Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / 3.2.5 Elektronisches Fahrtenbuch

Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner manuell ergänzen.^[1] Es reicht nicht aus, dass die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten zeitnah aufgezeichnet worden sind.

Keine Zertifizierung durch Finanzbehörden

Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.

Anforderungen an elektronisches Fahrtenbuch

Es gelten dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher. Für die Führung eines Fahrtenbuchs unter Einsatz eines Softwareprogramms bedeutet dies, dass dieses zeitnah und in geschlossener Form zu führen ist. Zeitnah ist ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn die Eingabe in das elektronisch geführte Fahrtenbuch unmittelbar und ohne Verwendung von Zwischennotizen erfolgt. Geschlossene Form bedeutet bei einem elektronisch geführten Fahrtenbuch, dass von der Software die Eintragung in Buchform nachgebildet wird. Die Eintragung auf Einzelblättern ist ausgeschlossen.^[2]

Die Eintragungen sind darüber hinaus direkt im Anschluss an das Fahrtende und nicht erst z. B. nach Ablauf der Arbeitswoche vorzunehmen. Dies erfordert, dass der Dienstwageninhaber die verlangten Angaben entweder noch im Kfz oder spätestens nach abgeschlossener Fahrt im direkten Anschluss am häuslichen Computer eingibt, z. B. nach durchgeführter Dienstreise. Die Fahrtenbuchsoftware muss die Eingabe im Programm in chronologischer Reihenfolge auch zeitlich dokumentieren.

Nachträgliche Ergänzungen bei GPS-Fahrtenbuch

Allerdings ist es zulässig, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch über GPS bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrziel unveränderbar aufgezeichnet werden, zeitnah um den privaten bzw. beruflichen Anlass der Fahrt, ggf. unter Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners, in einem Webportal nachträglich zu ergänzen.

Wichtig

Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen vornehmen

Elektronische Fahrtenbücher nehmen eine gewisse Sonderstellung ein. Hier lässt die Finanzverwaltung ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu. Ein solches elektronisches Fahrtenbuch ist als zeitnah und damit ordnungsgemäß geführt anzusehen, wenn die Angaben zum dienstlichen Fahrtanlass vom Dienstwageninhaber innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal eingetragen und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.^[3] Weitere Voraussetzung ist, dass sämtliche nachträgliche Änderungen im System dokumentiert sind.

Revisionssicher ist eine Software, wenn nach der erstmaligen Eingabe die Daten nicht mehr verändert werden können bzw. eine nachträgliche Änderung – ebenso wie beim papiernen Fahrtenbuch – vom System dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt wird. Besteht die Möglichkeit Daten zu ändern, ohne dass eine Dokumentation erfolgt, wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.2.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

[3] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.2.

[4] BFH, Urteil v. 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410.