Entscheidungen der Wohnungseigentümer erfolgen in aller Regel durch Beschlussfassung. Grundsätzlich fassen die Eigentümer ihre Beschlüsse in der Eigentümerversammlung. Das Gesetz bietet in § 23 Abs. 3 WEG aber auch die Möglichkeit, Beschlüsse zu fassen, ohne dass eine Versammlung einberufen werden muss.
Durch die WEG-Reform, die am 1.12.2020 in Kraft getreten ist, wurden Umlaufbeschlüsse vereinfacht. (Einzelheiten siehe letzter Abschnitt).
Bis zum 30.11.2020 galt Folgendes:
Umlaufbeschluss erfordert Allstimmigkeit
Anders als bei Beschlussfassungen in der Eigentümerversammlung kommt es beim Umlaufbeschluss nicht auf Mehrheitsverhältnisse an; die Abgrenzung, ob der Beschlussgegenstand nur eine einfache Mehrheit erfordert oder ob gesetzlich definierte oder in der Gemeinschaftsordnung niedergelegte qualifizierte Mehrheiten erreicht werden müssen, spielt keine Rolle. Voraussetzung eines jeden Umlaufbeschlusses ist nämlich, dass alle Wohnungseigentümer ausdrücklich ihre Zustimmung erklären.
Die Hürde für einen wirksamen Umlaufbeschluss liegt also recht hoch, so dass Haupt-Anwendungsfall kleine, überschaubare Gemeinschaften außerhalb der „Versammlungssaison“ sein dürften. Auch in Gemeinschaften, deren Eigentümer weit verstreut wohnen (z. B. Objekte zur Kapitalanlage oder Ferienwohnanlagen), kann eine schriftliche Beschlussfassung im Einzelfall interessant sein. Ist die Gemeinschaft bekanntermaßen zerstritten, sollte ein Umlaufbeschluss wegen des Erfordernisses der Allstimmigkeit aber von vornherein ausscheiden.
Stimmverbote gelten nicht
Beim Umlaufbeschluss gelten nach allgemeiner Auffassung Stimmrechtsverbote (hierzu: Deckert erklärt - Stimmrechtsverbot) nicht, d. h. auch Eigentümer, die in einer Versammlung z. B. wegen Interessenkollision vom Stimmrecht ausgeschlossen wären, müssen am Umlaufbeschluss mitwirken und dem gestellten Antrag zustimmen, damit dieser Beschluss zustande kommt.
Schriftliche Zustimmung
Die Wohnungseigentümer müssen ihre Zustimmung zum Umlaufbeschluss schriftlich erklären, d. h. die Zustimmungserklärung musste jeweils eigenhändig unterschrieben sein. Durch die WEG-Reform 2020 wurde das Formerfordernis gelockert (siehe hierzu unten).
Wird der Verwalter per Umlaufbeschluss bestellt, sollten alle Zustimmungserklärungen in öffentlich beglaubigter Form (d. h. jeweils mit notariell beglaubigter Unterschrift) vorliegen; in manchen Fällen muss nämlich der Verwalter seine Verwaltereigenschaft in dieser Form nachweisen, z. B. beim Grundbuchamt im Falle der Zustimmung zur Veräußerung eines Wohnungseigentums nach § 12 WEG.
Verkündung des Umlaufbeschlusses
Die Vorlage aller Zustimmungserklärungen allein lässt den Beschluss noch nicht wirksam werden. Hierzu bedarf es noch der Verkündung bzw. Bekanntmachung. Diese kann in verschiedener Weise erfolgen, so z. B. durch Rundschreiben an alle Wohnungseigentümer. Wie bei einem „normalen“ Beschluss auf der Eigentümerversammlung beginnt auch beim Umlaufbeschluss mit Verkündung (Bekanntgabe) die einmonatige Anfechtungsfrist.
WEG-Reform vereinfacht Umlaufbeschluss
Am 1.12.2020 ist die WEG-Reform in Kraft getreten. Die Reform enthält auch einige Regelungen, die Umlaufbeschlüsse vereinfachen.
Die Zustimmung zu Beschlüssen im Umlaufverfahren bedarf seit Dezember 2020 nicht mehr der Schriftform. Ausreichend ist die Textform, also die Abstimmung insbesondere per E-Mail oder auch spezieller Handy-App.
Zudem kehrt das Gesetz vom Erfordernis der Allstimmigkeit für einen Umlaufbeschluss ab: Im konkreten Einzelfall können die Wohnungseigentümer auch beschließen, dass eine endgültige Willensbildung durch Mehrheitsentscheidung im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG herbeigeführt werden kann.
So können die Wohnungseigentümer etwa beschließen, dass die Beschlussfassung im Umlaufverfahren erfolgen kann und dabei die Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreicht, wenn eine Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung noch nicht erfolgen kann, weil noch nicht alle Informationen für eine angemessene Ermessensentscheidung vorliegen.
