Elektronische Fahrtenbücher richtig nutzen

Oftmals kann ein Fahrtenbuch richtig Geld sparen: „Gehen Sie davon aus, dass bei einem Dienstfahrzeug, das zu mehr als 75 Prozent geschäftlich genutzt wird, die Fahrtenbuchmethode eine deutliche Kosteneinsparung im Vergleich zur Ein-Prozent-Regelung darstellt“, sagt Robert Knemeyer. Der HR-Interimsmanager und Inhaber der KPI Personalberatung macht dies anhand eines einfachen Rechenbeispiels deutlich.

Elektronisches Fahrtenbuch spart Geld und Zeit

Wenn jemand ein Fahrzeug für 40.000 Euro angeschafft hat, belaufen sich ein Prozent des Anschaffungswerts auf 400 Euro pro Monat. Das bedeutet, dass diese Person pro Jahr 4.800 Euro versteuern muss. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Heimfahrten würden diesen Betrag noch erhöhen. Geht man davon aus, dass das Fahrzeug im Jahr 12.000 Euro Kosten verursacht – für Abschreibung oder Leasing, Steuern und Versicherung sowie für Benzin – und dass die private Nutzung nur 25 Prozent beträgt, müssen über die Fahrtenbuch-Methode nur 3.000 Euro versteuert werden. „Auf diese Weise können Sie schnell 1.000 Euro im Jahr und mehr einsparen. Und das war kein außergewöhnliches Beispiel“, so Robert Knemeyer.

Verschiedene technische Lösungen für das digitale Fahrtenbuch am Markt

Doch das Führen eines Fahrtenbuchs bedeutet, dass jede Fahrt zeitnah dokumentiert werden muss. Diesen Aufwand kann ein elektronisches Fahrtenbuch abnehmen, das automatisch Fahrtbeginn, Fahrtende, Fahrtzeit und die gefahrenen Kilometer festhält. Der Fahrer muss dann noch angeben, ob die Fahrt privat oder geschäftlich war, ob er von der Wohnung zur Arbeitsstätte oder von dort nach Hause gefahren ist und welchen Reisezweck die Dienstreise hatte beziehungsweise wer besucht wurde.

Elektronisches Fahrtenbuch als Smartphone-App

Mittlerweile gibt es verschiedene Formen elektronischer Fahrtenbücher. Der grundlegende Unterschied liegt in der Technik, wie die Daten erfasst werden. Preiswerte Lösungen basieren auf Smartphone-Apps und zeichnen die gefahrene Strecke anhand von GPS-Daten auf. Ein Problem dabei ist, dass das Mobiltelefon nicht fest mit dem Fahrzeug verbunden ist. Es kann zu Hause oder auf dem Schreibtisch vergessen werden oder einen leeren Akku haben.

Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht an jedem Ort ein GPS-Signal empfangen werden kann. So passiert es schnell, dass die in der App zusammengekommenen Kilometer nicht mit dem Kilometerzähler des Fahrzeugs übereinstimmen.

Elektronisches Fahrtenbuch über OBD-Schnittstelle

Thomas Kamper, Produktmanager bei Haufe-Lexware, weist auf die Schwachstelle der GPS-Technik hin: „Ein elektronisches Fahrtenbuch, das Chancen haben will, von den Finanzbehörden anerkannt zu werden, sollte seine Daten aus dem Kraftfahrzeug beziehen. Daher greifen die meisten Anbieter heute auf die OBD-Schnittstelle zu, da diese es ermöglicht, die Daten direkt vom Stecker in das elektronische Fahrtenbuch zu übertragen.“

Über eine solche offene, genormte OBD-Schnittstelle (On-Board-Diagnose) verfügt jedes moderne Kraftfahrzeug, denn sie stellt eine gesetzliche Auflage dar, damit zum Beispiel der ADAC beim Pannendienst darauf zugreifen und Fehlfunktionen im Auto auslesen kann. Das heißt, dass Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 laut einer EU-Verordnung mit einer genormten OBD-Schnittstelle ausgerüstet sein müssen. Bei Fahrzeugen mit reinem Elektroantrieb sieht das noch anders aus. 

Ein elektronisches Fahrtenbuch, das über die OBD-Schnittstelle angeschlossen wird, kann leicht vom Fahrer selbst installiert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass bei einem solchen System der Kilometerstand immer mit dem des Fahrzeugs übereinstimmt. Nachjustierungen sind nicht nötig. Die Daten werden automatisch an ein Rechenzentrum gesandt. Der Fahrer kann in einer App oder am PC angeben, ob eine Fahrt dienstlich oder privat war, und die erforderlichen Daten eintragen.

