In vier Schritten zum passgenauen Gespräch

Fällt ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres in der Summe länger als sechs Wochen aus, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Mitarbeiter wiedereinzugliedern – mit dem Ziel, einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz des Mitarbeiters zu erhalten.

Dafür müssen die Verantwortlichen im betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) herausfinden, wo es bei der Passung zwischen Mitarbeiter und Arbeitsplatz hapert. Damit dies gelingt, empfiehlt Berater, Trainer und Coach Frank Stöpel in der aktuellen Ausgabe des Personalmagazins ein vierstufiges Gesprächsmodell, das wir hier in gekürzter Form vorstellen.

Phase 1: Rapport-Phase

Zunächst gilt es, einen positiven Kontakt zum Mitarbeiter auf der Beziehungsebene herzustellen, etwa durch Gesten der Höflichkeit und Freundlichkeit. In der Phase können auch Verfahrensfragen erörtert werden. Wichtig ist, nur die Informationen zu geben, die der Mitarbeiter benötigt, und zu vermeiden, dass er in eine passive Haltung rutscht. Dabei helfen Fragen nach seinen Erwartungen.

Phase 2: Problemerfassung

In der zweiten Phase gilt es, die Diskrepanz zwischen Ist- und Zielzustand herauszuarbeiten. Daraus ergeben sich drei Aufgaben: Was ist der Istzustand, was ist der Zielzustand und welche Abweichungen gibt es? Für den Einstieg empfehlen sich Fragen nach den funktionellen Einschränkungen und Möglichkeiten, um zu klären, welche Tätigkeiten unter welchen Bedingungen wie lange ausgeführt werden können. Auch bei primär körperlichen Erkrankungen sollte die Erfassung des Istzustands sowohl fachliche als auch überfachliche Kompetenzen umfassen. Denn eine längere Zeit der Arbeitsentwöhnung und die Konfrontation mit einer womöglich existenzbedrohenden Erkrankung können sich etwa auch auf die personalen Kompetenzen auswirken. Eine mögliche Diskrepanz zwischen subjektiven und objektiven Anforderungen und Kompetenzen sollte der BEM-Verantwortliche thematisieren.

Neben dem Arbeitsplatz sollte der BEM-Verantwortliche aber auch das private Umfeld des Mitarbeiters und dessen Stresslevel erfassen. Denn nicht nur bei Erkrankungen der Psyche, sondern auch bei den häufigsten Muskel-Skelett-, Herz-Kreislauf- und Atemwegserkrankungen spielen psychosoziale Faktoren eine Rolle. Wichtig in dieser Phase ist es, dass dem Mitarbeiter bewusst ist, dass er der Probleminhaber ist, denn nur so engagiert er sich wirklich für eine Lösung.

Phase 3: Problemlösung

Es hat sich bewährt, erst nach einer systematischen Erfassung des Problems an die Lösung zu gehen. Wenn es mehr als ein Problem gibt, gilt es eine Reihenfolge aufzustellen. Dabei empfiehlt es sich, bei lösbaren Schwierigkeiten zu beginnen. Dies schafft ein Erfolgserlebnis am Anfang des Prozesses, das Optimismus für dessen weiteren Verlauf weckt. Der BEM-Beauftragte sollte dem Mitarbeiter helfen, möglichst viele eigene Lösungen zu finden, aus denen dieser eine auswählt. Dabei bietet sich die Referenzmethode an: Ein Satz wie "Ein Kollege von Ihnen war einmal in einer ähnlichen Situation und da hat er folgende Lösung umgesetzt" ermöglicht Modelllernen und macht eventuell schambesetzte Lösungen, wie eine Psychotherapie, gangbar. Auch hier ist es wichtig, dass der Mitarbeiter eine aktive Rolle übernimmt. Letzteres ist, das zeigt die Salutogenese-Forschung, auch für die weitere Entwicklung der Gesundheit wichtig.

Phase 4: Abschluss

In der letzten Gesprächsphase werden die besprochenen Aspekte noch einmal zusammengefasst und klar benannt, wer welches Arbeitspaket hat. Diese Pakete sollten mit einem eindeutigen, zeitnahen Termin versehen werden. Auch der Effekt der sich selbst erfüllenden Prophezeiung kann bei BEM-Gesprächen genutzt werden: Der BEM-Verantwortliche sollte seinen Optimismus zum Ausdruck bringen, um die Chancen für ein erfolgreiches BEM weiter zu verbessern. Um den Erfolg zu erfassen, wird ein Folgetermin vereinbart, bei dem offene Punkte und neue Aspekte besprochen werden können.

Den kompletten Beitrag "Passgenaue Gespräche führen" lesen Sie in Ausgabe 04/2015 des Personalmagazins. Die Personalmagazin-App können Sie hier auf Ihr Tablet herunterladen.

Ein Musteranschreiben, mit dem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Gesprächsangebot machen und ihn über die Grundzüge des BEM informieren kann, finden Sie hier.