Neue Erkenntnisse zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren

Zulässigkeitsvoraussetzungen

Die Rentenbezugsmitteilung hat nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu erfolgen. Im Datensatz sind zwingend die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) als auch das – melderechtliche, in der IdNr.-Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) gespeicherte – Geburtsdatum des Leistungsempfängers aufzunehmen. Bei einer fehlenden oder fehlerhaften Angabe eines dieser beiden Datenfelder scheitert die Datenübermittlung. Der Datensatz wird mit Fehler abgewiesen. Eine Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung mittels csv-Datei ist jedoch nur zulässig, wenn der Mitteilungspflichtige zuvor alle rechtlichen und technischen Möglichkeiten zur Ermittlung dieser für die elektronische Datenübermittlung erforderlichen Angaben ausgeschöpft hat.

Der Mitteilungspflichtige hat in nachvollziehbarer Form zu dokumentieren, dass er beim Leistungsempfänger die IdNr. und das melderechtliche Geburtsdatum erfragt hat und hierauf keine bzw. keine richtigen Angaben erhalten hat. Die Dokumentation ist erforderlich, damit die zentrale Stelle im Rahmen ihrer Prüfungen nach § 22a Abs. 4 EStG diesen Sachverhalt nachvollziehen kann. Aufgrund der in § 22a Abs. 1 EStG enthaltenen Pflicht zur Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung hat der Mitteilungspflichtige, z. B. bei Vertragsschluss, darauf hinzuwirken, dass ihm spätestens zum Zeitpunkt der Auszahlung alle für die Datenübermittlung erforderlichen Daten (insbesondere das melderechtliche Geburtsdatum) vorliegen (vgl. Rz. 15 des BMF-Schreibens vom 7.12.2011, IV C 3 – S 2257-c/10/10005: 003, BStBl I S. 1223). Zudem hat er alle ihm zur Verfügung stehenden Unterlagen, z. B. einen ihm vorliegenden Erbschein, auszuwerten.

Des Weiteren steht den Mitteilungspflichtigen ein maschinelles Anfrageverfahren zur Abfrage der steuerlichen IdNr. (MAV) zur Verfügung. Einzelheiten (z. B. Aufbau des Datensatzes) können bei der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) erfragt werden. Sollte bisher nur das MAV mit der Anfrageart 01 genutzt worden sein, hat eine weitere Anfrage mit der Anfrageart 02 zu erfolgen (Hinweis: Die Anfrageart 01 ist nicht mehr zulässig. Der amtlich vorgeschriebene Datensatz wird in Kürze entsprechend angepasst).

In den Fällen, in denen die IdNr. nicht vorliegt, weil die Antwort des BZSt im MAV noch aussteht (returnCode 4 – „Ihre Anfrage ist eingegangen; die Bearbeitung wird einige Zeit in Anspruch nehmen“), ist die Rentenbezugsmitteilung mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01) zu übermitteln, sobald die IdNr. vom BZSt mitgeteilt worden ist. Eine vorherige Meldung mittels csv-Datei hat nicht zu erfolgen. Ein Verspätungsgeld wird in diesen Fällen grundsätzlich nicht erhoben.

Soweit Ihnen nach einer MAV-Anfrage die IdNr. vorliegt, kann die Datenübermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01) dennoch scheitern. Wenn das im Datensatz angegebene Geburtsdatum von dem in der IdNr.-Datenbank gespeicherten melderechtlichen Geburtsdatum des Leistungsempfängers abweicht, wird der Datensatz mit Fehler 3004 abgewiesen. In diesen Fällen ist die Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung mittels csv-Datei vorzunehmen. Das BZSt darf Ihnen bei der Beantwortung einer MAV-Anfrage das melderechtliche Geburtsdatum nicht mitteilen.

Frist für die Übermittlung

Rentenbezugsmitteilungen sind in dem in § 22a Abs. 1 EStG genannten Übermittlungszeitraum zu übermitteln, also im Zeitraum 1.1. bis 1.3. des Jahres nach dem Leistungsjahr. Dies gilt auch für die Übermittlung mittels csv-Datei. Auf die Regelungen zum Verspätungsgeld nach § 22 Abs. 5 EStG wird hingewiesen.

csv-Datei

Die Beschreibung der csv-Datei sowie des csv-Tabellenkopfes finden Sie auf der Homepage des BZSt in der Rubrik Steuern National / Rentenbezugsmitteilungsverfahren /  Veröffentlichungen. Sie sind dort als Anlage 1 bzw. Anlage 2 zum Schreiben vom 13.11.2012 eingestellt. Der Aufbau und das Datenformat sind zwingend zu beachten. Auf die Ausfüllhilfe der ZfA wird hingewiesen. Ferner ist zu beachten, dass die vorgegebenen Muss-Felder zu befüllen sind.

