Sofortmeldung vergessen kann teuer werden

In allen Wirtschaftsbereichen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit vorliegt, muss der Arbeitgeber vor der originären Anmeldung bei der Krankenkasse eine sogenannte Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn abgeben. Dies gilt für alle Arbeitnehmenden – auch für Aushilfskräfte. Wird die Sofortmeldung zu spät oder gar nicht abgegeben, drohen bei einer Prüfung durch den Zoll empfindliche Bußgelder.

Sofortmeldung: Branchen mit Sofortmeldepflicht

In folgenden Branchen sind Arbeitgeber verpflichtet, für die Beschäftigten eine Sofortmeldung abzugeben:

• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Personenbeförderungsgewerbe,
• Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe,
• Unternehmen der Forstwirtschaft,
• Gebäudereinigungsgewerbe,
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
• Fleischwirtschaft,
• Prostitutionsgewerbe,
• Schaustellergewerbe,
• Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Sofortmeldung im Minijob

Die Sofortmeldung ist mit dem Abgabegrund 20 und den persönlichen Daten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung zu senden. Dies gilt auch für Arbeitnehmende, die geringfügig oder kurzfristig beschäftigt sind (Personengruppe 109 oder 110). Die Sofortmeldungen für Aushilfen sind nicht an die Minijob-Zentrale zu senden, sondern gleichermaßen an die Datenstelle der Rentenversicherung.

Deutsche Rentenversicherung speichert Sofortmeldung

Die Deutsche Rentenversicherung speichert die Sofortmeldungen in einer zentralen Datei. Die Hauptzollämter greifen bei Vor-Ort-Prüfungen auf diese Daten online zu und können unmittelbar feststellen, ob der oder die angetroffene Mitarbeitende der Sozialversicherung mit der Sofortmeldung angezeigt wurde oder schwarz arbeitet. Frühere Ausreden, die angetroffene Person sollte noch als Arbeitnehmer bei der Krankenkasse angemeldet werden, sind durch die Sofortmeldung nicht mehr möglich.

Sofortmeldung vergessen gilt als Meldeverstoß

Ist keine Sofortmeldung für die angetroffene Person gespeichert, kann es richtig teuer werden. Ungeachtet der sich aus der fehlenden Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen ergebenden möglichen Geld- oder Haftstrafen ist eine nicht oder nicht rechtzeitig abgegebene Sofortmeldung ein Meldeverstoß, der eine Ordnungswidrigkeit darstellt. Das Gesetz sieht hierfür ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro vor. Die Zollbehörden erlassen regelmäßig Bußgeldbescheide bei fehlender Sofortmeldung.

Sofortmeldung SV: Besonderheiten bei Arbeitsplatzwechsel

Wechselt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin innerhalb des Unternehmens den Arbeitsplatz von den alten in die neuen Bundesländer (oder umgekehrt), ist keine erneute Sofortmeldung erforderlich (Seit 2025 ist in diesem Fall auch keine Ab- und Anmeldung aufgrund des Rechtskreiswechsel mehr erforderlich.). Erfolgt hingegen innerhalb eines Konzerns ein Arbeitsplatzwechsel zwischen eigenständigen Arbeitgebern (Wechsel zwischen Hauptbetriebsnummern), ist neben der Ab- und Anmeldung mit den Abgabegründen 30 und 10 bei der Aufnahme der Beschäftigung am neuen Arbeitsplatz erneut eine Sofortmeldung abzugeben. 

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