Rz. 6
Losgelöst von der Möglichkeit des Einsatzes einer Eigenurkunde ist es dennoch üblich, dass Grundbuchanträge, Immobilienverträge, Geschäftsanteilskaufverträge und Gesellschafterversammlungen mit Änderung des Gesellschaftsvertrags nicht nur die Ermächtigung des beurkundenden Notars enthalten, die Urkunde durch eine notarielle Eigenurkunde ergänzen zu dürfen; sie enthalten auch eine Bevollmächtigung auf die Mitarbeiter des Notars.
Mit der Eigenurkunde kann eine eingetretene Wirksamkeit des Vertrags oder eines Beschlusses festgestellt werden, nachdem die Bedingung dazu eingetreten ist. Beanstandungen des Gerichts können somit zügig erledigt werden.
Rz. 7
Ist jedoch eine materielle Veränderung zu erklären, so kann eine Vollmacht der Beteiligten auf die Mitarbeiter des Notars genutzt werden, das Einvernehmen mit den Beteiligten vorausgesetzt.
Beim Abfassen der Mitarbeitervollmacht hat das OLG Dresden entschieden, dass eine Vollmacht auf die "jeweiligen Angestellten" des Notars, ohne namentliche Bezeichnung, als Nachweis der Vertretungsbefugnis gegenüber dem Grundbuchamt genügt. Ebenso entschied das OLG Brandenburg und auch das Thüringer OLG. Dagegen entschieden das OLG Frankfurt und das OLG Hamm, dass eine Vollmacht ohne Nennung des Namens nicht genügt.
Praxistipp
In der Vorauflage hat der Autor angeraten, dass der vorsichtige Notar bei Abfassung der Vollmacht zur Sicherheit noch zusätzlich einen oder zwei Mitarbeiter benennen kann. Bis zur Entscheidung durch den BGH ist weiterhin Vorsicht geboten, da materiell-rechtliche Erklärungen abgegeben werden. Bei der Mitarbeitervollmacht sollten die Bevollmächtigen einstweilen namentlich benannt oder wenigstens zusätzlich namentlich benannt werden ("jeder Mitarbeiter sowie die Mitarbeiter Herr (…) und Frau (…) erhalten Vollmacht (…)").
Rz. 8
Steht die Ergänzung einer Urkunde mit nur verfahrensrechtlicher Bedeutung an und dient sie nur zur Durchführung, ist die Nutzung der Notarvollmacht der Nutzung der Mitarbeitervollmacht vorzuziehen. Im Notariat kann damit wertvolle Zeit eingespart werden.
Rz. 9
Die Bevollmächtigung des Notars zur Berichtigung des von ihm beurkundeten Vertrags kann wie folgt lauten:
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Muster 6.1: Bevollmächtigung des Notars
Wir ermächtigen unwiderruflich den Notar, uns uneingeschränkt bei der Durchführung und dem Vollzug dieser Vereinbarung zu vertreten, insbesondere für uns alle verfahrensrechtlichen Erklärungen abzugeben, die in formeller und materieller Hinsicht zweckmäßig erscheinen. Dies darf mit der sog. notariellen Eigenurkunde gegenüber dem Grundbuchamt/Registergericht geschehen. Der Notar darf Anträge getrennt oder eingeschränkt stellen und Anträge zurücknehmen. Die Vollmacht erlischt nicht durch den Tod eines Vollmachtgebers.
Rz. 10
Eine ausführliche Durchführungsvollmacht auf den Notar lautet wie folgt:
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Muster 6.2: Bevollmächtigung des Notars (ausführliche Durchführungsvollmacht)
Wir erteilen hiermit unwiderruflich dem Notar, seinem Vertreter oder Amtsnachfolger sowie jedem dann vom Notar aufgrund hiermit allseits erteilter Vollmacht durch Eigenurkunde zu bestimmenden Angestellten der Notarstelle, insbesondere Frau _________________________ und Herrn _________________________ – je einzelvertretungsberechtigt, befreit von den Beschränkungen des Mehrfachvertretens (§ 181 Alt. 2 BGB) – die Vollmacht durch notarielle Eigenurkunde und/oder Nachtragsniederschrift Auflassungen zum Vollzug dieser Urkunde zu erklären und alle Erklärungen abzugeben, die zur Durchführung bzw. zum Vollzug und zur inhaltlichen Klarstellung sowie zur Ergänzung des heutigen Protokolls erforderlich oder zweckmäßig sind.
Die Vollmacht ist im Außenverhältnis unwiderruflich; ihr Fortbestehen ist dem Grundbuchamt nicht nachzuweisen. Sie ist unabhängig von der Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen in diesem Protokoll erteilt.
Die den Angestellten erteilte Vollmacht ist im Außenverhältnis so beschränkt, dass sie nur vor dem beurkundenden Notar, seinem Vertreter oder Amtsnachfolger ausgeübt werden darf. Jede Vollmacht ist im Übrigen im Außenverhältnis unbeschränkt.
Im Innenverhältnis, das vom Grundbuchamt nicht zu überprüfen ist, soll der jeweilige Bevollmächtigte von dieser Vollmacht nur im Einvernehmen mit den Beteiligten und im Einklang mit dem notariellen Berufsrecht Gebrauch machen. Im Innenverhältnis ist die Vollmacht an die Notarangestellten daher auf Vollzugsgeschäfte beschränkt, schließt die Erklärung von Auflassungen (nach schriftlicher Bestätigung der Erwerbspreiszahlung durch den Verkäufer oder ein beteiligtes Kreditinstitut) nebst gleichzeitiger Löschungsbewilligungen und -anträge zu Auflassungsvormerkungen aber ein.
Jede Vollmacht befugt dazu, Bewilligungen und Löschungsbewilligungen und Anträge zum Grundbuch zu erklären, zurückzunehmen und/oder zu ändern.
Der Notar wird beauftragt, erforderliche Genehmigungen, Zeugnisse und Bescheinigungen zu diesem Vertrag sowie Lö...