Zehn Knackpunkte bei der Feedback-Gestaltung

Warum viele Feedbacksysteme nicht funktionieren und wie sich die häufigsten Fehler bei der Gestaltung und Handhabung eines Feedbacksystems vermeiden lassen, hat Guido Betz in seinem E-Book „Schwarzbuch Feedbacksysteme“ zusammengefasst. Wir präsentieren Ihnen daraus die zehn größten Knackpunkte.

Feedback-Fehler 1: Dinge abfragen, die man nicht verändern kann

Feedback zu Themen, bei denen vorher schon klar ist, dass man sie nicht verändern kann oder will, erzeugt lediglich Frustration. Überlegen Sie daher vorab: Was kann ich tatsächlich optimieren? Worauf habe ich wirklich Einfluss? Holen Sie sich Feedback zu den Dingen ein, die Sie wirklich angehen können – dann haben Sie die große Chance, dass aus einem Feedback auch konkrete Maßnahmen abgeleitet werden.

Feedback-Fehler 2: Zu viel in eine einzige Frage packen

Um den Fragebogen kurz zu halten, ist es oft verlockend, mehrere Themen, lediglich getrennt durch ein "und" in einer Frage zusammenzufassen. Durch solche Doppel- oder Mehrfachfragen werden klare Antworten aber nahezu unmöglich. Der eine Teil der Frage "ja", der andere "nein": Also gebe ich eine "mittlere" Einschätzung ab. So nivellieren sich alle  Antworten um den Mittelwert, klare Aussagen gehen verloren. Der Gesamteindruck: Das hätten wir uns sparen können.

Feedback-Fehler 3: Eine Skala mit "Mitte" verwenden

Eine ungerade Anzahl von Auswahlmöglichkeiten bietet den Feedback-Gebenden die Möglichkeit, ihre Unentschlossenheit auszudrücken. Wissenschaftler lieben diese sogenannte "Likert-Skala", aber sie führt häufig dazu, dass mögliche Verbesserungspotenziale mit einem "teils-teils" ausgeblendet werden. Sie vermeiden dies durch geradzahlige Skalen, bei denen Entscheidungen zwischen "eher gut" oder "eher schlecht" zwingend sind. So wird deutlich wo der Trend hingeht.

Feedback-Fehler 4: Nur quantitative Daten einholen

Geschlossene Fragen lassen sich schnell ankreuzen und einfach auswerten. Aber bei jedem Feedback geht es darum, Vorschläge, Meinungen und Anregungen zu erfahren. Dazu braucht es offene Fragestellungen. Darüber hinaus lassen sich nur über solche qualitativen Daten auch Erkenntnisse zu Ursachen und Begründungen erfassen.

Feedback-Fehler 5: Äpfel mit Birnen vergleichen

Wo stehen wir im Vergleich mit anderen? Auf den ersten Blick ist das eine interessante Frage. Aber wenn wir besser abschneiden als andere, bedeutet es oft: "Wir können uns wieder hinlegen – kein Handlungsbedarf". Sollten wir schlechter abschneiden: "Das ist nicht vergleichbar … ". Beides ist dysfunktional für Veränderungen. Benchmarking und Vergleiche können sinnvoll sein, aber dann sind interne Vergleiche zwischen Bereichen und Peergroups am besten.

Feedback-Fehler 6: Zu viel Anonymität

Anonymität ist nicht nur wegen der DSGVO wichtig, sondern um die Teilnehmer zu schützen, damit sie auch wirklich ihre ehrliche Meinung kundtun können. Übertreiben Sie es mit der Anonymität, können einzelne Probleme zwar erkannt, aber nicht mehr genau lokalisiert werden. Dann wird es schwierig bis unmöglich Konsequenzen abzuleiten. Was hilft es, wenn ich weiß, dass eine bedeutende Gruppe mit ihrer Arbeitsplatzumgebung unzufrieden ist, ich aber nicht weiß, wo und unter welchen Umständen diese Mitarbeiter arbeiten? Daher: Halten Sie Auswerteeinheiten so klein wie möglich.

Feedback-Fehler 7: Niedrige Rücklaufquoten einfach hinnehmen

Die Rücklaufquote ist quasi ein Feedback dazu, ob das Feedback von den Befragten als sinnvoll wahrgenommen wird. Die gute Nachricht: Rücklaufquoten werden immer durch Führungsverhalten beeinflusst. Wenn Sie alle Mitarbeitenden persönlich um ihre Meinung bitten und deutlich machen, dass Ihnen an ihrer Meinung etwas liegt, die Ableitung von Maßnahmen dann auch gemeinsam besprochen und umgesetzt wird, dann steigt auch die Rücklaufquote.

Feedback-Fehler 8: Missbrauch von Feedback

Feedback ist weder ein Instrument der Eignungsdiagnostik noch etwas, woran man Boni festmacht. Feedback ist ein Geschenk, Feedback ist immer subjektiv. Genau darin liegt seine Stärke. Es geht nicht darum, ob etwas gut oder richtig ist, sondern wie es wahrgenommen wird. Und unterschiedliche Menschen werden immer eine unterschiedliche Wahrnehmung haben. Natürlich kann man Indizes bilden und Veränderungen über die Zeit messen. Aber es wird nie eine exakte "Messung" sein, sondern eben immer eine Einschätzung.

Feedback-Fehler 9: Keine sichtbaren Konsequenzen

Nach Feedback zu fragen, dann aber nicht danach zu handeln, ist einer der größten Fehler bei Feedback-Prozessen. Denn Feedback soll nicht nur Neugier befriedigen, sondern es geht immer darum, etwas zu verändern. Manchmal ist es aber schade, wenn sich zwar etwas ändert, dies aber niemandem auffällt. Kommunizieren Sie, was Sie als direktes Ergebnis eines Feedbacks verändert haben, sei es in der Organisation oder im persönlichen Verhalten.

Feedback-Fehler 10: Isolierte Umfrage ohne Follow-up

Einmal ist kein Mal. Natürlich fängt es immer "mit dem ersten Mal" an. Aber erst bei einer Wiederholung von Feedback-Runden lässt sich eine tatsächliche Verbesserung aufzeigen. Nur dann können Sie auch nachhaltig einen Verbesserungsprozess aufrechterhalten. Ein gutes Feedback-System ist wie ein gesunder Herzschlag: Es gibt einen Rhythmus.

Guido Betz ist Diplom-Pädagoge und CEO der Beratungsgruppe Leading AG. Aus 30 Jahren Erfahrung hat er verschiedene Knackpunkte der Feedback-Gestaltung zusammengetragen. Sein „Schwarzbuch Feedbacksysteme“ bietet insgesamt 20 Tipps mit ausführlichen Erläuterungen. Das E-Book steht unter www.feedbacksystemcheck.org zum Download bereit.

Die obige Zusammenfassung der zehn Knackpunkte bei der Feedback-Gestaltung ist zunächst im Personalmagazin, Ausgabe 04/2019, erschienen.