SV-rechtliche Arbeitgeberpflichten bei Minijobs

Mal "so eben" einen Minijobber einzustellen, funktioniert nicht ohne verwaltungstechnischen Aufwand. Allein in der Sozialversicherung wird von Arbeitgebern erwartet, dass sie die Beschäftigung zu Beginn versicherungsrechtlich beurteilen, die Beschäftigung bei der zuständigen Einzugsstelle melden und Beiträge zu festgelegten Terminen zahlen. Gut geführte Entgeltunterlagen sind hier zu Dokumentationspflichten besonders wichtig und können am Ende auch vor Beitragsnachforderungen schützen.

Einstellungsfragebogen bei Beschäftigungsbeginn

Einstellungsfragebögen erfüllen viele der für geringfügig Beschäftigte verlangten Dokumentationspflichten. Hier muss der Arbeitnehmer u .a. Angaben

• zu seinem Status (Schüler, Student, Rentner, arbeitsuchend, hauptberuflich beschäftigt etc.),
• zu weiteren Beschäftigungen oder
• zu abgeschlossenen Beschäftigungen im laufenden Kalenderjahr

machen. Diese Angaben benötigt der Arbeitgeber für die versicherungsrechtliche Beurteilung. Hier finden Sie einen Einstellungsfragebogen.

Minijob und verschiedene Beschäftigungen

Auf dem Einstellungsfragebogen bestätigt der Arbeitnehmer zudem, dass er die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzeigen wird. Mit diesem Fragebogen kann sich der Arbeitgeber auch davor schützen, nachträglich von der Sozialversicherung belangt zu werden.

Praxis-Tipp: Stellt die Minijob-Zentrale aufgrund des Vorliegens mehrerer Minijobs Versicherungspflicht wegen Überschreitung der zulässigen Entgeltgrenze von 450 EUR fest, muss der Arbeitgeber für zurückliegende Zeiträume keine Pflichtbeiträge nachzahlen. Dies gilt, wenn er belegen kann, dass der Arbeitnehmer das Vorliegen weiterer Beschäftigungen verneint hat.

Versicherungsrechtliche Beurteilung des Minijobs

Arbeitgeber müssen Beschäftigungen bei der zuständigen Einzugsstelle melden, Minijobs bei der Minijob-Zentrale, alle anderen Beschäftigungen bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers. Dies erfordert bei Beschäftigungsbeginn eine versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung. Hierzu muss der Arbeitgeber bei Minijobs insbesondere Folgendes beachten:

450-EUR-Minijob

• Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts durch gewissenhafte Schätzung der zu erwartenden laufenden und einmaligen Einnahmen der folgenden 12 Monate.
• Berücksichtigung weiterer 450-EUR-Minijobs des Arbeitnehmers zwecks Zusammenrechnung.
• Feststellung, ob eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung vorliegt, so dass nur ein 450-EUR-Minijob möglich ist.

Kurzfristige Beschäftigung

• Prüfen der Zeitgrenzen von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen unter Berücksichtigung von anrechenbaren kurzfristigen Vorbeschäftigungszeiten (Personengruppe 110).
• Prüfung der Berufsmäßigkeit anhand der vom Arbeitnehmer gemachten Angaben zu seinem Status bzw. Berücksichtigung aller Vorbeschäftigungszeiten mit einem monatlichen Arbeitsentgelt von mehr als 450 EUR.

Antrag auf Befreiung von der RV-pflicht

450-EUR-Minijobber sind rentenversicherungspflichtig. Arbeitnehmer, die dies nicht wollen, können schriftlich bei ihrem Arbeitgeber die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen.

Hinweis: Arbeitgeber müssen den Eingang des Befreiungsantrags auf dem Antrag dokumentieren und ihn zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Der Minijob-Zentrale ist die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht mit der Meldung zur Sozialversicherung mit der RV-Beitragsgruppe "5" anzuzeigen. Dies müssen Arbeitgeber innerhalb von 6 Wochen (42 Kalendertagen) nach dem auf dem Antrag dokumentierten Eingangsdatum tun. In diesen Fällen beginnt die Befreiung ab dem Beginn des Kalendermonats des Antragseingangs, bei verspäteter Meldung erst ab dem übernächsten Kalendermonat nach Eingang der Meldung bei der Minijob-Zentrale. In der Folge sind für einen längeren Zeitraum Pflichtbeiträge zu zahlen, als es vom Arbeitnehmer beabsichtigt war (News v. 15.10.2013).

Was gehört zwingend in die Entgeltunterlagen eines Minijobbers?

Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben und Unterlagen über den Beschäftigten (News v. 28.1.2014). Neben allgemeinen Informationen zur Beschäftigung (z. B. Zeitraum, Beschäftigungsart) und dem Beschäftigten (Personalien) sind wichtige Daten für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren. Sie dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses. In die Entgeltunterlagen gehören bei Minijobs insbesondere

• der Einstellungsfragebogen mit allen Angaben, Erklärungen und Bestätigungen des Arbeitnehmers,
• der Nachweis über die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts,
• Stundenaufzeichnungen für den Mindestlohn,
• der mit dem Eingangsdatum versehene Antrag auf Befreiung von der RV-Pflicht.

Zahlung der Abgaben zu festen Fälligkeitsterminen

Die Abgaben für Minijobs müssen, wie für andere Beschäftigungen auch, zu festen Fälligkeitsterminen gezahlt werden bzw. bei der Minijob-Zentrale eingehen. Gehen die Abgaben nicht rechtzeitig ein, werden Säumniszuschläge erhoben. Arbeitgeber können auf Nummer sicher gehen und der Minijob-Zentrale den rechtzeitigen Einzug der Sozialabgaben überlassen. Hierzu müssen sie die Minijob-Zentrale lediglich durch Erteilung eines SEPA-Basislastschriftmandats ermächtigen, auf ihr Konto zuzugreifen (News v. 17.12.2013).

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