Worauf Unternehmer besonders achten müssen

Die zutreffende Rechnungsstellung ist im Umsatzsteuerrecht von zentraler Bedeutung. Nachfolgend werden die wesentlichen zu beachtenden Punkte für die Stellung einer richtigen Rechnung dargestellt. 

Praxis-Hinweis: Sorgfaltspflicht des Unternehmers

Steuerpflichtige, die als Unternehmer verpflichtet sind, Rechnungen zu erstellen, haben hierbei eine besondere Sorgfalt an den Tag zu legen, denn die Rechtsprechung und Verwaltungspraxis ist in den letzten Jahren zunehmend strenger geworden. Da zudem immer mehr Pflichtangaben durch das Gesetz geschaffen worden sind, erscheint es angezeigt, die eigene Praxis der Rechnungsstellung in regelmäßigen Abständen zu prüfen.         

Erforderlicher Inhalt der Rechnung

Die zentrale Bestimmung für den erforderlichen Inhalt einer Rechnung ist § 14 Abs. 4 UStG. Eine Rechnung hat hiernach die folgenden Angaben zu enthalten:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• das Ausstellungsdatum;
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, im Fall einer Ist-Versteuerung den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teiles des Entgelts, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht oder nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt;
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist;
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt;
• im Fall einer Leistung an einen Nichtunternehmer oder an einen Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich der Hinweis, dass die Rechnung von diesem zwei Jahre aufzubewahren ist;
• in den Fällen einer Ausstellung der Rechnung durch den  Empfänger der Leistung oder durch einen beauftragten Dritten der Hinweis, dass es sich um eine Gutschrift handelt.

In Sonderfällen, insbesondere in Fällen, in denen eine Lieferung oder sonstige Leistung  mit Bezug zum  EU-Ausland ist zudem § 14a UStG zu beachten, aus dem sich weitere Pflichten ergeben können. Hierauf sei nur verwiesen. Zudem hat in den letzten Jahren die elektronische Rechnung zunehmend an Bedeutung gewonnen. § 14 Abs. 3 UStG normiert hierzu ergänzende Pflichten. Für die Aufbewahrung der Rechnung gilt es § 14b UStG zu beachten.

Folgen einer falschen Rechnung: Haftung für einen Mehrbetrag und Verlust des Vorsteuerabzugs

Die gesetzlichen Folgen im Fall einer falschen Rechnung sind erheblich. So haftet derjenige Unternehmer, der in einer Rechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung eine zu hohe Steuer ausgewiesen hat, auch für den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Auch wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er zum Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, also im Wesentlichen ein Nichtunternehmer oder ein Kleinunternehmer ist, haftet für die Steuer (§ 14c Abs. 2 UStG). Auf der Seite des zahlenden Unternehmers führt eine fehlerhafte Rechnung dazu, dass dieser die gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen kann, da eine zutreffende Rechnung Voraussetzung hierfür ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Wird hierbei der Vorsteuerabzug nach Jahren, etwa im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung versagt, kann es dazu kommen, dass auch keine Korrektur mehr möglich ist, etwa weil der Leistende insolvent oder nicht auffindbar ist. In jedem Fall ist aber ein Steuerbetrag, der zurück zu zahlen ist, grundsätzlich nach den Regelungen der AO zu verzinsen (§ 233a AO).

Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Die Pflicht zur Erstellung einer Rechnung ergibt sich sowohl aus § 14 Abs. 2 UStG, aber auch aus dem Zivilrecht, da die Erstellung einer zutreffenden Rechnung als eine Nebenpflicht der Leistung zu sehen ist. Für Zwecke des Umsatzsteuerrechts bestimmt § 14 Abs. 2 UStG:

• Bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder einer sonstigen Leistung, die im Zusammenhang mit einem Grundstück steht, besteht immer die Verpflichtung, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung zu stellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
• Führt der Unternehmer einen Umsatz an einen anderen Unternehmer aus oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, muss er stets eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG). Dies gilt nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 28 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 UStG).
• In den anderen Fällen, also insbesondere bei einer Leistung an eine natürliche Person, die nicht Unternehmer ist, ist der Unternehmer berechtigt, eine Rechnung auszustellen, er muss dies aber nicht (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 UStG).
• Sofern dies im Vorwege vereinbart worden ist, kann die Abrechnung auch durch den Leistungsempfänger im Wege einer Gutschrift erfolgen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG). Die Rechnung kann auch durch einen Dritten für den Unternehmer erstellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Satz 4 UStG). 

Wer die Verpflichtungen aus § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 oder Abs. 2 Satz 2 UStG nicht oder nicht rechtzeitig erfüllt, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 EUR belegt werden.

Korrektur einer fehlerhaften Rechnung

Lange war umstritten, zu welchem Zeitpunkt eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden kann. Die deutsche Finanzverwaltung hat hierbei stets die Ansicht vertreten, dies sei nur mit Wirkung für die Zukunft möglich. Die Folge waren dann Zinsen von 6 % p.a. für den Zeitraum der aus der Sicht der Finanzverwaltung unrechtmäßigen Inanspruchnahme eines Erstattungsanspruchs. Der EuGH hat bereits seit einigen Jahren hingegen angedeutet, dass eine Korrektur auch rückwirkend möglich sein kann. Nunmehr hat er dies im Oktober 2016 in zwei Entscheidungen eindeutig klargestellt (Az. C 518/14 und C 516/14).