"Manche Vorstellungsgespräche wurden vom Luftalarm unterbrochen"

Haufe Online Redaktion: Herr Elster, Ihr Unternehmen beschäftigt inzwischen rund 50 Menschen aus der Ukraine. Wie kam es dazu?

Ralph Elster: Wir haben bereits am Tag des Kriegsbeginns eine Taskforce bei Expleo eingerichtet, um Mitarbeitende eines Projektpartners in Sicherheit zu bringen und nach Deutschland zu holen. Als uns die ersten Bilder des Krieges erreichten und tausende Menschen sich auf die Flucht begaben, war uns klar, dass wir mehr tun wollten. Wir haben dann ein Programm aufgesetzt, Menschen aus der Ukraine eine Perspektive in Deutschland zu bieten.

Haufe Online Redaktion: Wie genau funktioniert das Programm?

Elster: Wir haben uns zunächst überlegt, wie und in welcher Form wir als Arbeitgeber helfen können. In weiten Teilen Europas herrscht Fachkräftemangel. Nach monatelangem Stillstand durch die Pandemie versuchen Unternehmen, das Wachstum jetzt wieder anzukurbeln – auch Expleo. Allein in Deutschland suchen wir momentan mehrere hundert Fachkräfte. Und ich wusste, dass viele Ukrainerinnen und Ukrainer gut ausgebildet sind. Schließlich war das Land bis Kriegsbeginn ein beliebter Outsourcing-Standort für internationale Organisationen. Also habe ich mein Netzwerk aktiviert, um zu evaluieren, wie man diese Menschen mit Arbeit unterstützen kann. Durch die Verbindung zu einem Medizintechnik-Startup mit Niederlassungen in Deutschland, der Ukraine und Großbritannien und einem riesigen Netzwerk an Fachkräften konnte ich viele ukrainische Kontakte mit IT- oder medizinischem Hintergrund knüpfen. Das sind genau die Fähigkeiten, die wir brauchen.

Haufe Online Redaktion: Sie haben also sehr gezielt nach Fachkräften Ausschau gehalten.

Elster: Ja. Der Gründer dieses Startups, ein ukrainischer Arzt, kannte neben Medizinern besonders viele Computerspezialistinnen, unter anderem aus den Bereichen künstliche Intelligenz und Big Data. Wir haben uns konkret nach Kandidatinnen und Kandidaten für die Bereiche Quality Assurance und Quality Engineering umgesehen. Da sind viele unglaublich gut ausgebildete Menschen dabei, die schon seit vielen Jahren in diesen Disziplinen tätig sind und für amerikanische, englische oder deutsche Unternehmen arbeiten. Selbst Profis aus dem Performance-Testing und der Testautomatisierung haben wir gefunden. Die kennen die in unserer Branche üblichen Standards, können im Prinzip sofort in englischsprachigen Projekten zum Einsatz kommen und auf Augenhöhe mit Kunden arbeiten. Andere müssen erst Deutsch lernen.

Im Bewerbungsprozess braucht es Flexibilität, Sensibiliät und Verständnis

Haufe Online Redaktion: Wie läuft der Bewerbungsprozess?

Elster: Besonders die virtuellen Vorstellungsgespräche mit Bewerbenden, die sich noch in der Ukraine befinden, gestalten sich schwierig. Das Stresslevel ist hoch, die Emotionalität auch. Es kam schon vor, dass wir Gespräche, beispielsweise in Charkiw, abrupt abbrechen mussten, weil Sirenen einen Luftangriff angekündigt hatten. Andere Interviews wiederum finden persönlich bei uns in Köln statt. Da sind dann zuweilen auch Kinder und die Eltern von Bewerbenden dabei. In jedem Fall sind aber Flexibilität, Sensibilität und Verständnis gefragt. Die Praxis sieht so aus, dass wir einen Anforderungskatalog erstellt haben, die Profile von interessierten Talenten auswerten und dann die Gespräche führen.

Haufe Online Redaktion: Wie viele Bewerbungen haben Sie erhalten?

Elster: Seit Beginn unserer Initiative haben wir mehr als 150 geeignete Kandidatinnen und Kandidaten ermittelt und rund 100 Gespräche geführt – der überwiegende Teil sind Frauen, weil Männer das Land nicht verlassen dürfen. Wir bekommen pro Woche bis zu 20 neue Profile. Bis heute sind 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt worden. Die Verträge sind zunächst auf sechs Monate befristet. Aber wir haben die Absicht, den Bewerbenden nach Abschluss eine Vollzeitstelle in einem globalen Team bei Expleo anzubieten.

