Sachverhalt
Der Arbeitgeber möchte die Personalakten aus Gründen der Übersichtlichkeit, Platzersparnis und Arbeitserleichterung digitalisieren. Muss er gewisse Daten trotzdem in Papierform behalten oder kann er bestehende Papierakten vernichten?
Ergebnis
Aus rechtlicher Sicht sollten Arbeitgeber zumindest wichtige Dokumente, bei denen gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, wie z. B. befristete Arbeitsverträge, Kündigungen und Aufhebungsverträge in Papierform aufbewahren. Die Vernichtung sämtlicher Dokumente in Papierform kann in einem gerichtlichen Verfahren zu Beweisschwierigkeiten führen. Denn im Original unterzeichneten Dokumenten kommt im Prozess als Urkunde gemäß §§ 415 ff. ZPO eine besondere Beweiskraft zu, weshalb zumindest die genannten Dokumente analog aufbewahrt werden sollten.
Die auf dem Markt angebotenen Softwarelösungen verfügen regelmäßig über eine Funktion, mit der die einzelnen Mitarbeiter selbst bestimmte Daten in ihrer Personalakte bearbeiten können (etwa Adressänderungen). Zudem besteht die Möglichkeit, ein selektives Zugriffsberechtigungssystem für sensible Mitarbeiterdaten einzurichten.
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