Nachweisgesetz, wesentliche Vertragsbedingungen / Das regelt der Nachweis (der Arbeitsbedingungen)

Ausgangssituation

Wurden die wesentlichen Vertragsabsprachen bislang nicht oder nach den Anforderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) nicht ausreichend schriftlich festgehalten, hat der Arbeitgeber dies nachzuholen. Die Niederschrift ist zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Rechtlicher Hintergrund

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen (soweit sie sich nicht bereits aus einem schriftlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag ergeben), die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Verstöße gegen dieses Schriftformerfordernis machen den Arbeitsvertrag nicht nichtig, der Arbeitsvertrag ist vielmehr auch ohne Einhaltung der Schriftform gültig. Der Arbeitnehmer kann allerdings klageweise sein Recht auf Fertigung und Herausgabe der Niederschrift geltend machen. Der Verstoß gegen die Nachweispflichten wird als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 EUR geahndet.

Die frühere Regelung, dass das Nachweisgesetz nicht für Arbeitnehmer gilt, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden, gilt ab dem 1.8.2022 nicht mehr.

Für Praktikanten gilt in § 2 Abs. 1a NachwG eine Sonderregelung: Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. In die Niederschrift müssen folgende Punkte aufgenommen werden:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,
• Beginn und Dauer des Praktikums,
• Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,
• Zahlung und Höhe der Vergütung,
• Dauer des Urlaubs,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.

Aushändigung der Vertragsbedingungen

Für neu eingestellte Arbeitnehmer gelten folgende Fristen:

Aushändigung spätestens am 1. Tag der Arbeitsleistung: § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 NachwG (Name und Anschrift Vertragsparteien), Nr. 7 (Arbeitsentgelt), Nr. 8 (Arbeitszeit)

Aushändigung spätestens am 7. Kalendertag nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses: Nr. 2 (Beginn), 3 (Dauer der Befristung), 4 (Arbeitsort), 5 (Tätigkeitsbeschreibung), 6 (Probezeit, wenn vereinbart), 9 (Arbeit auf Abruf), 10 (Überstunden)

Spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses: sonstige (11: Urlaub, 12: Fortbildung, 13: BAV, 14: Kündigung, 15: Tarif- und Betriebsvereinbarungen)

Für bereits am 1.8.2022 bestehende Arbeitsverhältnisse gilt:

Der Arbeitgeber hat auf Verlangen des Arbeitnehmers spätestens am 7. Kalendertag nach Zugang der Aufforderung eine Niederschrift folgender Vertragsbedingungen auszuhändigen: Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1-10 NachwG: 1 (Name und Anschrift Vertragsparteien), 2 (Beginn), 3 (Dauer der Befristung), 4 (Arbeitsort), 5 (Tätigkeitsbeschreibung), 6 (Probezeit, wenn vorhanden), 7 (Arbeitsentgelt), 8 (Arbeitszeit), 9 (Arbeit auf Abruf), 10 (Überstunden)

Die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.

Arbeitgeber sollten die Aushändigung der Vertragsbedingungen dokumentieren und sich den Empfang vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

Weitere Arbeitshilfen zum Nachweisgesetz:

• Alle wesentlichen Vertragsbedingungen als Anschreiben an Arbeitnehmer
• Nachweisgesetz, Information der Arbeitnehmer über Kündigungsverfahren
• Information der Arbeitnehmer über die Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen
• FAQ´s zum Nachweisgesetz
• Überblicksseite rund um das Thema Nachweis von Arbeitsbedingungen und Arbeitsvertrag