Personalakten (§ 13 BAT)

1 Einführung

Warum führt eine Dienststelle Personalakten?

Folgende Abbildung veranschaulicht die Antwort:

2 Verhältnis § 13 BAT zu Beamtenrecht

Die Regelungen des § 13 BAT (Einsichtsrecht, Anhörungsrecht) wurden aus dem Beamtenrecht übernommen. Daher können die für das Beamtenrecht entwickelten Grundsätze sinngemäß herangezogen werden, insbesondere für die Bereiche

• Vertraulichkeit
• Zweckbestimmung der Personalakten
• Inhalt der Personalakten
• formeller und materieller Personalaktenbegriff
• Einsichtnahme
• Fertigung von Abschriften, Ablichtungen und Aufzeichnungen aus Personalakten.

Nicht ohne weiteres übernommen werden können die vom Bundesverwaltungsgericht entwickelten Grundsätze bezüglich

• Vollständigkeit der Personalakten
• Entfernung von Vorgängen aus Personalakten.

3 Was ist eine Personalakte?

Personalakte ist nicht nur das, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet oder dieser als Bei-, Neben- oder Sonderakte zuordnet (formeller Personalaktenbegriff). Personalakte ist vielmehr die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff).

Unerheblich ist, ob diese Unterlagen in Haupt- oder in Nebenakten geführt werden, ob sie an verschiedenen Stellen in Dienststelle oder Betrieb aufbewahrt werden, ob sie in herkömmlicher Form als Schriftstücke abgeheftet, in Karteiform geführt, auf Lochkarten gestanzt, auf Mikrofilm aufgenommen oder in EDV-Anlagen in Form von Personalinformationssystemen gespeichert werden.

Praxis-Tipp

Die Herausnahme einer Unterlage aus der offiziellen Personalakte beseitigt nicht das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers.

4 Welchen Inhalt hat eine Personalakte?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Personalakte zu führen.

§ 13 BAT normiert gleichfalls keine Verpflichtung, setzt vielmehr das Führen von Personalakten als selbstverständlich voraus.

Auch fehlen Vorschriften darüber, welche Unterlagen in eine Personalakte aufzunehmen sind. Es gilt insoweit der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität. Die Unterlagen müssen möglichst vollständig, lückenlos und wahrheitsgemäß über die Person des Mitarbeiters und seine dienstliche Laufbahn Aufschluß geben.

Neben dieser Personalakte, egal ob sie in Form einer Einzelakte oder in Nebenakten oder gar in einer Vielzahl von Einzelunterlagen geführt wird, darf es keine weitere Personalakte geben, die nicht zur Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer bestimmt ist. Die Führung von geheimen oder "vertraulichen" Akten ist unzulässig.

Praxis-Tipp

Alle sich auf die Person und die dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters beziehenden Unterlagen sind möglichst in einer Akte vollständig abzulegen.

Der Mitarbeiter hat ein Recht darauf zu wissen, welche Unterlagen an welcher Stelle über ihn existieren. Daher sollte in der Hauptakte ein Hinweis auf an anderer Stelle geführte Personalunterlagen enthalten sein. Häufig werden in Dienststellen an verschiedenen Stellen Personalunterlagen aufbewahrt. Typisch ist. z.B. die Führung von Lohn- und Gehaltsunterlagen in der Gehaltsabteilung, Aufzeichnungen beim Vorgesetzten über Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub. Alle diese Unterlagen gehören zu der Personalakte.

Vgl. auch die Checkliste für Inhalt und Aufbau der Personalakte

4.1 Zur Personalakte gehören u.a.

• Bewerbungsunterlagen nach Einstellung
• Unterlagen über die Bewerbung eines Arbeitnehmers um eine andere Stelle beim gleichen Arbeitgeber. Werden alle Bewerbungen aus Gründen der Zweckmäßigkeit und Vertraulichkeit zu einem Stellenbesetzungsvorgang zusammengefaßt, ist in der Personalakte ein Hinweis aufzunehmen.
• Personalfragebogen
• Arbeitsvertrag und Änderungen
• Unterlagen über die Tätigkeit
• Notizen und Entwürfe, die einem zur Personalakte gelangendem Schriftstück vorausgehen, sofern sie aufbewahrt werden.
• Beurteilungen, nicht aber Berichte und Auskünfte, die der Vorgesetzte zur Vorbereitung der Beurteilung einholt.
• Beschwerden über das persönliche Verhalten im Dienst. Es empfiehlt sich, zunächst den Beschwerdevorgang gesondert in einer Beiakte zu führen. Erweist sich die Beschwerde als begründet, gelangt der Vorgang zur Personalakte, ansonsten ist er zu entfernen.
• Beschwerden über außerdienstliches Fehlverhalten sind nur in Ausnahmefällen und nur dann zur Personalakte zu nehmen, wenn entweder ein gewichtiger dienstlicher Bezug besteht oder die Nachprüfung gewichtige dienstlich relevante Aufschlüsse über die Persönlichkeit des Mitarbeiters ergibt.
• dienstliches/betriebliches Fehlverhalten
• außerdienstliches Fehlverhalten darf, auch wenn es auf das Arbeitsverhältnis ausstrahlt, nur in Ausnahmefällen in die Personalakte aufgenommen werden. Strafgerichtliche Verurteilungen, staatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren oder die Verhängung eines Bußgeldbescheides sind in die Personalakte zu nehmen, es sei denn, daß es sich auf ein außerdienstliches Verhalten bezieht und offensichtlich kein Bezug zum Arbeitsverhältnis besteht.^[1]
• Vorgänge, die Zweifel an der politischen Treuepflicht des Angestellten begründen
• ärztliche Gutachten
• Vorgänge über die Beendigung.

[1] Vgl. ...