Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werden. Der Beschäftigte kann sein Recht ohne die Einhaltung besonderer Formvorschriften geltend machen, daher grundsätzlich auch mündlich. Der Arbeitgeber kann keinen schriftlichen Antrag verlangen, da dies dem Recht auf ungehinderte Einsichtnahme entgegensteht. Der Beschäftigte muss keine Begründung für die Einsichtnahme angeben oder ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme darlegen. Ebenso wenig bestehen Einschränkungen bei der Häufigkeit der Einsichtnahme. Allerdings muss der Beschäftigte auf die dienstlichen Verhältnisse Rücksicht nehmen und darf das Recht nicht zu Unzeiten oder rechtsmissbräuchlich in unangemessen kurzen Abständen ausüben[1] .
Der Beschäftigte kann grundsätzlich jederzeit uneingeschränkt von seinem Recht auf Einsichtnahme in seine Personalakten Gebrauch machen. Dies schließt selbstverständlich nicht aus, dass der Arbeitgeber notwendige und geeignete Maßnahmen für die Durchführung der Einsichtnahme treffen darf. So ist es in der Praxis üblich, für die Durchführung der Einsichtnahme einen zeitnahen Termin mit dem Beschäftigten zu vereinbaren. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht berechtigt, den Zeitpunkt der Einsichtnahme ohne triftigen Grund hinauszuschieben.
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