Nach § 35 GmbHG wird die Gesellschaft durch einen oder mehrere Geschäftsführer vertreten. Diese Vertretungsbefugnis ist nicht beschränkbar. Die Vertretungsmacht für die GmbH wirkt nach außen und nach innen. Der Geschäftsführer hat also auch in der GmbH uneingeschränkte Weisungsbefugnis zu allen Sachverhalten und gegenüber allen Mitarbeitern. Allerdings ist er verpflichtet, Einschränkungen der Vertretungsmacht, die sich aus dem Gesellschaftsvertrag, aus einer eventuell erlassenen Geschäftsordnung oder dem Anstellungsvertrag ergeben, zu beachten.
Zu unterscheiden sind:
- Die Alleinvertretungs- bzw. Einzelvertretungsbefugnis eines Geschäftsführers, der alle Geschäfte für die GmbH alleine zeichnen kann, und
- die Gesamtvertretungsbefugnis, nach der mehrere vertretungsberechtigte Personen nur gemeinsam für die GmbH handeln können.
Die Regelung der Geschäftsführung in der Satzung ist möglich, aber nicht ratsam.
Musterformulierung Vertretungsbefugnis
"Der Geschäftsführer Hans Muster ist alleinvertretungsberechtigter Geschäftsführer der Gesellschaft."
Die Regelung lässt offen, ob Hans Muster ein Sonderrecht auf Einzelvertretungsbefugnis hat oder nicht. Wollen die Gesellschafter Herrn Muster künftig die Vertretungsbefugnis entziehen und diese z. B. in eine Gesamtvertretung ändern, ist unklar, ob Hans Muster hier zustimmen muss oder ob dies sonst nur aus wichtigem Grund gegen seinen Willen möglich ist. Um bei personellen Änderungen eine Änderung des Gesellschaftsvertrags zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine offene Klausel zu verwenden, die den Wechsel des Geschäftsführers berücksichtigt. Sollen einzelne Gesellschafter ein Sonderrecht auf die Geschäftsführung erhalten, sollte dies gesondert vereinbart werden.
Musterformulierung offene Vertretungsbefugnis
"Hat die Gesellschaft einen Geschäftsführer, so vertritt dieser die Gesellschaft allein."
Mit dieser Klausel spielt es keine Rolle, ob Herr Muster oder Frau Muster zum Geschäftsführer bestellt sind. Der einzige Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft immer allein. Wird ein zweiter Geschäftsführer bestellt, muss sichergestellt werden, dass die Geschäftsführer keine sich widersprechenden Vereinbarungen mit Dritten treffen. Hierzu ist eine vollständige Information aller Geschäftsführer über die Aktivitäten des jeweils anderen notwendig.
Eine verbindliche rechtliche Kontrolle dieser Informationsverpflichtung ergibt sich aus der Möglichkeit der Gesamtvertretungsvereinbarung. Geschäftsführer können danach rechtsverbindlich für die GmbH grundsätzlich nur gemeinsam mit einem oder mehreren anderen Geschäftsführern handeln.
Je mehr Geschäftsführer eine GmbH hat, desto umständlicher wird damit der Abstimmungs- und Informationsprozess. Um zu verhindern, dass die Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit so behindert wird, hat sich in der Praxis die Vereinbarung bewährt, wonach immer jeweils 2 Geschäftsführer gemeinsam oder der Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen für die GmbH handeln können. Damit ist sichergestellt, dass
- im Notfall schnelle, rechtsverbindliche Entscheidungen (Vertragsunterzeichnungen, sonstige Rechtsgeschäfte) zustande kommen,
- und kein Geschäftsführer alleine unkontrolliert handeln kann.
Musterformulierung gemeinsame Vertretung
"Die Gesellschaft hat einen oder mehrere Geschäftsführer. Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt dieser die Gesellschaft allein. Bei mehreren Geschäftsführern wird die Gesellschaft von zwei Geschäftsführern gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer in Gemeinschaft mit einem Prokuristen vertreten. Die Gesellschafterversammlung kann einem, mehreren oder allen Geschäftsführer Alleinvertretungsbefugnis erteilen."
Mögliche Vertretungsregelungen
Je nach geschäftlicher Betätigung der GmbH sind besondere Vertretungsregelungen in folgenden Beispielen vorteilhaft:
Beispiel 1: Als einer von mehreren GmbH-Geschäftsführern, der oft im Ausland unterwegs ist, muss sichergestellt sein, dass die GmbH jederzeit handeln kann. In diesem Fall muss für jeden Geschäftsführer Alleinvertretungsbefugnis vereinbart werden.
Beispiel 2: Die Gesellschafter einer GmbH mit mehreren Geschäftsführern wollen sicherstellen, dass alle Geschäfte einstimmig getragen werden (z. B. eine GmbH, deren Gesellschafter-Geschäftsführer verschiedenen Familien entstammen, die jeweils über alle Geschäftsvorgänge mitbestimmen wollen). Hierzu muss Gesamtvertretung aller Geschäftsführer gemeinsam vereinbart werden – mit den oben genannten Nachteilen).
Gesamtvertretung kann umgangen werden!
Aus § 78 Abs. 4 AktG, der auch auf die GmbH anwendbar ist, ergibt sich, dass gesamtvertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder einzelne von ihnen zur Vornahme bestimmter Geschäfte oder bestimmter Arten von Geschäften ermächtigen können. Dies gilt entsprechend, wenn ein einzelnes Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem Prokuristen zur Ver...
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