Gesetzestext
(1) In Papierform vorliegende Schriftstücke können in elektronische Dokumente übertragen und in dieser Form anstelle der Schriftstücke in die Grundakte übernommen werden. Die Schriftstücke können anschließend ausgesondert werden, die mit einem Eintragungsantrag eingereichten Urkunden jedoch nicht vor der Entscheidung über den Antrag.
(2) Der Inhalt der zur Grundakte genommenen elektronischen Dokumente ist in lesbarer Form zu erhalten. Die Dokumente können hierzu in ein anderes Dateiformat übertragen und in dieser Form anstelle der bisherigen Dateien in die Grundakte übernommen werden.
(3) Wird die Grundakte nicht elektronisch geführt, sind von den eingereichten elektronischen Dokumenten Ausdrucke für die Akte zu fertigen. Die elektronischen Dokumente können aufbewahrt und nach der Anlegung der elektronischen Grundakte in diese übernommen werden; nach der Übernahme können die Ausdrucke vernichtet werden.
A. Allgemeines
Rz. 1
Text in der Fassung des Art. 1 Gesetz zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte im Grundbuchverfahren sowie zur Änderung weiterer grundbuch-, register- und kostenrechtlicher Vorschriften (ERVGBG), Gesetz vom 11.8.2009. Interne Verweise auf § 138 GBO finden sich in §§ 12b und 148 GBO. Die Vorschrift ermöglicht den grundbuchamtsinternen Medientransfer, der zum einen die Überführung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente und damit die Bedienung der elektronischen Akte ermöglicht, zum anderen bei möglicher elektronischer Übermittlung und fehlender E-Akte die Umwandlung in Papierdokumente, um der sukzessiven Einführung des ERV und der Grundakte Raum zu geben. Die Bestimmungen des § 138 GBO und des § 97 GBV lassen den Medientransfer zu und regeln dessen Umsetzung. Die Beweiskraft des ersetzenden Scannens beruht aber auf dem 2013 mit dem E-Justiz Gesetz eingeführten § 371b ZPO.
B. Übertragung von Papierdokumenten; Aussonderung
Rz. 2
Sämtliche in Papier vorhandenen oder noch so übermittelten Dokumente können nach Abs. 1 S. 1 in die elektronische Form überführt werden. Zu den weiteren Regelungen § 97 GBV Rdn 1 ff. und die Technische Richtlinie des BSI "BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)".
Rz. 3
Da eines der Ziele des ERV auch ist, Archivkapazitäten (und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand) zu verringern, sieht § 137 Abs. 1 S. 2 GBO die Aussonderung des Papierdokuments vor. Soweit es sich um Urkunden handelt, die im Zusammenhang mit einem Antrag auf Grundbucheintragung eingereicht wurden, sind diese mindestens bis zur Entscheidung über den Eintragungsantrag aufzubewahren, was gewährleisten soll, dass die Entscheidung auf der Grundlage der Originaldokumente getroffen werden kann. Dies mag aus Gründen der Beweiserheblichkeit naheliegen, zwingend ist es aber im Lichte der Beweiswirkung des § 371b ZPO i.V.m. § 437 ZPO nicht und deswegen schon in der Begründung auf die Fälle beschränkt, in denen es auf den Besitz der Urschrift oder Ausfertigung einer Urkunde zum Zeitpunkt des Grundbuchvollzugs ankommt, § 137 Abs. 1 S. 3 GBO. Die Einzelheiten der Aussonderung richten sich nach dem jeweiligen Landesrecht und ggf. datenschutzrechtlichen Bestimmungen und können für verschiedene Arten von Urkunden auch unterschiedliche Handhabungen vorsehen.
Rz. 4
Die Vorschrift begründet keine Verpflichtung zur Vernichtung von Schriftstücken oder deren Rückgabe an die einreichende Person. Daher ist auch eine weitere Aufbewahrung zulässig, wobei die Aufbewahrung nicht bei den Grundakten erfolgen muss. Die Rückgabe sollte jedoch dann – wie bisher auch – der Regelfall sein, wenn mit den Papierdokumenten noch eine anderweitige Verwendung naheliegt, in jedem Fall wenn der Einreicher dies beantragt. Werden aber z.B. Erbscheinsausfertigungen ausgesondert, sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Vernichtung so dokumentiert wird, dass für den Fall, dass der Erbschein eingezogen wird, ein Aufgebotsverfahren vermieden werden kann.
C. Übertragung von elektronischen Dokumenten
Rz. 5
§ 137 Abs. 2 GBO trägt dem Bedürfnis nach einer kontinuierlichen Anpassung der nach den Landesverordnungen (vgl. § 135 GBO Rdn 1) zugelassenen Übermittlungsformaten an die technische Weiterentwicklung Rechnung. Der Vorgang ist vergleichbar mit der Übertragung eines elektronischen Dokuments in die Papierform zum Zweck der Aufnahme in die (noch) in Papierform geführte Grundakte (Abs. 3): Es ist sicher zu stellen, dass das an die Stelle des elektronischen Originaldokuments tretende Surrogat inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmt. Einzelheiten der Übertragung regelt § 98 Abs. 2 GBV.