Methoden für Mitarbeiterbefragungen

Für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sind allgemein das Verteilen von Fragen auf Papierfragebögen und Ausfüllen mit einem Stift („paper-pencil“) sowie die Möglichkeit, die Fragen online zu beantworten, bekannt. Online werden solche Befragungen genannt, welche über einen Fragebogengenerator im Internet erstellt und dann im Internet oder Intranet veröffentlicht und online ausgefüllt werden.

Paper-Pencil oder online?

Wenn ein Teil der Mitarbeiter keinen Zugang zu Computern hat, ist eine kombinierte Form der Befragung als Kombination von paper-pencil und online möglich, bei der nur diejenigen Mitarbeiter mit Computerzugang am Arbeitsplatz einen Fragebogen online erhalten und alle anderen Mitarbeiter den gleichen Fragebogen in der Papierversion zugestellt bekommen.

TED-Systeme für Mitarbeiterbefragungen nutzen

Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit, die Fragen per Projektor an eine Leinwand (oder eine andere Projektionsfläche) zu werfen und die Antworten über ein TED (Tele-Dialog-System oder auch Audience-Response-System) zu erhalten. Solche Audience-Response-Systeme werden verwendet, um Interaktivität zwischen einem Moderator und seinem Publikum zu schaffen. Systeme für co-lokalisiertes Publikum kombinieren drahtlose Hardware mit Präsentationssoftware und Systeme für entferntes Publikum arbeiten mit dem Telefon oder über das Internet für Zuschauer, die durch das Fernsehen oder das Internet teilnehmen. Die Handfernbedienung, welche genutzt wird, um auf Fragen zu antworten, wird oft als „Clicker“ bezeichnet. Traditionell arbeiten diese Clicker mit eigener Software. Man kann von entsprechenden Anbietern meistens sowohl nur die Geräte samt Software oder ein „Full-Service-Packet“ kaufen, bei dem die Kodierung der Fragen in den Geräten, die technische Durchführung der Befragung und die Aufbereitung der Daten enthalten ist.  In jüngster Zeit gibt es auch neue Anbieter, welche ohne spezielle Hard- oder Software arbeiten und Open-Source- und Cloud-basierte Tools anbieten, die Antworten aus dem Publikum mit einer Reihe von persönlichen Endgeräten wie Smartphones und Laptops „einsammeln“.

Für Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, sind TED-Systeme eine noch nicht sehr verbreitete, aber interessante Alternative. Insbesondere mit Hinblick auf die Interaktivität und den „Spaßfaktor“, wie auch auf die Möglichkeit, die Ergebnisse der Befragung sehr schnell verfügbar zu machen, eignet sich die Durchführung per TED.

Vollerhebung oder Stichprobe?

Rein statistisch kann eine Stichprobe die Meinung der Gesamtbelegschaft erstaunlich gut vorhersagen, sie erfordert allerdings gute Daten, Kompetenzen und Zeit. Außerdem eignen sich Stichproben primär zur Erhebung der Gesamtmeinung aller Mitarbeiter, können jedoch Folgeprozesse erschweren, weil häufig zu wenig Personen in der Stichprobe sind, um Details auswerten zu können. Nur Vollerhebungen liefern einen Detailgrad, um Veränderungen auch auf Bereichs- und ggf. Abteilungsebene nachzuhalten und umzusetzen. Zudem liefert eine Stichprobe keine exakten Aussagen, sondern unter Normalbedingungen (das heißt Gültigkeit der statistischen Annahmen) immer nur Schätzungen, das heißt Aussagen wie: „Die Zustimmung zu … liegt mit 95-prozentiger Wahrscheinlichkeit zwischen 52 Prozent und 58 Prozent" oder ähnlichem.

Außerdem sprechen psychologische Überlegungen für Vollbefragungen, denn diese führen zu höheren Teilnahmequoten, erzeugen mehr Einbindung der Mitarbeiter und eignen sich daher deutlich besser, um Veränderungen umzusetzen, währenddessen die Ergebnisse von Stichproben immer leichter angreifbar sind.

Zielgruppen der Mitarbeiterbefragung definieren

Mitarbeiter sind nicht gleich Mitarbeiter. Auch gerade in Hinblick auf die Mitbestimmung sowie die Kommunikation lohnt es sich, ein wenig Augenmerk auf die genaue Definition der befragten Mitarbeiter zu legen:

• Sollen wirklich alle Mitarbeiter befragt werden, also auch Befristete, Auszubildende, Dual Ausgebildete und Trainees?
• Wie können und sollen inaktive Mitarbeiter (Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit) erreicht werden?

Dies sind wichtige Fragen, die im Vorfeld der Befragung gemeinsam geklärt, in der Kommunikation und ggf. auch in der Auswertung und den Folgeaktionen explizit berücksichtigt werden sollten. Selbst eine vielleicht „trivial“ anmutende Frage wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter durch Urlaub sollte nicht außer Acht gelassen werden. Grundsätzlich sollte jeder Mitarbeiter auch einen „Anspruch“ darauf haben, dass seine Meinung gehört wird, und dies sollte nicht durch „ungünstige“ Planung der Befragungszeiträume vereitelt werden.