bereitgestellt werden. Voraussetzung dafür ist ein entsprechender Tabellenaufbau der Daten aus den Vorsystemen.

Für einen durchschnittlichen Excel-User stellt es kein Problem dar, die erforderlichen Daten einzugeben und zu pflegen. Das gleiche gilt für die Verwendung von Exportdateien im CSV-Format aus der Materialwirtschaft oder der Finanzbuchhaltung. Diese können problemlos in Excel weiterverwendet und für die Mengen- und Verbrauchsrechnung oder für die Kostenrechnung aufbereitet werden. Excel dient hier aber nur zur Datenaufbereitung, nicht zur Durchführung der Berechnungen. Eine Fehlermöglichkeit durch Excel-Formeln ist somit sehr gering.

Der Rechenlauf in Access basiert auf einer Abfolge von Datenbankabfragen auf der Basis der mit Excel verknüpften Datenbanktabellen, welche die Stamm- und Bewegungsdaten enthalten. Der Anwender muss dabei keine Access-Programmierkenntnisse haben. Access dient als reines Rechenprogramm und kann vorkonfiguriert werden. Durch den entsprechend strukturierten Aufbau der Stamm- und Bewegungsdaten in Excel muss das Rechenprogramm in Access auch bei Änderungen von Kostenträgern und Kostenstellen oder bei geänderten Arbeitsplänen nicht angepasst werden.

Vorteile beider Programme werden genutzt

Der Kern der Anwendung ist dabei die Kombination von Excel und Access, wodurch die Vorteile beider Programme genutzt werden: Der Umgang mit Excel ist den meisten Nutzern bekannt, Access bietet die Grundlage, um sehr preiswert die erforderlichen Berechnungen einer Kostenrechnung (mit der enthaltenen Mengen- und Verbrauchsrechnung abzubilden). Beide Programme lassen sich durch die Funktion der Tabellenverknüpfung leicht verbinden. Der Umfang der Stamm- und Bewegungsdaten bewegt sich in aller Regel bei KMU in einem Umfang, der von Excel und Access ohne Probleme bewältigt werden kann.

Der Rechenlauf für die Mengen- und Verbrauchsrechnung läuft in Access in folgenden Schritten ab (vgl. Tab. 2).

Ablaufschritt	Erläuterung
1 Rezepturauflösung	Auf der Basis der Ist-Herstellung werden die Soll-Rohstoff- und Materialverbräuche ermittelt.
2 Ermittlung der planmäßigen Kostenstellenbeanspruchungen der Kostenträger	Auf Grundlage der Ist-Herstellung der Fertigprodukte und Halbfertigprodukte werden die Soll-Bezugsgrößen und Auslastungen der Haupt-Kostenstellen sowie die Soll-Faktorverbräuche (z. B. Personalstundenverbräuche) ermittelt.

Tab. 2: Ablauf der Mengen- und Verbrauchsrechnung in Access

Die Mengen- und Verbrauchsrechnung in Access wird durch mehrere Abfragen mithilfe eines Access-Makros in der erforderlichen Reihenfolge durchgeführt. Der große Vorteil von Access gegenüber Excel bzw. Excel-Formeln ist dabei, dass bei Bedarf die Wirkung jeder einzelnen Abfrage durch die sog. Entwurfsansicht und durch die Ansicht der resultierenden Tabelle in Access nachvollzogen werden kann. Das erhöht die Transparenz der Rechnung und der ermittelten Ergebnisse.

Das Ergebnis des Rechenvorgangs in Access sind Soll-Faktorverbräuche für Rohstoffe, Material und Personal, die mit den Ist-Verbräuchen des entsprechenden Produktionstages in einem Soll-Ist-Vergleich verglichen werden (vgl. Abb. 5).

Abb. 5: Beispielhafter Aufbau eines tagesbezogenen Verbrauchsmengen-Soll-Ist-Vergleichs

Durch den tagesbezogenen Verbrauchsmengen-Soll-Ist-Vergleich ergibt sich die oben beschriebene Möglichkeit, kurzfristig auf unwirtschaftliche Mengenverbräuche zu reagieren und zu beurteilen, ob der abgelaufene Produktionstag planmäßig vollzogen wurde oder Probleme aufgetreten sind. Probleme können daraufhin analysiert und im Sinne einer lernenden Organisation künftig durch entsprechende Maßnahmen möglichst vermieden werden. Außerdem kann die beschriebene Funktionalität auch genutzt werden, um Produktionspläne aufzustellen, indem auf der Basis einer geplanten Produktion die erforderlichen Ressourcen ermittelt werden.