Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitgeber in Deutschland finden, welcher keinerlei Personalakten über seine Beschäftigten führt. Schon allein aufgrund einer Vielzahl arbeitsrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften (z. B. § 2 NachweisG) sind Arbeitgeber zur Dokumentation im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und damit indirekt auch zum Führen von Personalakten verpflichtet.
Im Öffentlichen Dienst sind die zentralen Vorschriften im Hinblick auf Personalakten in § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L geregelt.
Gemäß § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 Satz 1 – 3 TV-L haben Beschäftigte ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Dieses Recht kann auch durch einen schriftlich Bevollmächtigten ausgeübt werden. Außerdem können Beschäftigte Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten.
§ 3 Abs. 6 Satz 4 und 5 TV-L regelt zusätzlich für die Beschäftigten der Länder, dass sie über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakte gehört werden müssen. Ihre Äußerung ist zur Personalakte zu nehmen.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber zahlreiche durch die Rechtsprechung geschaffene Regelungen im Hinblick auf die Personalaktenführung sowie den Datenschutz zu beachten.
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