Regelverfahren
Sobald sich der Arbeitgeber im Übergangszeitraum 2013 für die Nutzung von ELStAM entscheidet, hat er den Lohnsteuerabzug grundsätzlich nach ELStAM durchzuführen. Die Finanzverwaltung muss ihm dazu kostenfrei die Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch zur Verfügung stellen (Regelverfahren). Kann der Arbeitgeber nicht auf ELStAM zurückgreifen, etwa weil der Arbeitnehmer ihm nicht die Identifikationsnummer mitteilt, ist die Lohnsteuer anhand von Steuerklasse VI zu berechnen. Ausnahmen davon gelten – längstens für drei Monate -, wenn
der Zugriff auf ELStAM aufgrund technischer Schwierigkeiten nicht möglich ist oder
der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung über die ihm zuzuteilende Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat.In diesen Ausnahmefällen ist die Lohnsteuer anhand der dem Arbeitgeber bekannten persönlichen Besteuerungsmerkmalen durchzuführen. Wird die Identifikationsnummer nicht innerhalb von drei Monaten vorgelegt, müssen die ohne Rückgriff auf ELStAM erfolgten Lohnabrechnungen nachträglich korrigiert werden und auf Basis der Lohnsteuerklasse VI neu erstellt werden. Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitnehmer sein Geburtsdatum nicht mitteilt.
Der Arbeitgeber hat die über ELStAM abgerufenen Daten in das Lohnkonto des Mitarbeiters zu übernehmen.
Unzutreffende Daten führen zur Sperrung
Sind die in ELStAM erfassten Daten falsch, kann der Arbeitnehmer die Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnabzug nach § 30 Abs. 1 Satz 2 EStG stellen, in dem die richten Angaben aufgenommen werden. Der ELStAM-Abruf wird gesperrt. Die Finanzverwaltung spricht von einer Vollsperrung. Auf Änderungslisten kann der Arbeitgeber dann nicht mehr zugreifen, er hat die in der Bescheinigung enthaltenen Angaben der Lohnbesteuerung zugrundelegen.
Hebt das Finanzamt nach Korrektur der Daten die Sperrung wieder auf, wird dies dem Arbeitgeber durch eine sog. Änderungsliste bekanntgeben. Durch den ersten Abruf von ELStAM verliert die Bescheinigung ihre Wirkung. Sie darf dann nicht mehr verwendet werden.
Arbeitgeberpflichten unter Einschaltung eines Steuerberaters
Arbeitgeber und für diese tätige Dritte müssen sich zunächst einmalig für das Verfahren authentifizieren. Die Finanzverwaltung empfiehlt, sich für die Zertifikatsart "nicht persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat)" zu entscheiden, da diese unternehmensbezogen ausgestellt wird und somit verschiedenen Personen den Zugriff auf die Daten erlaubt.
Registrierung bei Elster
Führt der Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung selbst durch, muss er sich für den Datenabruf mit der Wirtschafts- Identifikationsnummer bei Elster einmalig registrieren. Wird ein anderer, z.B. Steuerberater, mit der Lohnbuchhaltung beauftragt, muss der Dritte sich mit seiner Wirtschafts-Indentifikationsnummer registrieren; der Arbeitgeber muss sich dann nicht registrieren, d.h. seine Wirtschafts-Indentifikationsnummer wird nicht benötigt.
Die Finanzverwaltung lässt es zu, dass Steuerberater oder andere mit der Lohnbuchhaltung beauftragte Dritte die Daten mehrerer Arbeitgeber zusammengefasst dem Finanzamt melden dürfen.
Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt voraussichtlich erst 2015
Die Wirtschafts-Identifikationsnummern (W-ID oder WIN, vgl. § 139 c AO), stellen das Pendant der Steuer-Identifikationsnummern für natürliche Personen nach § 139 b AO dar. Sie wird voraussichtlich im Kalenderjahr 2015 an alle Unternehmen – auch Einzelunternehmen, z.B. Einzelkaufleute und Freiberufler - vergeben, stehen also derzeit noch nicht zur Verfügung. Deshalb ist bis dahin die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte/Teilbetriebsstätte zu verwenden.
