Reform: Erstellung öffentlicher Urkunden künftig elektronisch

Aktuell werden öffentliche Urkunden von Gerichten, Notaren und anderen zuständigen Stellen in den meisten Fällen immer noch auf Papier erstellt. Die Errichtung öffentlicher Urkunden auf elektronischem Weg ist bisher nur punktuell für Beurkundungen mittels Videokommunikation sowie für einfache elektronische Zeugnisse vorgesehen. Dies soll sich nach den Plänen des BMJ zugunsten der elektronischen Beurkundungsform schnell und grundlegend ändern.

Umständliche Medientransfers sollen minimiert werden

Der vorgelegte Gesetzesentwurf knüpft an die bereits bestehende Rechtslage an, wonach notarielle Urkunden seit dem Jahr 2022 auch elektronisch im sogenannten „Elektronischen Urkundenarchiv“ zu verwahren sind. Dieses elektronische Archiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde geführt und ermöglicht u. a. Notaren die elektronische Urkundensammlung. Seit dem 1.7.2022 muss jede errichtete notarielle Urkunde gescannt und in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen werden. Die Übertragung erfolgt nach einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Verfahren. Das Verfahren ist zeitraubend, enthält aufwendige Medientransfers und Medienbrüche und bindet dadurch unnötig Personal.

Vereinfachung der Kommunikation zwischen Notaren und Behörden

Der Gesetzentwurf hat die Vereinfachung des Beurkundungsverfahrens zum Ziel und bezweckt die Vereinfachung der Kommunikation der Notare mit Gerichten und mit Behörden. Nicht zuletzt sollen die Anmeldungen für die Eintragung in diverse Register wie Handels- und Gesellschaftsregister, das Genossenschafts- und das Partnerschaftsregister, die beim jeweiligen Registergericht zwingend elektronisch einzureichen sind, durch die von vornherein vorgenommenen elektronischen Beurkundungen zeit- und personalsparender werden.

Kernstück der Reform

Kernstück des Referentenentwurfs ist die Einführung der Aufnahme elektronischer Niederschriften zur Beurkundung von Willenserklärungen in Gegenwart der Beurkundungsperson nach § 8 Abs. 2 BeurkG-E.

• Künftig sollen die Beteiligten die Genehmigung der elektronischen Niederschrift, die auch weiterhin im Präsenzverfahren aufgenommen wird, durch Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch eigenhändige Unterschrift über ein geeignetes elektronisches Hilfsmittel (Unterschriftenpad oder Touchscreen) dokumentieren.
• Die Genehmigung soll in der elektronischen Niederschrift bildlich wiedergegeben werden.
• Die Beurkundungsperson selbst muss die Niederschrift mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, § 13a BeurkG-E.
• Die auf diese Weise erstellten Niederschriften sollen als öffentliche elektronische Dokumente i. S. v. § 371a Abs. 3 ZPO Beweiskraft wie andere öffentliche Urkunden besitzen.

Erweiterter Geltungsbereich auch für andere Beurkundungen

Auch Beurkundungen anderer Erklärungen sowie Beurkundungen von Tatsachen oder Vorgängen sollen durch die Aufnahme einer elektronischen Niederschrift möglich sein, § 36 Abs. 2 BeurkG-E. Eine Erklärung in einem elektronischen Dokument, die von dem Erklärenden mit einer notariell beglaubigten eigenhändigen elektronischen Namensunterschrift oder mit einem notariell beglaubigten eigenhändigen elektronischen Handzeichen versehen wurde, soll künftig gemäß § 129 Abs. 3 BGB-E als öffentlich beglaubigte Erklärung gelten.

Beurkundungsstelle entscheidet über die Beurkundungsform

Die Entscheidung darüber, ob eine papierförmige Urkunde oder ein elektronisches Dokument errichtet wird, soll künftig grundsätzlich bei der Beurkundungsstelle bzw. den Notaren liegen. Der Gesetzentwurf sieht kein Wahlrecht der Beteiligten hinsichtlich der papierenen oder der elektronischen Form vor. Eine Ausnahme soll für den Fall gelten, dass ein Beteiligter eine Vollmacht in Schriftform benötigt oder die beurkundeten Erklärungen zur Verwendung im Ausland bestimmt sind. In diesen Fällen erhalten die Beteiligten ein Recht auf Aushändigung in Papierform.

Niedrigschwelliges Signatursystem für Notare

Der Bundesnotarkammer soll künftig die Pflichtaufgabe übertragen werden, ein Signatursystem für die Signatur elektronischer Niederschriften bereitzustellen. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass den Notaren flächendeckend und niedrigschwellig zeitnah die erforderliche IT-Softwareausstattung zur Verfügung steht.

Finanzieller Aufwand wird durch Einsparungen kompensiert

Im Ergebnis wird nach Einschätzung des BMJ der mit der Einführung der elektronischen Beurkundung verbundene Aufwand für Notare und sonstige Beurkundungsstellen durch den mit der Einführung des Gesetzes reduzierten Zeit- und Personalaufwand mehr als kompensiert werden. Allein der Wegfall von Medientransfers (z.B. Einscannen und Ausdrucken von papierförmigen Dokumenten) soll den personellen Aufwand bei Beurkundungen künftig drastisch reduzieren. Das Gesetz soll die Übersendung elektronischer Dokumente im Verkehr mit Gerichten und Behörden ohne Medienbrüche und Medientransfers ermöglichen und damit maßgeblich zur Vereinfachung des elektronischen Rechtsverkehrs beitragen.

Verbesserte Koordination von digitalem Urkundenarchiv, E-Justiz und E-Government

Schließlich wird nach Auffassung des BMJ der Beitrag des elektronischen Urkundenarchivs zur Digitalisierung von Justiz (E-Justiz) und Verwaltung (E-Government) erheblich vertieft und durch die neuen Beurkundungsmöglichkeiten entscheidend ausgebaut. Das Ministerium sieht das neue Gesetz auch als wichtigen Beitrag zur Unterstützung der flächendeckenden Umstellung auf die elektronische Aktenführung in gerichtlichen Verfahren, die ab dem 1.1.2026 verpflichtend sein wird.

Weitere Beiträge zur Digitalisierung:

Das Justizpostfach für Bürger ist online

Das BMJ plant weitere Digitalisierungsschritte für die Justiz

Bundesjustizminister plant Bürokratieentlastungsgesetz

Künftig auch Verfassungsbeschwerden digital