Die gängigsten Kennzahlen und KPIs für das Recruiting

Recruiting Analytics beschreibt die Erfassung und Analyse von Daten, um Erkenntnisse für das Recruiting zu gewinnen. Der Fokus hierbei liegt auf der Datenanalyse. Daten, die für Recruiting Analytics genutzt werden, kommen vor allem aus dem Bewerbermanagementsystem, dem Webanalyse-System, eigenen Umfragen oder externen Daten, etwa von Jobbörsen.

Metriken, Kennzahlen und KPIs im Recruiting

Metriken sind reine Daten ohne jeglichen Zusammenhang. Sie sind messbare Einheiten, die verwendet werden, um einen bestimmten Aspekt der Leistung eines Prozesses zu messen. Sie beschreiben eine bestimmte Aktivität oder Leistung, können jedoch isoliert betrachtet nicht als Indikatoren für den Erlog dienen. Beispiele für Metriken im Recruiting können sein: die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle oder die Anzahl der Stellenangebote, die in den sozialen Medien geteilt wurden.

Kennzahlen bewerten einen Zustand oder Prozess und beantworten eine konkrete Fragestellung. Sie sind Metriken, die in Bezug zu anderen Daten betrachtet werden, um ein besseres Verständnis der Prozessleistung zu gewinnen. Sie sind die numerischen Ergebnisse, die aus der Anwendung der Metriken gewonnen werden. Beispiele für Kennzahlen im Recruiting können sein: Verhältnis von eingegangenen Bewerbungen zu Vorstellungsgesprächen, Zeit bis zur Besetzung einer Selle oder die Kosten pro Einstellung.

Key Performance Indicators (KPIs) sind spezifische Kennzahlen, mit denen ein Fortschritt hinsichtlich der eigenen strategischen Zielsetzungen gemessen wird. Sie sind kritische Erfolgsfaktoren zur Messbarkeit und Steuerung der eigenen Strategie, die in Kennzahlen abgebildet werden. Beispiele für KPIs im Recruiting können sein: Qualität der Einstellungen (Mitarbeiterbindung, Performance, Zufriedenheitsraten), Diversity-Kennzahlen oder die Kosten pro Einstellung im Vergleich zum durchschnittlichen Gehalt.

Typische Recruiting-Kennzahlen nach Zeit

• Time-to-Review: Die Kennzahl bezieht sich auf den Zeitraum, der benötigt wird, um Bewerbungen zu beurteilen und eine Entscheidung über die grundsätzliche Eignung der jeweiligen Person für eine offene Stelle zu treffen.
• Time-to-Interview: Sie misst die Effizienz und Geschwindigkeit des Recruiting-Prozesses bis zum Interviewtermin. Sie umfasst in der Regel den Zeitraum von Eingang einer Bewerbung bis zum festgelegten Interviewtermin.
• Time-to-Offer: Wie lange dauert es, Kandidaten ein konkretes Angebot zu machen? Das misst die Time-to-Offer. Die Zeitspanne kann entweder nach dem Bewerbungs- und Interviewprozess beginnen oder diesen Zeitraum mit einschließen.
• Time-to-Hire: Die Time-To-Hire ist vermutlich die Kennzahl, die im Recruiting am weitesten verbreitet ist. Sie misst die Zeitspanne vom Einreichungsdatum der Bewerbung bis zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung. (Lesen Sie hier mehr zu Time-to-Hire).
• Time-to-Start: Die Time-to-Start misst, wie lange es dauert, bis eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen startet. Sie erstreckt sich vom Eingang der Bewerbung bis zum Arbeitsbeginn.
• Time-to-Fill: Die Kennzahl startet bei der Anbahnung, Genehmigung oder Veröffentlichung einer neuen Stellenausschreibung und endet je nach Definition mit dem unterzeichneten Arbeitsvertrag oder dem ersten Arbeitstag.

Typische Recruiting-KPIs nach Kosten

• Cost-per-Click: Sie bezieht sich auf die durchschnittlichen Kosten, die ein Unternehmen pro Klick auf eine Anzeige oder den Link in einer Online-Werbekampagne zahlt. Sie ermöglicht es, die Performance von Stellenanzeigen und Landingpages zu analysieren.
• Cost-per-Application: Die Cost-per-Application misst die durchschnittlichen Kosten pro Bewerbung. Sie hilft dabei, den finanziellen Aufwand für jede einzelne Bewerbung zu quantifizieren und zu analysieren.
• Cost-per-Interview: Die Cost-per-Interview bemisst die durchschnittlichen Kosten pro Vorstellungsgespräch und ist eine Metrik, die dazu dient, die finanziellen Aufwendungen für jedes geführte Interview darzustellen.
• Cost-per-Hire: Sie umfasst alle Kosten, die mit einer Neueinstellung zusammenhängen. Üblicherweise zählen hierzu alle Kosten zu Stellenausschreibungen, Assessments, Recruiting-IT, Prämien für Mitarbeiterempfehlungen, Interviewkosten, Personalkosten und vieles mehr.
• Cost-of-Vacancy: Was kostet es das Unternehmen, wenn eine oder mehrere Stellen für einen bestimmten Zeitraum unbesetzt bleiben? Für die Cost-of-Vacancy werden unter anderem Produktivitätsverluste, Überstunden oder verpasste Einnahmen für die Zeitdauer berechnet.

Typische Recruiting-Kennzahlen nach Qualität

• Application-Rate: Sie bezieht sich auf das Verhältnis der Anzahl eingegangener Bewerbungen zur Anzahl der Klicks auf eine Stellenausschreibung oder eines weiteren Instruments. Sie misst die Effektivität einer Stellenausschreibung oder Recruiting-Kampagne.
• Interview-Rate: Sie gibt Auskunft über den Prozentsatz der Bewerber, die tatsächlich zu einem Vorstellungsgespräch oder einem Assessment eingeladen wurden – im Vergleich zur Gesamtzahl der Bewerbungen. Sie hilft, die Effizienz eines Auswahlverfahrens zu bewerten.
• Offer-Rate: Sie misst das Verhältnis der Anzahl der abgegebenen Vertragsangebote zur Anzahl der Personen, die zum Interview eingeladen wurden. Oft wird sie um die Offer-Acceptance-Rate erweitert, die zeigt, wie viele Kandidaten das Angebot angenommen haben.  
• Retention-Rate: Sie drückt das Verhältnis der Mitarbeitenden, die dem Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum erhalten bleiben, zur Gesamtzahl der Mitarbeitenden zu Beginn des betrachteten Zeitraums aus. Sie wird verwendet, um die Mitarbeiterbindung zu messen.
• Rehiring-Rate: Die Kennzahl beschreibt die Wiedereinstellungsquote ehemaliger Mitarbeitender, die nach ihrem Ausscheiden erneut vom Unternehmen eingestellt wurden. Sie kann sich auf alle Alumni beziehen oder auf bestimmte Zielgruppen.
• Participation-Rate: Sie kann eingesetzt werden, um die Qualität der eigenen Prozesse oder die Arbeitgebermarke zu bewerten. Eine hohe Teilnahmequote an internen Veranstaltungen ist ein Indikator dafür, dass die Mitarbeitenden gern Zeit miteinander verbringen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist ein gekürzter Auszug aus dem Buch "Recruiting Analytics" (Schäffer Poeschel). Marcel Rütten und Tim Verhoeven erläutern in ihrem Buch unter anderem, wie Unternehmen Daten für ihr Recruiting Analytics gewinnen können und wie sie herausfinden, welche Kennzahlen und KPIs relevant für sie sind.