Der Wohnungseigentumsverwalter ist Sachwalter fremden Vermögens. Als solcher ist er verpflichtet, die Wohnungseigentümergemeinschaft regelmäßig darüber zu informieren, wie er mit den ihm anvertrauten Geldern umgegangen ist. Dies muss er ohne weiteren Anlass jährlich tun, in Form der Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 3 WEG.
Das Gesetz verleiht der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung hinaus in § 28 Abs. 4 WEG einen Anspruch auf Rechnungslegung. Demnach können die Eigentümer „durch Mehrheitsbeschluss jederzeit von dem Verwalter Rechnungslegung verlangen“. In aller Regel wird dieses Verlangen Ausdruck einer Vertrauenskrise sein, wenn es z. B. wegen der vorangegangenen Jahresabrechnung zu Unstimmigkeiten gekommen ist.
Auch bei Beendigung des Verwalteramtes ist der (bisherige) Verwalter zur Rechnungslegung verpflichtet, ohne dass es eines gesonderten Verlangens der Eigentümer bedarf. Zudem muss der alte Verwalter sämtliche Unterlagen, die die Verwaltung der Gemeinschaft betreffen, herausgeben.
Die Rechnungslegung entspricht in Inhalt und Form im Wesentlichen der Jahres-Gesamtabrechnung. Von der Jahresabrechnung unterscheidet die Rechnungslegung allerdings in folgenden Punkten:
- Es erfolgt keine Aufteilung der Kosten auf die Eigentümer in Form von Einzelabrechnungen; dies ist der Jahresabrechnung vorbehalten.
- Die Rechnungslegung muss eine stichtagsbezogene Vermögensübersicht (Vermögensstatus) enthalten, die auch Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft ausweist; allerdings sollte ein Vermögensstatus m. E. auch in keiner Jahresabrechnung fehlen.
Weigert sich der Verwalter, seiner Pflicht zur Rechnungslegung nachzukommen, kann die Gemeinschaft ihren Anspruch gerichtlich geltend machen. Einzelne Eigentümer können Rechnungslegung grundsätzlich nur verlangen, wenn sie durch Mehrheitsbeschluss hierzu ermächtigt sind.
Die Vollstreckung kann über Festsetzung von Zwangsgeld durchgesetzt werden, weil die Rechnungslegung nach überwiegender Auffassung eine sog. unvertretbare Handlung darstellt. Vereinzelt wird die Meinung vertreten, es sei eine vertretbare Handlung mit der Folge, dass ein Dritter auf Kosten des Verwalters mit der Rechnungslegung beauftragt werden kann.
Unabhängig von seinen Pflichten kann der Verwalter jederzeit freiwillig Rechnung legen, z. B. als vertrauensbildende Maßnahme. Denkbar ist z. B. auch, im Verwaltervertrag die Pflicht zu einer quartalsweisen oder halbjährlichen vereinfachten Rechnungslegung gegenüber dem Verwaltungsbeirat festzuschreiben.
