Die Vorschrift sieht die Erstattung der entstandenen notwendigen Kosten für die Nutzung eines Taxis oder eines Mietwagens vor. Diese Regelung kommt nur für kurze Wegstrecken in Betracht, wie z. B. für die Strecke von der Wohnung zum Bahnhof oder vom Bahnhof zum Tagungsort oder Hotel. Sobald es sich um längere Strecken handelt, ist zu prüfen, ob diese mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln überbrückt werden können. Für die Geltendmachung der Kosten für ein Taxi oder einen Mietwagen muss ein triftiger Grund vorliegen.[1]
Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen besonders vor, wenn
- im Einzelfall dringende dienstliche Gründe oder zwingende persönliche Gründe (z. B. Gesundheitszustand der Beschäftigten oder Unglücksfälle in der Familie) vorliegen,
- anders das Hauptverkehrsmittel oder die Wohnung (abends) nicht erreicht werden kann,
- der Geschäftsort (Tagungsort, Fortbildungsort) nicht anders oder nicht pünktlich erreicht werden kann,
- Fahrten zwischen 22:00 und 6:00 Uhr stattfinden,
- eine konkrete Gefährdung des Dienstreisenden besteht,
- umfangreiches oder schweres Gepäck mitgeführt wird.
Ortsunkenntnis ist kein Grund für eine Taxibenutzung.
Eine Taxibenutzung lässt sich nicht alleine damit begründen, dass das Hotel nicht mit regelmäßigen Verkehrsmitteln erreicht werden kann und der Dienstreisende eine Wegstrecke zu Fuß zurücklegen muss. Über die Zumutbarkeit der zurückzulegenden Fußstrecke ist im Einzelfall zu entscheiden. Ist die Zumutbarkeit nicht gegeben, kann dieses eine Taxinutzung rechtfertigen. Die Zumutbarkeit wird daran gemessen, ob dem Dienstreisenden die Länge der Wegstrecke im Verhältnis zu seinem Alter, seinem Gesundheitszustand, dem mitgeführten Gepäck und dem Wetter zuzumuten ist.
Liegen keine triftigen Gründe vor, dürfen die Taxikosten nur bis zur Höhe der kleinen Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 1 BRKG (0,20 EUR/km), höchstens 130 bzw. 150 EUR für Hin- und Rückfahrt, erstattet werden.
Da in diesen Fällen die Angabe bzw. in aller Regel die Ermittlung der gefahrenen Kilometer erforderlich ist, wird, zur Vermeidung zeitintensiver Nachermittlungen, die nachstehende "Taxiformel" zur Berechnung der gefahrenen Kilometer seitens des Dienstleistungszentrums des Bundesverwaltungsamtes anheimgestellt:
Vom Antragsteller angegebener Fahrpreis abzüglich Grundgebühr (2,50 EUR) geteilt durch km-Preis (1,50 EUR) = Anzahl der gefahrenen Kilometer.
Anzahl der gefahrenen Kilometer × 0,20 EUR (kleine Wegstreckenentschädigung) = erstattungsfähige Reisekostenvergütung nach § 5 Abs. 1 BRKG.
Bei der Taxiformel handelt es sich nur um einen Richtwert zur Bestimmung der gefahrenen Kilometer. Die vorgenannten Richtpreise orientieren sich an den Taxitarifen in Berlin, Stuttgart und Düsseldorf. Die Grundtarife finden Sie unter http://www.hale.at/tarife/taxitarife.html. Sollte in dem Abrechnungsfall die bereiste Stadt nicht unter dem vorstehend genannten Link aufgelistet sein, kann die oben genannte Taxiformel mit den Richtwerten verwendet werden.
Triftige Gründe für eine Miet- oder Leasingwagen-Benutzung liegen vor, wenn eine Kfz-Nutzung unumgänglich ist und ein Dienstkraftfahrzeug oder ein Kfz des Beschäftigten nicht zur Verfügung steht. Es wird nur die Miete für ein Kfz der unteren Mittelklasse (z. B. Golfklasse) erstattet, wobei die Anerkennung triftiger Gründe i. d. R. vor Antritt der Dienstreise einzuholen ist.
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