§ 1a Individualarbeitsrecht – Teil 1 / cc) Pflege der Personalakte

Rz. 1185

Sämtliche Einträge in die Personalakte müssen aktuell gehalten werden, um zum Zwecke der Abwicklung des Arbeitsverhältnisses nutzbar zu sein. Der Arbeitgeber benötigt zur Abwicklung des Anstellungsverhältnisses obligatorisch soziale Daten des Arbeitnehmers, z.B. zur Anmeldung bei der Sozialversicherung, der steuerlichen Behandlung usw. Darüber hinaus benötigt der Arbeitgeber zur Durchführung der Sozialauswahl im Vorfeld betriebsbedingter Kündigungen Daten, die ihm nur dann bekannt sein können, wenn der Arbeitnehmer sie ihm zuvor mitgeteilt hat.

(1) Mitteilungspflicht der für die Personalbuchhaltung notwendigen Sozialdaten

Rz. 1186

Bestimmte Daten benötigt der Arbeitgeber zur ordnungsgemäßen An- und Abmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung sowie zur ordnungsgemäßen steuerlichen Abwicklung. Aus diesem Grunde verpflichtet § 28o SGB IV den Arbeitnehmer ausdrücklich, seine Sozialdaten mitzuteilen.

Rz. 1187

Da der Arbeitnehmer bereits aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Mitteilung der Daten verpflichtet ist, kann er auch – gesetzeswiederholend – im Vertragstext verpflichtet werden, diese Daten mitzuteilen und jeweils zu aktualisieren. Verstößt ein Arbeitnehmer gegen die Bestimmung der Klausel sowie des § 28o SGB IV, kann eine Schadensersatzpflicht gemäß § 28g S. 4 SGB IV entstehen. Voraussetzung ist allerdings stets ein hierdurch kausal entstandener Schaden, was auch die Betrachtung des alternativen rechtmäßigen Verhaltens voraussetzt.^[2783]

[2783] Vgl. hierzu BAG 27.4.1995 – 8 AZR 382/94, NZA 1995, 935.

(2) Mitteilungspflicht der für eine Sozialauswahl bzw. zur Betriebsratsanhörung notwendigen Daten

Rz. 1188

Neben der sozialversicherungsrechtlichen Abwicklung des Anstellungsverhältnisses benötigt der Arbeitgeber noch für andere Zwecke Daten des Arbeitnehmers. Dies gilt insbesondere für eventuelle Anhörungen des Betriebsrats, z.B. nach § 102 BetrVG, sowie für die Durchführung der Sozialauswahl im Vorfeld von Kündigungen.

Rz. 1189

Gemäß § 102 BetrVG hat der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Bezeichnung der Person des betroffenen Arbeitnehmers die grundlegenden sozialen Daten mitzuteilen, sofern dies für die Kündigung relevant ist. Hierzu gehören die grundlegenden Daten des Arbeitnehmers, wie Alter, Familienstand, Kinderzahl, Beschäftigungsdauer, sowie Umstände, die einen besonderen Kündigungsschutz begründen.^[2784] Die Mitteilungspflicht des Arbeitgebers bei der Betriebsratsanhörung gemäß § 102 Abs. 1 BetrVG ist subjektiv determiniert. Der Betriebsrat ist schon dann ordnungsgemäß angehört worden, wenn der Arbeitgeber ihm die aus seiner Sicht tragenden Kündigungsgründe mitgeteilt und die ihm bekannten Daten bekannt gegeben hat. Deshalb ist der Arbeitgeber im Rahmen der Betriebsratsanhörung nicht verpflichtet, die Richtigkeit bereits dokumentierter Daten zu überprüfen.^[2785] Der Arbeitgeber ist berechtigt, mangels anderweitiger Kenntnisse von den Eintragungen in der Lohnsteuerkarte auszugehen, hat dies dann aber gegenüber dem Betriebsrat zu kennzeichnen.^[2786]

Rz. 1190

Verändern sich die Sozialdaten auf Seiten des Arbeitnehmers, ist es grundsätzlich die Obliegenheit des Arbeitnehmers, für die Unterrichtung des Arbeitgebers Sorge zu tragen.^[2787] Sowohl im Rahmen der Rechtsprechung zur Durchführung der Betriebsratsanhörung,^[2788] wie auch im Rahmen der Rechtsprechung zur Sozialauswahl^[2789] wird aber deutlich, dass sich der Arbeitgeber nur "im Normalfall" auf die ihm bekannten sozialen Daten berufen bzw. sich nur "grundsätzlich" hierauf verlassen darf. Lässt sich nachweisen, dass dem Arbeitgeber anderweitige Daten bekannt sind, er an den bekannten Daten erhebliche Zweifel haben musste oder irgendeinen Anlass zu der Annahme haben kann, dass die Daten nicht zutreffen könnten, darf der Arbeitgeber sich nicht auf diese Daten verlassen. Für einzelne Sozialdaten, die im Rahmen der Kündigung zu berücksichtigen sind, z.B. im Rahmen der Unterhaltspflichten die Frage des Doppelverdienstes,^[2790] sind die ohnehin beim Arbeitgeber vorhandenen Daten, z.B. die Lohnsteuerkarte, überhaupt nicht aussagekräftig. Da es im Kündigungsschutzverfahren auf die wahren sozialen Daten ankommt und nicht auf die dokumentierten,^[2791] läuft der Arbeitgeber stets ein erhebliches Risiko, wenn er lediglich auf die dokumentierten Daten vertraut. Neben dem stets immanenten Risiko, dass irgendwelche Anhaltspunkte aufgedeckt werden, aufgrund derer der Arbeitgeber nicht hätte vertrauen dürfen, stellt sich dann auch die Frage der Aussagekraft der vorhandenen Datenträger.^[2792] Letztlich bieten selbst die gespeicherten und verwendeten lohnsteuerlichen Merkmale nur einen "wichtigen Anhaltspunkt".^[2793]

Rz. 1191

Während die höchstrichterliche Rechtsprechung den Vertrauensgrundsatz zur Befriedigung der "Bedürfnisse der Praxis" in den Vordergrund stellt und am Grundsatz festhält, dass der Arbeitgeber auf die bei ihm bekannten Daten vertrauen darf,^[2794] wird gerade vor den Obergerichten häufig die Frage des grundsätzlichen "Vertrauen-Dürfens" diskutiert und in Frage gestellt.^[2795] Entgegen der Rechtsprechung des BAG wird teilweise vertreten, den Arbeitgeber treffe eine generelle anlassgebundene Erkundigungspflicht hinsi...