Wachstumschancengesetz: Verpflichtung zur elektronischen ... / 2.2.3 Was gilt für Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1.1.2025. Unabhängig davon, ob ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller elektronische Rechnungen entsprechend den neuen Anforderungen im strukturierten Format ausstellt (und demnach die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt), müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen.^[1]

Hinweis

Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung verweigert bzw. technisch hierzu nicht in der Lage ist.

Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft; diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Hinweis

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Wichtig

StB Prof. Radeisen weist darauf hin, dass auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte) künftig in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Dasselbe dürfte u.E. auch für Betreiber von PV-Anlagen gelten, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen oder nicht.

Hinweis

Ursprünglich wollte die Bundesregierung die Unternehmen noch vor Ende 2024 mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen unterstützen. Dies war insbesondere für Unternehmen gedacht, die nur wenig bis gar keine B2B-Umsätze ausführen oder überhaupt nur geringfügig tätig sind. Nach einer Prüfung durch das BMF wurde jedoch entschieden, dass ein solches Tool (in Konkurrenz zur Privatwirtschaft) nicht zur Verfügung gestellt werden kann.^[2]

Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung reicht daher auch ein E-Mail-Postfach aus (Tz. 40). Dabei muss es sich nicht zwingend um ein gesondertes E-Mail-Postfach allein für den Empfang von E-Rechnungen handeln, was sich aber dennoch anbietet.

Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht (vgl. BMF, Schreiben v. 15.10.2024, Tz. 36).

Im Entwurfsschreiben v. 13.6.2024 war noch zu lesen, dass die Übergabe von XML-Dateien auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form erfüllt. Diese Aussage findet sich im finalen Schreiben v. 15.10.2024 nicht mehr, was jedoch nicht bedeuten muss, dass diese Vorgehensweise von der Finanzverwaltung ohne weiteres akzeptiert wird, zumal sie nicht explizit genannt wird.

Das BMF kündigt in seinem Einführungsschreiben (Tz. 41) bereits an, dass die technisch möglichen und rechtlich zulässigen Übertragungswege für den Austausch von Rechnungsdaten sich zukünftig ändern werden, wenn das geplante gesetzliche Meldesystem eingeführt wird. Dabei werden E-Rechnungsplattformen eine entscheidende Rolle spielen.

[1] Für das Format XRechnung existiert ein Webservice des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales, über den XRechnungen (Version 2.3.0) hochgeladen, validiert und visualisiert werden können.

[2] Vgl. Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage der Fraktion CDU/CSU - Drucksache 20/12563 - , BT-Drucks. 20/12742, S. 4.