Ab dem 1.1.2025 besteht grundsätzlich eine Verpflichtung zur sog. elektronischen Rechnungstellung. Eine elektronische Rechnung ("E-Rechnung") ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung kann jedoch vorbehaltlich bestimmter Voraussetzungen auch als sog. sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.
Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Die Normenreihe CEN-Norm EN 16931 ist bereits heute geeignet, um die meisten Geschäftsvorfälle auch im B2B-Bereich darzustellen, und wird diesbezüglich laufend weiterentwickelt. Eine E-Rechnung ist als rein strukturiertes Datenformat konzipiert und ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. Sie basiert auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient, und eignet sich nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge. Durch eine Visualisierungsanwendung kann der XML-Datensatz allerdings für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Erfüllt werden die Formatanforderungen an die Normenreihe insbesondere z. B. nach dem Standard XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei; ab Version 2.0.1 ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch andere Rechnungsformate können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. Dies gilt z. B. auch für europäische Rechnungsformate wie "Factur-X" (Frankreich)oder Peppol-BIS Billing.
Weiterhin gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. „Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit). Daher ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich. Denn Folge aus der maschinellen Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ist auch, dass die Datei durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z. B. durch ein hybrides Format oder ein zusätzliches PDF-Dokument) ist optional möglich. Bei hybriden Rechnungsformaten soll künftig der strukturierte Teil der führende sein. Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.
Abweichung Bildteil und strukturierter Datensatz in einer Rechnung
Enthält der Bildteil von dem strukturierten Teil abweichende Rechnungsangaben, stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind. Dabei werden von Seiten der Finanzverwaltung jedoch technisch begründete geringfügige Abweichungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen (z. B. aus Gründen der Darstellung verkürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen) nicht beanstandet, wenn der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren geht.
Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1.1.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entsprechen (z. B. ein anderes elektronisches Format haben). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, z. B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Zustimmung des Empfängers notwendig
Die Übermittlung einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format (z. B. Rechnung in PDF-Format) bedarf der Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten im Übrigen genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift sowie für Rechnungen über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG), die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden, über Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG), über Reiseleistungen (§ 25 UStG) und über Umsätze, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird. Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.