Elektronische Zuwendungsbestätigungen für Spenden

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde festgelegt, dass Spendenbescheinigungen – zutreffend ist der Begriff Zuwendungsbestätigung (§ 10b EStG i. V. m. § 50 Abs. 1 EStDV) – nach amtlich vorgeschriebenem Muster in Form von schreibgeschützten Dateien übermittelt werden können. Hierzu hat sich die Finanzverwaltung in einem BMF-Schreiben vom 6.2.2017 geäußert.

PDF-Datei zulässig

Durch den Zuwendungsempfänger elektronisch an den Zuwendenden übersandte Zuwendungsbestätigungen werden anerkannt und berechtigen damit zum Sonderausgabenabzug. Elektronisch übersandt bedeutet in diesem Zusammenhang, dass eine maschinell erstellte und dem amtlichen Muster entsprechende Zuwendungsbestätigung auf elektronischem Weg in Form einer schreibgeschützten Datei an den Zuwendenden übermittelt wird.

Dies wird in der Praxis oftmals eine schreibgeschützte PDF-Datei sein. Unerheblich ist damit, wer die Bestätigung zu Papier bringt – der Spendenempfänger wie bisher beim Briefversand oder der Spender durch den Ausdruck der übermittelten Datei. Die ausgedruckte Bestätigung ist schließlich in beiden Fällen identisch.

Voraussetzungen

Damit eine elektronische Übermittlung möglich ist, muss der Zuwendungsempfänger seinem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen anzeigen (entsprechend R 10b.1 Abs. 4 EStR). Dabei ist auch zu bestätigen, dass die folgenden Punkte erfüllt bzw. eingehalten werden:

• die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,
• darin ist eine Angabe über die Anzeige an das Finanzamt enthalten,
• eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder diese wird in eingescannter Form verwendet,
• das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,
• die Buchung der Zuwendungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden,
• der Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens ist für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (§ 145 AO); das erfordert eine Dokumentation, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) genügt.

Auswirkungen für die Praxis

Das BMF hat auch einen einprägsamen und werbewirksamen Slogan geschaffen: "Ihre nächste Spendenquittung schicken wir Ihnen gerne per Mail!" Darin kommt die wesentliche Neuerung auf Ebene der gemeinnützigen Organisation (z. B. eines Vereins) und auch beim Spender zum Ausdruck. Der bisherige papier- und portointensive Versand der Zuwendungsbestätigungen per Post entfällt. Für ab dem 1.1.2017 zufließende Spenden können die Bestätigungen per E-Mail versandt werden. Weiterhin möglich und zulässig ist aber auch der bisherige Papierweg.

Zwar ist die Übermittlung per E-Mail ein sehr zügiges und effizientes Verfahren der Kommunikation, doch im Vorfeld verursacht die Umstellung einigen Aufwand. So müssen insbesondere die bisher meist nicht bekannten E-Mail-Adressen der Spender erfragt und gespeichert werden.

Eine Besonderheit gilt es beim Zuwendungsempfänger noch zur Archivierungsfrist zu beachten: Wurde eine Zuwendungsbestätigung auf Papier erstellt und übersandt, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Ist die Spende hingegen elektronisch bestätigt worden, können die Daten bereits nach 7 Jahren gelöscht werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres der Zuwendung zu laufen.

Ausblick

Eine weitere Änderung wird kommen – die echte elektronische Zuwendungsbescheinigung. Obwohl die gesetzlichen Rahmenbedingungen bereits mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz (SteuBAG) vom 20.12.2008 geschaffen worden sind, ist bis heute der genaue Zeitpunkt der Umsetzung noch nicht bekannt. Möglicherweise werden die technischen Voraussetzungen bis Ende 2017 geschaffen sein. Gesetzlich geregelt wurde dies bereits in 2008 im damaligen § 50 Abs. 1a EStDV. Diese Norm wurde in 2016 leicht geändert und ist nun § 50 Abs. 2 EStDV.

Danach kann der Zuwendende den Zuwendungsempfänger bevollmächtigen, die Zuwendungsbestätigung der für seine Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Finanzbehörde nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe des § 93c AO zu übermitteln. Der Zuwendende muss dazu dem Zuwendungsempfänger seine Steuer-Identifikationsnummer (§ 139b AO) mitteilen. Die Spendendaten sind bis Ende Februar des folgenden Jahres zu übermitteln.

Wurden der Finanzverwaltung die Spendendaten übermittelt, muss auch der Spender hiervon benachrichtigt werden. Dem Zuwendenden sind die übermittelten Daten ebenfalls elektronisch oder auf Wunsch als Ausdruck zur Verfügung zu stellen und er ist auf die Datenübermittlung an die Finanzbehörde hinzuweisen.

Diese noch anstehende Änderung im Bescheinigungsverfahren wird für die Spendenempfänger, insbesondere für kleinere Vereine, einen erheblichen Verwaltungsaufwand verursachen und ggf. auch technische Änderungen mit sich bringen. Voraussichtlich wird die Datenübermittlung über das Elster-Verfahren vorzunehmen sein, was einen entsprechenden authentifizierten Zugang und geeignete EDV-Ausstattung voraussetzt. Ein Informationsschreiben an alle Spender, verbunden mit der Bitte um Bevollmächtigung und Mitteilung der Steuer-Identifikationsnummern wird unausweichlich sein.

Änderungen beim Spender

Doch auch beim Spender ist ab 2017 eine grundlegende Änderung eingetreten. Bisher musste die Zuwendungsbestätigung immer mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden. Nur bei kleineren Spenden bis 200 EUR genügte der Zahlungsbeleg. Anstelle der sog. Belegvorlagepflicht tritt ab 2017 die sog. Belegvorhaltepflicht (§ 50 Abs. 8 EStDV). Dies heißt, dass der Spendenbeleg nur noch auf Verlangen der Finanzbehörde vorzulegen ist. Aufzubewahren ist die Bestätigung aber in jedem Fall, und zwar bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der jeweiligen Steuerfestsetzung (Erhalt des Steuerbescheids).

Wenn dann eines Tages auch die elektronische Zuwendungsbestätigung umgesetzt ist, sind die erforderlichen Daten durch den Zuwendungsempfänger bereits übermittelt und das Finanzamt weiß dann bereits komplett über die Art und die Höhe der Spenden Bescheid. Diese Datenlage ist aktuell schon für die Werte zum Arbeitslohn bzw. zu den Rentenbezügen oder bestimmten Versicherungsbeiträgen gegeben.

BMF, Schreiben v. 6.2.2017, IV C 4 - S 2223/07/0012