Eine unentgeltliche Überlassung für private Fahrten wird in der Praxis der Ausnahmefall sein und liegt nur dann vor, wenn die vereinbarte private Nutzung des Fahrzeugs derart gering ist, dass sie für die Gehaltsbemessung keine wirtschaftliche Rolle spielt und nach den objektiven Gegebenheiten eine weitergehende private Nutzungsmöglichkeit ausscheidet (BFH, Urteil v. 4.10.1984, V R 82/83, BStBl 1984 II S. 808). Dies liegt vor, wenn dem Arbeitnehmer das Fahrzeug aus besonderem Anlass oder an nicht mehr als 5 Tagen pro Monat für private Fahrten überlassen wird.
Liegt – ausnahmsweise – eine unentgeltliche Überlassung vor, ermittelt sich die Bemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 4 Nr. 2 UStG mit dem Anteil der zum Vorsteuerabzug berechtigenden Ausgaben. Es wird aber nicht beanstandet, wenn von den lohnsteuerrechtlichen Werten ausgegangen wird.
Praxis-Tipp: Die lohnsteuerrechtlichen Werte sind als Bruttowerte anzusehen, aus denen die Umsatzsteuer herausgerechnet wird.
Im Regelfall wird die Überlassung eines Fahrzeugs für private Fahrten an das Personal im Rahmen eines entgeltlichen (tauschähnlichen) Umsatzes erfolgen.
Der Ort der entgeltlichen Überlassung an das Personal ist seit dem 30.6.2013 dort, wo der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz hat (§ 3a Abs. 3 Nr. 2 Satz 3 UStG).
Bei der entgeltlichen Überlassung eines Fahrzeugs an das Personal kann die Bemessungsgrundlage wie folgt ermittelt werden:
- Ermittlung anhand der 1 %-Regelung: Aus Vereinfachungsgründen können die lohnsteuerrechtlichen Werte angesetzt werden. Dabei sind neben der privaten Nutzung (für diese wird 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt) auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (0,03 % des Bruttolistenneupreises pro Entfernungskilometer pro Monat) sowie die Familienheimfahrten (0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer pro Fahrt) anzusetzen. Dies stellt einen Bruttowert (= Gegenleistung) dar, sodass die USt aus diesem Betrag herauszurechnen ist.
- Besteuerung anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs: Der gemäß dem Fahrtenbuch ermittelte Anteil der privaten Nutzung wird auf die Gesamtkosten des Fahrzeugs angewendet. Dabei sind auch die den Vorsteuerabzug ausschließenden Kosten mit einzubeziehen; die Anschaffungskosten sind auf den Abschreibungszeitraum – i. d. R. 6 Jahre – zu verteilen.
