Zusammenfassung
Anzeigepflichten des Arbeitgebers bestehen in verschiedenen, zumeist gesetzlich geregelten Fällen, in denen das Arbeitsverhältnis auch öffentliche Interessen und Gemeinwohlinteressen betrifft bzw. ein besonderes, durch behördliche Aufsicht gesichertes Schutzbedürfnis seitens des Arbeitnehmers besteht. Die Anzeigepflichten dienen zum einen dazu, damit die Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Sozialleistungen von den entsprechenden Sozialleistungsträgern (Krankenkassen, Renten- oder Unfallversicherungsträgern, Arbeitsagenturen) erhalten. Zum anderen soll damit die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen oder sonstigen Vorschriften (z. B. Kündigungsschutz, Mutterschutz) überprüft werden können. Anzeigepflichten gegenüber Finanzämtern haben zentrale Bedeutung für die Besteuerung oder Gewährung fiskalischer Vergünstigungen.
Arbeitsrecht: § 17 KSchG (Massenentlassungsanzeige); § 1a AÜG (Anzeige der Arbeitnehmerüberlassung bei "Kollegenhilfe" von vorübergehender Dauer); § 163 Abs. 2 SGB IX (Anzeige der für die Berechnung der Schwerbehindertenbeschäftigungsquote erforderlichen Daten bei der Arbeitsagentur); § 27 MuSchG (Anzeige der Beschäftigung schwangerer und stillender Frauen bei der Aufsichtsbehörde).
Lohnsteuer: Die wesentlichen steuerlichen Anzeigepflichten des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt sind geregelt in den §§ 38 Abs. 4 Satz 2, 39e Abs. 4 Sätze 3, 5 EStG sowie 41c Abs. 4 Satz 1 EStG. Die Unterlassung eines förmlich anzuzeigenden Sachverhalts führt gemäß § 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO zu einer Anlaufhemmung der Festsetzungsfrist; das unterscheidet die Anzeigeverpflichtung von den sonstigen Mitwirkungs- und Mitteilungspflichten des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber haftet nach § 42d Abs. 2 EStG nicht, wenn er dem Finanzamt den steuerlichen Fehler anzeigt.
Sozialversicherung: Sozialversicherungsrechtlich sind § 28a SGB IV (Meldepflichten), § 28f Abs. 3 SGB IV (Aufzeichnungspflichten), §§ 192 und 193 SGB VII (Anzeigepflicht einer Unternehmenseröffnung und eines Versicherungsfalls) und die §§ 7 bis 13a BVV (Führung der Entgeltunterlagen) relevant.
Sozialversicherung
1 Meldungen zur Sozialversicherung
Damit die versicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer die notwendigen Leistungen von den Sozialversicherungsträgern erhalten, ist es wichtig, dass diese möglichst zeitnah über die entsprechenden Daten der Versicherten verfügen. Dazu ist es nötig, dass die Arbeitnehmer über Meldungen bei den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Diese Meldepflicht hat in der Sozialversicherung der Arbeitgeber.
2 Aufbewahrung/Führung von Entgeltunterlagen
Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich des SGB IV in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.
Nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) hat der Arbeitgeber zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum und für alle Beschäftigten getrennt nach Krankenkassen die dafür notwendigen Angaben grundsätzlich elektronisch zu erfassen.
Von der Verpflichtung, Unterlagen in elektronischer Form zu führen, können sich Arbeitgeber auf Antrag bis zum 31.12.2026 befreien lassen.
Private Haushalte
Private Haushalte als Arbeitgeber, die am Haushaltsscheckverfahren teilnehmen, müssen keine Entgeltunterlagen führen.
3 Berufskrankheiten
Der Betriebsunternehmer hat jeden Unfall in seinem Betrieb oder den Verdacht auf eine Berufskrankheit dem zuständigen Unfallversicherungsträger binnen 3 Tagen anzuzeigen.
Bei einer Betriebseröffnung hat der Unternehmer dem zuständigen Unfallversicherungsträger die für die Berufsgenossenschaft wesentlichen Angaben binnen einer Woche mitzuteilen. Diese Mitteilungspflicht gilt auch bei für den Unfallversicherungsträger relevanten Änderungen des Unternehmens.