Fest eingebaute Systeme 

Eine dritte technische Möglichkeit bieten Geräte, die fest im Fahrzeug eingebaut sind. Diese müssen von einer Werkstatt installiert und konfiguriert werden, was zu relativ hohen Kosten führt. Außerdem müssen sie bei jedem Fahrzeugwechsel neu eingebaut werden. Diese Geräte erstellen die Fahrtenbuchdaten, indem sie GPS-Informationen und Geschwindigkeitsdaten kombinieren. Die Daten stimmen weitgehend mit dem Kilometerzähler überein. Wegen Mess­ungenauigkeiten sind gelegentliche Nachjustierungen nötig. Diese Technik bietet sich daher eher für solche Fahrzeuge an, die im gewerblichen Einsatz sind oder von mehreren Fahrern genutzt werden.

Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern

Die nachfolgende Übersicht stellt lediglich eine Auswahl an Anbietern dar, die technisch unterschiedliche Lösungen anbieten. Die Übersicht ist keine vollständige Abbildung des Markts oder Kaufempfehlung. Die Entscheidung für eine Lösung sollte im Einzelfall abgewogen werden.

Quelle: Unternehmensangaben, März 2017

Anforderungen des Finanzamts an das elektronische Fahrtenbuch

Für welche technische Lösung sich ein Unternehmen oder der Fahrer eines Dienstwagens mit Privatnutzung entscheidet – allgemein gilt, dass die Anforderungen des Finanzamts erfüllt werden müssen. "Diese gelten für elektronische und für papierbasierte Fahrtenbücher gleichermaßen“, sagt HR-Experte Robert Knemeyer. „Sie können im Prinzip in drei Gruppen eingeteilt werden: Anforderungen an die Daten, Anforderungen an die Form und technische Anforderungen.“

Zu den Anforderungen an die Daten gehören laut Robert Knemeyer die Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit bei Start und Ankunft, von Reiseroute und Ziel, von Kilometerstand bei Start und Ankunft sowie von Fahrtzweck und den besuchten Personen oder Firmen. Die Form muss geschlossen und gebunden sein. Das Fahrtenbuch soll zeitnah geführt werden, muss vollständig und lückenlos sein und einen fortlaufenden Zusammenhang bilden. Die technischen Anforderungen sehen vor, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind oder dass Änderungen sichtbar und nachvollziehbar dargestellt werden.

Dass die Finanzbehörden ein Fahrtenbuch nicht anerkennen, kann sowohl bei der elektronischen als auch bei der Papierform passieren. „Der meistgenannte Grund für eine Ablehnung ist, wenn nachträgliche Änderungen möglich waren“, weiß Robert Knemeyer: „Kürzlich gab es ein Urteil, bei dem jemand Sprachaufzeichnungen gemacht hat, die anschließend von einer Sekretärin abgetippt wurden. Diese Aufzeichnungen waren jederzeit änderbar – sowohl das Abgetippte als auch die Sprachaufzeichnungen. Auch die Form wurde schon abgelehnt, weil jemand Excel-Tabellen benutzt hat oder eine Loseblattsammlung hatte anstelle einer gebundenen Form. In diesen Fällen waren Vollständigkeit und Schlüssigkeit nicht gewährleistet.“

Elektronische Fahrtenbücher mit TÜV-Zertifizierung 

Einige elektronische Fahrtenbücher tragen ein TÜV-Zertifikat. Dieses wird jährlich vergeben, wenn eine lückenlose Erfassung aller Daten gewährleistet ist und wenn nachträgliche Änderungen der aufgezeichneten Fahrdaten ausgeschlossen oder dokumentiert sind. Außerdem müssen die Daten vollständig und zeitnah manipulationssicher gespeichert werden. Und es muss die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, die für Fahrtenbücher gilt, gewährleistet sein. Allerdings kann auch ein TÜV-Zertifikat keine absolute Sicherheit geben, dass das elektronische Fahrtenbuch durch das Finanzamt anerkannt wird. Dieses prüft jeweils im Einzelfall.

Fahrtenbuch App & Co.: Auf die richtige Nutzung kommt es an

„Auch das beste System hängt davon ab, dass es richtig benutzt wird“, gibt Robert Knemeyer zu bedenken. „Die grundsätzliche technische Vorlage kann natürlich vollkommen konform mit den Anforderungen der Finanzbehörden sein. Wenn aber die Anwendung nicht so durchgeführt wird, wie es vorgesehen ist, hilft das nicht“, sagt er und führt als Beispiel an, dass auch papierbasierte Fahrtenbücher, bei denen der Nutzer eigentlich nichts verkehrt machen kann, gelegentlich nicht anerkannt werden. „Tatsächlich sind die richtige Nutzung und das richtige Bedienen viel ausschlaggebender als eine Zertifizierung“, so Robert Knemeyer.

Weitere Informationen:

Whitepaper: Steuern sparen mit dem elektronischen Fahrtenbuch

Firmenwagenrechner: Berechnen Sie, wie viel Steuern Sie sparen können