Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14 Ausstellung von Rech ... / 3.3.2 Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

Rz. 30

Für die Übermittlung von E-Rechnungen steht den Vertragsparteien nach ihrer freien Wahl der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.^[1] Da die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im Kern-Datenmodell enthalten sein müssen, ist die Verwendung einer Extension nicht von den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben für die Ausstellung, Übermittlung und Empfang einer E-Rechnung betroffen. Ob und ggf. welche Extension verwendet wird, kann zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden.^[2]

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er wegen der ab dem 1.1.2025 für inländische Unternehmen ausnahmslos geltenden Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, allerdings kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.^[3] Anders als bis zum 31.12.2024 ist die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Inländischen Unternehmern sei daher geraten, ab dem 1.1.2025 gegenüber ihren Vertragspartnern ein E-Mail-Postfach zum Empfang entsprechender E-Rechnungen zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.^[4]

Rz. 30a

Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 S. 2 UStG ggf. i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG, erfüllt nur eine solche E-Rechnung dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Eine sonstige Rechnung (vgl. Rz. 31 ff.) erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach beim Leistungs- und Rechnungsempfänger auch nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG.^[5] Dennoch können die in einer solchen sonstigen Rechnung enthaltenen Angaben als mögliche objektive Nachweise i. S. v. Abschn. 15.2a Abs. 1a UStAE bei der Entscheidung über den Vorsteuerabzug berücksichtigt werden. Bei inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnungen werden die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug daher regelmäßig erfüllt sein.^[6]

[1] BMF v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rz. 36.

[2] BMF v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rz. 38.

[3] BMF v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rz. 38.

[4] BMF v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rz. 40.

[5] BMF v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rz. 55 f.

[6] BMF v. 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rz. 58; ebenso Müller/Remmen, MwStR 20124, 418.