Neues UV-Meldeverfahren

Mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz werden die Vorschläge aus dem OMS-Projekt umgesetzt. Hierzu gehört auch die verbesserte Integration der Unfallversicherung in das Meldeverfahren. Daher wird die bisherige Ankoppelung der UV-Daten an die Entgeltmeldung aufgegeben. Stattdessen haben Arbeitgeber ab dem 1.1.2016 die UV-Jahresentgelte in einer UV-Jahresmeldung anzugeben. Ab dem Jahr 2017 ist dann zusätzlich zur neuen UV-Jahresmeldung ein neuer elektronischer Lohnnachweis an die Unfallversicherung abzugeben.

Keine UV-Daten in Entgeltmeldungen

Der „Datenbaustein Unfallversicherung“ wurde im Jahr 2008 ins Leben gerufen, damit die Rentenversicherungsträger die Betriebsprüfung für die Unfallversicherung auf Grundlage der Entgeltmeldungen durchführen können. In OMS wurde bemängelt, dass die Ankoppelung der UV-Daten an jede Entgeltmeldung zu Mehraufwand bei den Arbeitgebern führt. Bei unterjährigen Unterbrechungsmeldungen müsse ein anteiliges UV-Entgelt fingiert werden. Für die Belange der Unfallversicherung würde es völlig ausreichen, wenn das im Kalenderjahr erzielte UV-Entgelt einmal gemeldet wird.

Diesem Ansinnen folgend sind ab dem 1.1.2016 die UV-Entgelte eines Arbeitnehmers nicht mehr in jeder Entgeltmeldung, sondern nur noch in einer UV-Jahresmeldung anzugeben. Diese UV-Jahresmeldung ist zusätzlich zur originären Jahresmeldung bis zum 16. Februar des Folgejahres zu melden. Auf Grundlage dieser UV-Jahresmeldungen werden künftig die Betriebsprüfungen der Rentenversicherungsträger hinsichtlich der unfallversicherungspflichtigen Entgelte durchgeführt.

Keine Chance für maschinellen Lohnnachweis

Die Betriebsprüfung ist aber nur ein Aspekt. Mit der Integration der Unfallversicherung in das Meldeverfahren sollte eigentlich auch der Papier-Lohnnachweis abgeschafft werden. Die Idee war, dass die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung auf Grundlage der Entgeltmeldungen entsprechende Lohnnachweise für die Unfallversicherungsträger erstellt. Dieses Verfahren ist seit mehreren Jahren im Probeeinsatz - allerdings so fehlerbehaftet, dass eine Realisierung in der Fläche nicht mehr möglich erscheint.

Neuer elektronischer Direktlohnnnachweis

Ein komplett neues Verfahren musste also her, am besten eines mit unmittelbarer Anbindung an die Unfallversicherung. Das Ergebnis ist der „elektronische Direktlohnnachweis“, der ab dem 1.1.2017 abzugeben ist. Mit diesem Direktlohnnachweis meldet der Arbeitgeber aus dem Entgeltabrechnungsprogramm die kumulierten Jahresentgelte unmittelbar an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung als neue Datenannahmestelle.

Geprägt von den schlechten Erfahrungen des bisherigen maschinellen Lohnnachweises soll der neue Direktlohnnachweis erst ab dem 1.1.2019 zur Beitragsberechnung herangezogen werden. Bis dahin gibt es eine „Erprobungsphase“. Während dieser Zeit bleibt der Papier-Lohnnachweis alleinige Berechnungsgrundlage.

Stammdatendienst sorgt für Qualität

Da oftmals fehlerhafte Stammdaten beim Arbeitgeber die Ursache für fehlerhafte maschinelle Lohnnachweise waren, soll flankierend ein Stammdatendienst bei der DGUV eingeführt werden. Dieser soll für fehlerfreie UV-Stammdaten beim Arbeitgeber sorgen.