Sprache und Gehaltsvorstellungen sind Knackpunkte in der Einstellung

Haufe Online Redaktion: Woran sind die übrigen Bewerberinnen und Bewerber gescheitert?

Elster: Dafür gab es verschiedene Gründe. Einer davon ist die Sprachbarriere. Während viele Kandidaten und Kandidatinnen sehr gut Englisch sprechen und einige sogar Deutsch, war mit manchen eine Verständigung leider kaum möglich. Darüber hinaus war auch das Gehalt eine Hürde. IT-Fachkräfte gehörten in der Ukraine zu den bestbezahlten Arbeitnehmenden. Teilweise lagen die Gehaltserwartungen außerhalb unseres Vergütungsrasters.

Haufe Online Redaktion: Gibt es Hürden bei der Einstellung?

Elster: Da sich die Verträge in der Ukraine und in Deutschland erheblich unterscheiden, bieten wir Hilfe an, um die Unterschiede zu erläutern und verständlich zu machen. Wir unterstützen bei der Beantragung einer Arbeitserlaubnis und bieten eine Umzugspauschale an, um neuen Mitarbeitenden die Eingewöhnung zu erleichtern. Allen neuen Beschäftigten werden darüber hinaus Mentoren zur Seite gestellt – und bei Bedarf auch psychologische Unterstützung.

Haufe Online Redaktion: Wie verläuft das Onboarding?

Elster: Erfolgreiche Kandidaten laden wir dann zu einem mehrwöchigen Training zu uns ein. In diesen Tagen geht es zum einen um das persönliche Kennenlernen, aber auch um die Ergänzung der technischen Ausbildung in relevanten Disziplinen. Die Veranstaltung beinhaltet verschiedene Teamevents, die den Bewerdenden helfen, sich bei uns zu akklimatisieren und Kollegen aus anderen Bereichen des Unternehmens kennenzulernen. Expleo hat dafür Räume in der Niederlassung in Köln sowie eine Kinderbetreuung für den Nachwuchs der Teilnehmenden bereitgestellt. Alle Kandidaten erlangen bei diesen Trainings auch die gegebenenfalls notwendige Zertifizierungen für ihre neuen Aufgaben.

Die Anerkennung ausländischer Abschlüsse in Deutschland bleibt mühsam

Haufe Online Redaktion: Stichwort Zertifikate. Die Anerkennung ausländischer Abschlüsse in Deutschland stellte sich in der Vergangenheit immer wieder als Einstellungshürde dar.

Elster: Das ist leider bis heute so. Uns hilft, dass im Bereich Software-Testing nicht die Studienabschlüssen entscheidend sind, sondern Kompetenzen, die sich anhand internationaler Zertifikate nachweisen lassen. Wir bieten neuen Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, diese rasch nachzuholen.

Haufe Online Redaktion: Der Aufwand, die neuen Kolleginnen und Kollegen zu integrieren, scheint beträchtlich. Woher nehmen Sie die Ressourcen?

Elster: Das stimmt. Die Integration geht über das gewöhnliche Onboarding hinaus. Und wir merken schon auch, dass die Integrationsfähigkeit irgendwann ein limitierender Faktor ist. Unsere Unternehmenssprache ist Deutsch. Viele neue Kollegen sprechen aber nur Englisch. Das macht die Zusammenarbeit schon etwas aufwändiger.

Haufe Online Redaktion: Wie gehen Sie mit der beidseitigen Unsicherheit um? Manche Geflüchtete werden nach Ende des Krieges zurückkehren wollen – gleichzeitig benötigen Unternehmen Planungssicherheit.

Elster: Ich fürchte, dass selbst dann, wenn der Krieg ein baldiges Ende nehmen sollte - wovon aktuell leider nicht auszugehen ist -, viele Menschen nicht einfach heimkehren können. Große Teile des Landes sind zerstört. Es wird dauern, bis dort wieder eine Grundinfrastruktur aufgebaut ist, die halbwegs normales Leben ermöglicht. Für diejenigen, die dann zurück in ihre Heimat möchten, werden wir Möglichkeiten zur Weiterbeschäftigung ausloten.

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