Ist das steuer- beziehungsweise beitragspflichtige Arbeitsentgelt als Ausgangswert bekannt, müssen nur noch die Beiträge korrekt berechnet werden. Aber auch das ist nicht immer einfach.
Laufendes und einmaliges Arbeitsentgelt
Für die Beitragsberechnung ist das beitragspflichtige Arbeitsentgelt in laufendes und einmalig gezahltes Arbeitsentgelt einzuteilen. In der Praxis hat jede beitragspflichtige Lohnart ein entsprechendes Kennzeichen. Zum einmalig gezahlten Arbeitsentgelt zählen alle Zuwendungen, die nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gewährt werden. Klassische Beispiele sind das Weihnachts- oder Urlaubsgeld.
Laufendes Arbeitsentgelt hingegen wird für die Arbeitsleistung in einem bestimmten Monat gezahlt. Fehlerhafte Kennzeichnungen sind oft mit Nacherhebungen verbunden, wenn einmalig gezahltes Arbeitsentgelt fälschlich als laufendes Arbeitsentgelt gekennzeichnet wird. Laufendes Arbeitsentgelt wird bei der Beitragsberechnung auf die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) des betreffenden Monats begrenzt. Diese BBG ist abhängig von der Anzahl der Sozialversicherungstage (SV-Tage) in dem betreffenden Monat.
Bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt wird die BBG hingegen aus den SV-Tagen des gesamten Kalenderjahres berechnet. zurückgegriffen. Davon angezogen wird das in demselben Zeitraum bereits verbeitragte Arbeitsentgelt. Die Differenz ergibt den max. beitragspflichtigen Beitrag von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt.
Beitragspflicht von Überstundenvergütungen
Überstundenvergütungen sind laufendes Arbeitsentgelt und grundsätzlich beitragspflichtig im Erzielungsmonat. Freistellung ausgeglichen, besteht Beitragspflicht abweichend im Monat der Auszahlung als laufendes Arbeitsentgelt. Werden hingegen angesammelte Überstunden ohne Inanspruchnahme einer Freistellung ausgezahlt, muss grundsätzlich eine Rückrechnung erfolgen. Bei einer Rückrechnung wird nicht beanstandet, wenn die angesammelten Arbeitsentgelte noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahres ausgezahlt werden und die Auszahlung aus Vereinfachungsgründen als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt wird. Dabei ist dann die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums zugrunde zu legen. Dadurch wird eine abrechnungstechnisch aufwendige Rückrechnung vermieden.
Die Behandlung der Auszahlung als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt führt nicht automatisch zur Beitragsfreiheit im Hinblick auf die Beiträge zur Umlage U1 oder U2, obwohl dort einmalig gezahltes Arbeitsentgelt von der Beitragspflicht ausgenommen ist. Der Charakter der Nachzahlung als laufendes Arbeitsentgelt bleibt – ungeachtet der Vereinfachungsregel – weiter bestehen. Rückwirkend ausgezahlte Überstunden sind bei der Berechnung der Umlagen U1 und U2 grundsätzlich in dem Umfang zu berücksichtigen, in dem auch die Beiträge zur Rentenversicherung bemessen werden.
Ist der beitragspflichtige Anteil der Nachzahlung jedoch dadurch gemindert oder auf 0 reduziert, weil bereits eine Einmalzahlung für die Bemessung der Beiträge zur Rentenversicherung zu berücksichtigen war, gilt eine abweichende Regelung. Die Umlagen sind dann aus der Nachzahlung der variablen Arbeitsentgeltbestandteile aus einer von der Rentenversicherung abweichenden Bemessungsgrundlage zu berechnen.
Die Auszahlung von Überstundenvergütungen für einen längeren Zeitraum als das aktuelle Kalenderjahr ist grundsätzlich gar nicht vorgesehen. Wenn es aber dennoch erfolgt, muss entweder eine komplette Aufteilung auf die jeweiligen Erzielungsmonate erfolgen oder der Gesamtbetrag zumindest auf die einzelnen Kalenderjahre aufgeteilt werden und dort jeweils im Dezember als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt verbeitragt werden.
Immer wieder schwierig: Märzklausel
Einmalige Zuwendungen an Arbeitnehmende sind beitragsrechtlich in dem Monat zu berücksichtigen, in dem sie ausgezahlt werden. Das gilt allerdings nicht für Einmalzahlungen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Zeit vom 1. Januar bis 31. März eines Jahres erhalten. Ist das einmalige Entgelt aufgrund der Vergleichsberechnung mit der anteiligen Jahres- Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der Krankenversicherung nicht in voller Höhe beitragspflichtig, erfolgt eine Zuordnung in das Vorjahr - allerdings muss das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis bereits im Vorjahr bestanden haben. Als Entgeltabrechnungszeitraum kommt in diesen Fällen in der Regel der Dezember in Betracht. Es spielt dabei keine Rolle, ob im so ermittelten Zuordnungsmonat laufendes Arbeitsentgelt erzielt wurde oder nicht.
Wird aufgrund der Märzklausel und der für die Kranken- und Pflegeversicherung geltenden niedrigeren Beitragsbemessungsgrenze die Entgeltzahlung dem Vorjahr zugeordnet, gilt die zeitliche Zuordnung zum Vorjahr automatisch auch für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Für alle Versicherungszweige gilt: Die Einmalzahlung ist so zu behandeln, als wäre sie tatsächlich bereits im Vorjahr gezahlt worden. Das bedeutet, dass bei den Vergleichsberechnungen mit den anteiligen Jahres-BBG und bei der Beitragshöhe die Rechengrößen des Vorjahres gelten. Hier müssen besonders die jährlich angepassten BBGen sowie zwischenzeitlich geänderte Beitragssätze beachtet werden.
