Forderungscontrolling: Das Risiko von Zahlungsausfällen ... / 2.3 Zahlungsziele

Eine wichtige Kennziffer bei der Überwachung von Forderungen ist das durchschnittliche Zahlungsziel, das die Kunden in Anspruch nehmen. Die Kennzahl kann individuell für jeden Kunden, jede Kundengruppe oder für das gesamte Unternehmen errechnet werden. Für einen ersten Überblick gibt es eine schnelle und einfache Berechnung, die auf Bilanzwerten beruht:

Durchschnittl. Zahlungsziel =	Forderungshöhe (aus Bilanz)	x 365 (Tage)
	Jahresumsatz (aus GuV)

Bei einem Umsatz von 12.283.650 EUR und Forderungen zum Bilanzstichtag in Höhe von 1.274.565 EUR ergibt sich als durchschnittliches Zahlungsziel ein Wert von

1.274.565 EUR	x 365 Tage = 37,9 Tage
12.283.650 EUR

Bei der Berechnung für einzelne Kunden oder Kundengruppen werden die Gesamtwerte durch die individuellen Werte ersetzt. Diese Vorgehensweise ist schnell und einfach zu realisieren. Sie hat jedoch einige Nachteile:

• Es müssen immer die letzten 12 Monatsumsätze zur Verfügung stehen. Das macht die Verwendung der Formel innerhalb des Jahres aufwändiger. Als Ausgleich könnten die verwendeten Tage auf den verfügbaren Zeitraum angepasst werden. Dadurch leidet jedoch die Genauigkeit.
• Das Ergebnis ist ein Durchschnittswert der letzten 12 Monate und berücksichtigt keine Veränderungen, die innerhalb des Jahres erfolgen.
• Die Kennzahl ist stichtagsbezogen. Ein Kunde mit langen Zahlungszielen und zufällig am Bilanzstichtag niedrigen Forderungen erhält eine gute Bewertung, obwohl diese nicht gerechtfertigt ist.

Zahlungsgewohnheit im Zeitablauf

Einen individuellen und wesentlich genaueren Wert liefert eine permanente Anpassung der durchschnittlichen Zahlungsgewohnheit. Dabei wird für jeden Kunden bei jeder Zahlung der neue Wert ermittelt. Die Berechnung der Tage wird mit dem Zahlungsbetrag gewichtet, sodass hohe Beträge mit hohem Anteil, niedrige Beträge mit geringem Anteil in den Durchschnittswert eingehen. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

• Für jeden Kunden wird in zwei Datenfeldern der bisherige Zahlbetrag und das bisherige durchschnittliche Zahlungsziel festgehalten.
• Bei jeder Zahlung wird das aktuelle Zahlungsziel ermittelt und mit dem bisherigen Durchschnittswert kombiniert.
• Die Formel lautet:

Neues durchschnittl. Zahlungsziel =	altes durchschnittliches Zahlungsziel x bisheriger Zahlbetrag + aktuelles Zahlungsziel x aktueller Zahlbetrag
	bisheriger Zahlbetrag + aktueller Zahlbetrag

• Der neue durchschnittliche Wert und der neue Zahlbetrag werden gespeichert.

Praxis-Beispiel

Berechnung des neuen Zahlungsziels

Hat ein Kunde bisher Zahlungen in Höhe von 154.600 EUR mit einem durchschnittlichen Zahlungsziel von 25 Tagen geleistet und jetzt eine Zahlung von 20.000 EUR nach 40 Tagen, ergibt sich folgende Rechnung:

Neues Zahlungsziel =	25 x 154.600 + 40 x 20.000	= 26,7 Tage
	154.600 + 20.000

Diese Formel berücksichtigt jede Veränderung und liefert individuelle Werte. Wird ein Zahlungsziel für eine Kundengruppe oder das Gesamtunternehmen benötigt, werden die individuellen Tage mit den individuellen Zahlungsbeträgen gewichtet, addiert und durch die Summe aller Zahlungsbeträge dividiert. Das Ergebnis ist wesentlich genauer als die Methode über die Bilanzwerte.

Praxis-Tipp

Berechnung sollte mit Fibu-Software möglich sein

Diese Formel zur Berechnung der individuellen durchschnittlichen Zahlungsziele ist Bestandteil der meisten digitalen Anwendungen, die in der Finanzbuchhaltung eingesetzt werden. Die eigene Berechnung z. B. mit einer Tabellenkalkulation kann entfallen. Die Werte stehen je Kunde zur Verfügung. Achten Sie bei der Einrichtung der digitalen Systeme darauf, dass diese Felder aktiviert werden.

Da sich die historischen Werte mit der Zeit der Geschäftsbeziehung stark aufbauen und das Ergebnis dominieren würden, müssen von Zeit zu Zeit die bisherigen Werte angepasst werden. Dazu kann z. B. der aufgelaufene Zahlbetrag auf einen durchschnittlichen Jahresumsatz gesetzt werden. Damit wird erreicht, dass aktuelle Veränderungen sich schneller in der Kennziffer niederschlagen.