Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 6.1 Wann keine Übernachtungspauschale erstattet wird

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein Arbeitnehmer die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet hat. So z. B. dann, wenn er bei einer Rückkehr mit dem Flugzeug nachts um 3 Uhr ein Hotelzimmer bezieht.

Der Arbeitgeber darf keine Übernachtungspauschalen erstatten, wenn er oder seine Geschäftspartner die Kosten der Unterkunft ganz oder teilweise übernehmen.

Übernachtung im Lkw: Bei einer Übernachtung im Lkw sind die tatsächlichen Kosten abziehbar. Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern, die in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachten, keine lohnsteuerfreie Übernachtungspauschale erstatten. Allerdings entstehen einem Kraftfahrer Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind. Derartige Aufwendungen kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstatten. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. die Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten in Betracht.

Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug entstehen, kann seit 2024 im Kalenderjahr einheitlich eine Pauschale von 9 EUR für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 sowie Satz 5 zu Nr. 1 und 2 beanspruchen könnte.

Praxis-Beispiel

Lkw-Fahrer übernachtet im Lkw

Der Arbeitnehmer hat mit einem Lkw folgende Fahrten unternommen, bei denen er im Lkw übernachtet hat (Nachweis durch Belege des Arbeitgebers):

Monat Januar 01	14 Übernachtungen im Lkw × 9 EUR	126,00 EUR
Monat Februar 01	10 Übernachtungen im Lkw × 9 EUR	90,00 EUR
Monat März 01	16 Übernachtungen im Lkw × 9 EUR	144,00 EUR
Summe		360,00 EUR

Für das 1. Quartal des Jahres 01 kann der Lkw-Fahrer, der in seiner Schlafkabine übernachtet hat, 320 EUR als Werbungskosten geltend machen. Alternativ kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer diesen Betrag steuerfrei erstatten.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	360,00	1800	Bank	360,00