Ständiger Arbeitsposten zum Abschluss des "Entgeltjahres" ist die Erstellung der sog. Jahresmeldungen. Mit dieser Entgeltmeldung wird für jeden versicherungspflichtigen, am 31.12. des Vorjahres im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer das Jahresentgelt in das Rentenkonto gemeldet.
Fristablauf für Jahresmeldung am 15.2.
Ab 2014 muss es deutlich schneller gehen. Die Frist zur Abgabe der Jahresmeldung wird auf den 15. Februar vorgezogen. Die entsprechende Vorschrift (§ 10 DEÜV) wurde jetzt mit dem "Gesetz zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze (BUK-Neuorganisationsgesetz – BUK-NOG)" geändert. Damit müssen nun die Jahresmeldungen für das Kalenderjahr 2013 spätestens bis 15.2.2014 übermittelt werden.
Vorläufige Beitragsbescheide der Unfallversicherung
Grund für die Verkürzung der Frist ist die Integration der Meldungen für die Unfallversicherung in das Meldeverfahren. Mit der kürzeren Frist können in der Unfallversicherung die vorläufigen Beitragsbescheide zeitnah zu Jahresanfang für das Vorjahr ausgestellt werden. In der Unfallversicherung ist festgelegt, dass zur Berechnung der Umlage innerhalb von 6 Wochen nach Ablauf eines Kalenderjahres u. a. die Arbeitsentgelte der Versicherten mit dem Lohnnachweis zu melden sind.
Jahresmeldung per Knopfdruck
Die kürzere Frist ist als solche nicht besonders problematisch- eigentlich reicht die Auslösung der Meldeübermittlung durch einen Knopfdruck in den Entgeltabrechnungsprogrammen. Allerdings wird der Ablauf gestört durch die Märzklausel bei Einmalzahlungen.
Sondermeldung bei Korrektur der Jahresmeldung
Wird nach der Meldung der Jahresentgelte durch eine Einmalzahlung das vorangegangene Jahr berührt, ist eine entsprechende Korrekturmeldung des Jahresentgelts fällig (Sondermeldung, Meldegrund 54).
Praxis-Tipp: Alle Unternehmen sollten deshalb bereits heute planen. Für die Beitragsberechnung sind Einmalzahlungen dem Monat der Zahlung zuzuordnen. Sind Einmalzahlungen etwa im Februar oder März betriebsüblich auszuzahlen, wird die Abwicklung erheblich vereinfacht, wenn die Auszahlung bereits im Januar erfolgen kann. Alternativ ist auch ein späterer Zeitpunkt nach dem 31.3. eines Jahres hilfreich, weil die Märzklausel für diese Fälle nicht mehr greift. So lässt sich ggf. eine entsprechende Mehrarbeit durch Korrekturen vermeiden. |