Änderungslisten beachten
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, monatlich ELStAM abzufragen und abzurufen Zur Vermeidung dieses Aufwandes bietet die Finanzverwaltung einen interessanten Mitteilungsservice an: Im Elster-Online-Portal kann beantragt werden, per E-Mail über etwaige Änderungen informiert zu werden. Erfährt er durch diesen Mitteilungsservice, dass sich keine Änderungen ergeben haben, braucht er ELStAM nicht abzurufen. Wird ihm mitgeteilt, dass sich Änderungen ergeben haben, ist er zum Abruf verpflichtet.
Arbeitnehmerpflichten gegenüber Arbeitgeber und Finanzverwaltung
Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinem Arbeitgeber zur Nutzung von ELStAM bei Eintritt in das Dienstverhältnis die dafür erforderlichen Informationen zu geben, insbesondere ihm seine Identifikationsnummer mitzuteilen und festzulegen, ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis um das erstes oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Ändern sich Verhältnisse des Arbeitnehmers, die nicht automatisch der Meldebehörde bekanntwerden, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, diese Änderung unverzüglich der Finanzverwaltung mitzuteilen. Hierzu zählen insbesondere:
eine dauernde Trennung von Eheleuten,
der Wegfall der Voraussetzungen des Entlastungsbetrages für Alleinerziehende und damit der Wegfall der Steuerklasse II, etwa weil eine Haushaltsgemeinschaft mit einer anderen erwachsenen Person begründet wird,
Wegfall der unbeschränkten Steuerpflicht, etwa durch Umzug ins Ausland, da dann u.a. die Berechtigung zur Zusammenveranlagung und damit günstigen Steuerklassen entfallen können.
Sind in ELStAM Daten zu seinen Gunsten hinterlegt, die falsch sind, muss der Arbeitnehmer die Finanzverwaltung, soweit er den Fehler erkennt, darüber informieren.
Positivliste des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer kann bei seinem Wohnsitzfinanzamt eine sog. Positivliste einreichen. Dann dürfen nur die in dieser Liste genannten Arbeitgeber ELStAM abrufen. Fehlt der Arbeitgeber in der Positivliste, ist die Lohnsteuer nach Lohnsteuerklasse VI zu berechnen, vgl. § 39 e Abs. VI Satz 8 EStG.
Negativliste des Arbeitnehmers
Umgekehrt zur Positivliste kann der Arbeitnehmer auch eine sog. Negativliste bei seinem Wohnsitzfinanzamt einreichen. Dann dürfen die dort genannten Arbeitgeber nicht auf ELStAM zugreifen. Kommt es zu einem Arbeitsverhältnis mit einem in der Negativliste aufgeführten Arbeitgeber, kann dieser nicht auf ELStAM zugreifen. Die Lohnsteuer ist dann auf Basis der Lohnsteuerklasse VI zu berechnen. Arbeitnehmer können darüber hinaus ELStAM auch vollständig sperren lassen, müssen dann aber in Kauf nehmen, dass sie ihren Lohn der Steuerklasse VI zu unterwerfen haben. Die Sperrung kann nur aufgehoben werden, wenn der Arbeitnehmer die Bildung und Bereitstellung von ELStAM allgemein freischaltet.
Einsichtnahme des Arbeitnehmers in ELStAM
Arbeitnehmer können bei dem für sie zuständigen Wohnsitzfinanzamt Auskunft über die in ELStAM hinterlegten Daten der letzten 24 Monate beantragen. Darüber hinaus können Arbeitnehmer in der Startphase von ELStAM die eigenen Daten abrufen. Dazu ist eine kostenfreie Registrierung unter Verwendung der eigenen Identifikationsnummer im Elster-Onlineportal erforderlich.
Antrag auf Steuerklasse I bei verheirateten Arbeitnehmern
Wollen verheiratete Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den Familienstand nicht mitteilen oder soll er über eine Eheschließung nicht informiert werden, können sie sich in Steuerklasse I einstufen lassen. Der Antrag darauf kann auch bereits vor der Eheschließung gestellt werden. Entsprechendes gilt für Kinderfreibeträge.
Hier kann auf die Eintragung des Kinderfreibetrages in ELStAM verzichtet werden. Arbeitnehmern sollte vor Antragsstellung bewusst sein, dass sich durch Einstufung in eine ungünstige Steuerklasse oder den Verzicht auf den Kinderfreibetrag in der Regel das Nettogehalt verringert wird. Das hat Auswirkungen auf etwaige Lohnersatzleistungen, die dann nur auf Basis des niedrigeren Nettogehalts berechnet werden.
