Fortbildungscontrolling: Ist der Nutzen von Qualifizieru ... / 4.5 Return on Investment (ROI) – die wirtschaftliche Betrachtung

Der ROI ist eine in der Privatwirtschaft gängige Top-Kennzahl, die Aufschluss über das Verhältnis von Investition und Gewinn gibt: Die Kosten einer Investition werden in Beziehung zur Höhe des erwarteten Gewinns gesetzt. Bezogen auf den Fortbildungsbereich kann man den ROI als das Verhältnis des "Trainings-Gewinns" zu den für das Training entstandenen Kosten interpretieren.

Im kommunalen Bereich lassen sich zwar die Fortbildungskosten mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung oder mit Einzelfallberechnungen ermitteln. Die monetäre – also in EUR ausgedrückte – Benennung eines "Gewinns" erweist sich hier jedoch als kaum überwindbare Hürde. Selbst wenn man den Begriff des Gewinns außer Acht lässt und ihn dafür allgemein durch Nutzen ersetzt, verringert dies nicht die Problematik.

Welchen (monetär bewertbaren) Nutzen hat es, wenn Mitarbeiter des Bürgerservices auch "schwierige" Kunden am Schalter freundlicher und kundenorientierter beraten, nachdem sie entsprechende Seminare besucht haben? Wie groß ist der Nutzen, wenn ein Beschäftigter in einer Sitzung des Bauausschusses ein beabsichtigtes Projekt überzeugend präsentiert hat, nachdem er zuvor die entsprechenden Strukturierungsalternativen und Möglichkeiten der Visualisierung in einem Seminar erlernt hat?

Gerade in dem oben beschriebenen Bereich des Verhaltenstrainings ist es offenkundig, dass es kaum möglich ist, die erzielten Verbesserungen in Geld "aufzuwiegen". Sicherlich gibt es auch Beispiele, in denen man den Nutzen einer Maßnahme finanziell zumindest ansatzweise bestimmen kann. Wenn ein Sachbearbeiter im Sozialamt nach dem Besuch eines Seminars erfolgreich von den Pflichtigen mehr Unterhalt zurückfordert oder es durch entsprechende Schulungen zu weniger fehlerhaften Ermessensentscheidungen bei der Ausländerbehörde kommt und dadurch die Anzahl der Rücknahmeverfahren verringert wird, könnten hier ggf. Beträge errechnet werden. Diese können dann den Fortbildungskosten gegenübergestellt werden – in der Regel mit dem eindeutigen Ergebnis, dass sich die Qualifizierung in jedem Fall "gelohnt" hat.

Wie eingangs erwähnt, werden die Finanzverantwortlichen trotz der gerade aufgezeigten Schwierigkeiten bei der Bestimmung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses von Qualifizierungsmaßnahmen geplante Fortbildungsmaßnahmen verstärkt unter die Lupe nehmen (müssen). Aber wie soll der Nutzen nachgewiesen werden, wenn er sich oft monetär nicht bewerten lässt? Als sinnvolle Alternative bietet sich ein Perspektivwechsel mit folgenden Überlegungen bzw. Fragestellungen an: Kann es sich eine Verwaltung überhaupt leisten, auf Qualifizierungsmaßnahmen zu verzichten und wenn sie dies tut, welche Folgen hat das? Was geschieht, wenn die gezielte Qualifizierung vernachlässigt wird?

Das Unterlassen von Bildungsmaßnahmen verursacht in der Regel auch Kosten – und diese können meist einfacher ermittelt werden als der Nutzen einer Maßnahme.

Praxis-Beispiel

Was passiert, wenn keine Fortbildung erfolgt?

Aufgrund nicht stattgefundener Fortbildung setzt ein Mitarbeiter fehlerhaft die Elternbeiträge für Kindertageseinrichtungen fest oder bemisst die Rückforderung von Unterhaltspflichtigen zu niedrig. Beide Fälle führen zu Einzahlungsverlusten (und geringeren Erträgen), die die Kosten für einen Seminarbesuch weit übersteigen. Wegen fehlender Qualifizierungen und daraus resultierender rechtswidriger Bescheide gehen in einem Sachgebiet 30 Widersprüche bzw. Klagen ein. Der zuständige Mitarbeiter muss sich erneut zeitaufwendig mit diesen Fällen befassen. Jede Überprüfung dauert z. B. 3 Stunden. Berechnen Sie die täglichen Personalkosten für diesen Mitarbeiter und multiplizieren Sie diesen Wert mit der Dauer der (durch Fortbildung vermeidbaren) Überprüfung. Sie werden schnell auf einen Wert kommen, der die Kosten eines normalen Seminarbesuchs deutlich übersteigt.

Auch ohne die Nennung konkreter Zahlen machen diese Beispiele deutlich, dass fehlende Fortbildungen Kosten (oder Einzahlungsverluste) verursachen. Es gibt keine sinnvolle Alternative zur Qualifizierung und den damit verbundenen Kosten – erforderlich ist jedoch oft eine bessere Steuerung der Qualifizierungsaktivitäten.