Mit Schreiben vom 16.9.2013 äußert sich die Finanzverwaltung zu den Neuregelungen in der UStDV - kurz vor deren Inkrafttreten zum 1.10.2013. Allerdings gewährt sie gleichzeitig nochmals eine Übergangsfrist: Für alle bis zum 31.12.2013 ausgeführten Umsätze wird es nicht beanstandet, wenn das Gelangen eines Gegenstands in einen anderen Mitgliedstaat noch nach der bis zum 31.12.2011 geltenden Rechtslage nachgewiesen wird.
Die Aussagen der Finanzverwaltung können wie folgt zusammen gefasst werden:
- Die Angaben für die Gelangensbestätigung müssen sich nicht zwingend aus einem Beleg ergeben.
- Für die Gelangensbestätigung hat die Finanzverwaltung ein Formular vorgestellt. Dieses Formular ist in deutscher, englischer und französischer Sprache erhältlich (Anlagen 1-3 zu Abschn. 6a.5 UStAE).
- Die Gelangensbestätigung muss nicht nach dem amtlichen Vordruck erstellt werden.
- Die Gelangensbestätigung kann sich aus einem Zusammenspiel verschiedener Unterlagen ergeben; eine gegenseitige Bezugnahme der Belege aufeinander ist nicht erforderlich (z.B. eine Bestätigung über den Erhalt der Ware – Angabe des Orts und des Monats des Endes der Beförderung – auf einer Kopie der Rechnung; Bestätigung auf einem Lieferschein).
- Werden die Gelangensbestätigung oder die Dokumente, die die Inhalte der Gelangensbestätigung wiedergeben, in einer anderen Sprache als deutsch, englisch oder französisch ausgestellt, bedarf dies einer amtlich beglaubigten Übersetzung.
Die Gelangensbestätigung muss vom Empfänger oder von einem zur Abnahme des Liefergegenstands Beauftragten oder einem Vertreter des Abnehmers unterschrieben werden. So kann z.B. ein Arbeitnehmer des Leistungsempfängers, ein selbstständiger Lagerhalter oder ein letzter Abnehmer im Rahmen eines Reihengeschäfts mit der Warenannahme beauftragt sein.
Wichtig: Keine detaillierten Angaben werden von der Finanzverwaltung zu der Frage gemacht, wie der Nachweis zu führen ist, dass es sich um einen Beauftragten oder einen Vertreter handelt. Es wird lediglich ausgeführt, dass der Nachweis der Vertretungsberechtigung zu führen ist, wenn im konkreten Einzelfall daran Zweifel bestehen. Dann kann sich der Nachweis aus der Gesamtschau mit anderen Unterlagen (Lieferauftrag, Bestellvorgang, Firmenstempel des Abnehmers auf der Gelangensbestätigung) ergeben (Abschn. 6a.4 Abs. 2 UStAE). Dies ist im Ergebnis unbefriedigend, da im Vorhinein nie feststehen wird, wann solche „konkreten Zweifel im Einzelfall“ vorliegen.
Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übertragen, kann auf die Unterschrift verzichtet werden. Allerdings muss dann erkennbar sein, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Grundsätzlich sollen keine Zweifel an der Herkunft bestehen, wenn sich aus der Absenderangabe und dem Datum der Erstellung der E-Mail in dem sog. Header-Abschnitt der E-Mail der Empfänger der Warenlieferung ermitteln lässt oder wenn eine im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Durchführung des Liefervertrags bekannt gewordene E-Mail-Adresse verwendet wird. Allerdings muss die E-Mail-Adresse dem Lieferer nicht vorher bekannt sein. Es ist auch nicht erforderlich, dass die E-Mail-Adresse eine Domain enthält, die aus dem Ansässigkeitsstaat des Leistungsempfängers stammt.
Wichtig: Eine auf elektronischem Weg übermittelte Gelangensbestätigung kann auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden, eine elektronische Archivierung soll nicht notwendig sein (Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE). Soweit die Gelangensbestätigung per E-Mail übermittelt wird, soll auch die E-Mail archiviert werden, die für umsatzsteuerliche Zwecke ebenfalls in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann. In diesem Fall ist aber darauf zu achten, dass sich aus dem Ausdruck die Absenderangaben ermitteln lassen.
Gelangensbestätigungen können auch als Sammelbestätigungen erstellt werden. In einer solchen Sammelbestätigung können die Umsätze von bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Längere Bestätigungszeiträume sollen nicht möglich sein. Dabei ist zu beachten, dass es für die Zusammenfassung mehrerer Lieferungen in einer quartalsweisen Sammelbestätigung nur auf den Zeitpunkt der Lieferung ankommt und nicht auf den Zeitpunkt der Ankunft in dem anderen Mitgliedstaat oder den Tag der Ausstellung der Rechnung.
Beispiel: Unternehmer D aus Deutschland liefert am 25.1., 25.2. und 25.3. Ware an einen Abnehmer G nach Griechenland. D stellt jeweils am 10. des Folgemonats seine Rechnung. Die Waren kommen am 2.2., 2.3. und 2.4. bei G in Griechenland an.
Da die Lieferungen alle im ersten Quartal ausgeführt worden sind, kann G in einer Sammelbestätigung den Erhalt der Ware bestätigen. In der Sammelbestätigung muss ein Zusammenhang zwischen der Lieferung und dem Erhalt des Gegenstands hergestellt werden (z.B.: Ich bestätige den Erhalt der in der Rechnung XY aufgeführten Ware; die Ware ist bei mir im Oktober 2013 in … angekommen).
Wichtig: Ein besonderes Problem ergibt sich bei der quartalsweisen Gelangensbestätigung und der Abgabe monatlicher Voranmeldungen. Wenn der Unternehmer im Januar eine Lieferung ausführt, muss er – bei Dauerfristverlängerung – spätestens zum 10.3. die USt-VA für Januar abgeben. Die quartalsweise Gelangensbestätigung erhält er aber frühestens im April. Dies bedeutet, dass der Unternehmer, wenn er im März den Umsatz als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anmeldet, noch nicht alle Belegnachweise hat. Die Finanzverwaltung stellt dazu lediglich fest, dass die quartalsweise Sammelbestätigung auch bei der Pflicht zur Abgabe monatlicher Voranmeldungen zulässig ist (Abschn. 6a.4 Abs. 4 UStAE).
