In der betriebswirtschaftlichen Literatur wird je nach Kostenrechnungssystem in der Regel zwischen mehreren Abweichungsarten, etwa Preis-, Mengen- und Verbrauchsabweichung bei den Kosten, unterschieden. Beim Umsatz gibt es neben Preis- und Mengenabweichung auch noch eine kombinierte Preis-/Mengen-Abweichung. Im vorliegenden Beitrag wird lediglich auf Preis- und Mengenabweichungen eingegangen. Die möglichst unkomplizierte, praktische Anwendbarkeit sowie leichtere Verständlichkeit stehen im Vordergrund. Berechnungen und Formeln sind so gehalten, dass sie die genannten Sachverhalte erfassen und darstellen, auf weitere Unterteilungen wird verzichtet. Die dem jeweiligen Soll-Ist-Vergleich zu Grunde liegenden Formeln werden zu Zwecken der leichteren Nachvollziehbarkeit separat dargestellt.
Reporting der Analysen
Soweit in Ihrem Betrieb ein monatliches Reporting erstellt wird, können Sie auf diese Unterlagen zurückgreifen. Sie können für einzelne Positionen, etwa Umsatz- oder Kostenarten, erkennen, ob und in welcher Höhe es Abweichungen gegenüber den Planwerten gegeben hat, und erhalten einen ersten Überblick. Werden in Ihrem Reporting Abweichungen nur in Summen ausgewiesen (z. B. Planumsatz 7.000 EUR, Istumsatz 6.300 EUR), ist eine separate Analyse, in der Sie die Abweichungen in Mengen und Preise aufteilen, ohnehin zwingend. Nur so können Sie sehen, ob Preis- und/oder Mengenabweichung hauptsächlich für die Abweichung verantwortlich sind.
Preis- und Mengenabweichungen können sich aufheben
Aber auch, wenn es keine auf den ersten Blick nennenswerten Abweichungen bei einer Kostenart oder einer Umsatzposition gibt, lohnt sich zumindest bei größeren Positionen eine nähere Analyse. Es kann vorkommen, dass sich Preis- und Mengenabweichungen nahezu aufheben und es nur eine geringe Abweichung gibt. Dennoch haben Sie u. U. große Probleme, wenn z. B. der Einkaufspreis deutlich gestiegen ist, der Mengenverbrauch zumindest im Berichtsmonat zurückgegangen ist.
Für das Material X hat ein Betrieb für den Monat Januar einen Verbrauch von 1.000 Stück à 100 EUR, also 100.000 EUR geplant. Der tatsächliche Verbrauch (Menge × Preis) liegt bei 99.200 EUR. Auf den ersten Blick eine geringe Abweichung, die auch noch zu Gunsten des Betriebes ausfällt und daher keine Analyse rechtfertigt. Allerdings zeigt die Aufteilung in Mengen und Preise, dass der Betrieb 1.034 Stück verbraucht hat, die Beschaffungspreise mit knapp 96 EUR pro Stück aber deutlich niedriger lagen als geplant. Auch in diesem Fall lohnt sich also eine Analyse. Zum einen sollte den Ursachen für den Mehrverbrauch nachgegangen werden. Zum anderen muss geklärt werden, ob die geringeren Beschaffungspreise ein einmaliger "Ausrutscher" sind oder ob mit einem dauerhaft günstigeren Einkauf zu rechnen ist.
Variabler Einsatz
Vielfach beschränkt sich das Reporting auf Umsätze, Kosten, Produktionsberichte, Kalkulationen oder die Personalentwicklung. Soll ein SIV auch andere Sachverhalte umfassen, müssen Sie die Daten entsprechend zusammenstellen und aufbereiten. Hier bietet Ihnen der Mengen-Soll-Ist-Vergleich die Möglichkeit, nahezu jeden beliebigen Sachverhalt außerhalb von Umsatz oder Kosten zu analysieren, etwa Arbeitsstunden, Lieferantenzuverlässigkeit, Auftragseingänge oder Termine.
Soll-Ist-Tools zweifach nutzbar
Grundsätzlich können Sie die Soll-Ist-Tools in zweifacher Weise nutzen:
Wenn Ihr Betrieb über kein eigenständiges Reporting verfügt, können Sie mit den Werkzeugen vor allem die Umsatz- und Kostenentwicklung darstellen, und zwar selektiv und kumulativ (Ausnahme: Auftrags-Soll-Ist-Vergleich). Gleiches gilt für die Analyse der Entwicklung von Mengen. In den Tools ist es möglich, bis zu 20 Einzelprodukte oder Kostenarten darzustellen. Haben Sie in Ihrem Betrieb mehr Einzelpositionen, müssen Sie diese zu Gruppen zusammenfassen.
Verfügen Sie bereits über ein Reporting, können Sie die Tools dennoch nutzen, indem Sie sie gezielt für die Analyse von wichtigen Einzelpositionen einsetzen.
Aufwand begrenzen
Um den Arbeitseinsatz in vertretbaren Grenzen zu halten, sollten Sie im Vorfeld festlegen, bei welchen Einzelpositionen Sie unbedingt und vor allem regelmäßig einen SIV durchführen wollen, bei welchen Positionen sich eine unregelmäßige Analyse lohnt und bei welchen Sachverhalten Sie auf eine tiefer gehende Analyse verzichten wollen. Um negative Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie in Abständen von drei bis sechs Monaten überprüfen, ob es nicht zu Verschiebungen gekommen ist, und Sie auch Sachverhalte, die bisher wenig Bedeutung hatten, näher untersuchen müssen.
2.3.1 Umsatz-Soll-Ist-Vergleich
Für die meisten Betriebe stehen die Umsatzerlöse im Fokus. Daher werden fast immer geplante und tatsächlich erzielte Erlöse in monatlichen Abständen gegenübergestellt.
Bei der Analyse von Umsatzabweichungen müssen Sie sich fragen, auf welche Veränderungen bzw. Faktoren Ihr Betrieb unmittelbar Einfluss nehmen kann und auf welche nicht.
Faktoren, auf die Sie in der Regel keinen oder nur geringen Einfluss haben, können se...