Übermittlung der csv-Datei

Für die Übermittlung der csv-Dateien kommen zwei Verfahren in Betracht:

• Mittels Datenträger: Die in einer csv-Datei zusammengestellten Meldungen zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren sind passwortgeschützt auf einem Datenträger, z. B. einer CD-ROM, zu speichern und der ZfA (Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen, Bereich Kundenservice, Potsdamer Strasse 18, 14776 Brandenburg) zu übermitteln. Zusätzlich ist der ZfA per Mail (ZfA-MeFin@drv-bund.de) das Passwort zum Öffnen des Datenträgers zur Verfügung zu stellen. Die ZfA bestätigt den Eingang des Datenträgers und den Erhalt des Passwortes zum Öffnen des Datenträgers. Die ZfA stellt auf ihrer Homepage eine Ausfüllhilfe und ein Datenträgerbegleitdokument zur Verfügung. Sie finden die Dokumente im Downloadbereich unter Meldeverfahren / Besteuerung von Alterseinkünften.
• Mittels De-Mail: Die Übermittlung kann auch mittels De-Mail erfolgen. In diesem Fall ist zuvor Kontakt mit der ZfA aufzunehmen.

Berichtigung oder Stornierung

Wurden die erforderlichen Daten mittels csv-Datei übermittelt, ist bei nachträglicher Änderung der Übermittlungsdaten keine Berichtigung oder Stornierung mittels csv-Datei möglich. Es wird daher empfohlen, den Steuerpflichtigen auf die geänderten Daten hinzuweisen.

Nachträgliche Übermittlung von Rentenbezugsmitteilungen nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01)

Soweit dem Mitteilungspflichtigen nach Übermittlung einer Rentenbezugsmitteilung mittels csv-Datei die bisher für eine erfolgreiche Datenübermittlung nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz fehlenden Daten doch noch bekannt werden, wird empfohlen, die Rentenbezugsmitteilung nachträglich auch noch einmal nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01) zu übermitteln.

Häufig auftretende Fehler

Bei der Auswertung der csv-Dateien sowie im Rahmen der bei verschiedenen Mitteilungspflichtigen durchgeführten Prüfungen wurden folgende häufig auftretenden Fehler festgestellt:

• Es erfolgte kein vorheriger Übermittlungsversuch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Bitte beachten Sie, dass bei nicht erfolgtem Meldeversuch im Rahmen von Prüfungen nach § 22a Abs. 4 EStG grundsätzlich für alle Fälle Verspätungsgeld erhoben wird, sofern nicht die csv-Datei innerhalb des Meldezeitraums an die ZfA übermittelt worden ist.
• Die Ermittlungspflichten wurden nicht beachtet (z. B. Anforderung einer Kopie des Personalausweises, aus dem sich das melderechtliche Geburtsdatum ergibt); selbst naheliegende Prüfungen erfolgten nicht (z. B. Erfassungsfehler (z. B. Zahlendreher), Vertauschen der IdNrn. bzw. der Geburtsdaten bei Ehegatten, bei Zahlungen an Hinterbliebene: Angabe des Geburtsdatums des Verstorbenen anstatt des Leistungsempfängers).
• Die Regelungen zum teilbekannten Geburtsdatum (vgl. KHB-Mitteilungspflichtige, Kap. 2.1.1.4.7, Rz. 14 des BMF-Schreibens vom 7.12.2011, IV C 3 - S 2257- c/10/10005: 003, BStBl I S. 1223) wurden nicht beachtet (Beispiel: statt jhjj-00-00 wird jhjj-07-01 angegeben).
• Das MAV (Anfrageart 2) wurde nicht genutzt. Wird die IdNr. vom Steuerpflichtigen nicht mitgeteilt, haben Sie die IdNr. über das MAV beim BZSt abzufragen.
• Der Rücklauf zu den MAV-Anfragen wurde nicht überwacht.
• Es erfolgte eine Übermittlung, obwohl die MAV-Anfrage noch offen war (Returncode 4).
• Die Erstellung und Verschlüsselung sowie der Versand der Datenträger und des Passworts waren fehlerhaft; z. B. wurden falsche Dateiformate verwendet, eine falsche Adressierung vorgenommen oder falsche Passwörter übermittelt. Zudem wurden Rückfragen erschwert, weil Angaben zum Mitteilungspflichtigen fehlten.
• Die csv-Dateien entsprechen hinsichtlich ihrer inhaltlichen Befüllung nicht den Vorgaben des BMF-Schreibens zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren vom 7.12.2011 (IV C 3 - S 2257-c/10/10005: 003, BStBl I S. 1223).
• Es erfolgte die Verwendung eines nicht zutreffenden Übermittlungsgrundes.

Es wird um Beachtung der Hinweise und um Vermeidung der vorgenannten Fehler gebeten.

BZSt v. 22.12.2015