Chaos vermeiden – Qualität managen: So geht es richtig

Ein sinniges und praxisnahes Qualitätsmanagement stellt für Kanzleien sicher, dass gewährleistet wird, dass es für alle Bereiche geordnete, klare und übersichtliche Handlungsanweisungen gibt. Denn gerade in der digitalen Arbeitswelt führt eine unstrukturierte Arbeitsweise zwangsläufig zu Chaos – ein Chaos, welches sowohl die Mandanten wie auch die Rendite der Kanzleien zu spüren bekommet.

Kanzleiprozesse schaffen, die gemeinsam gelebt werden

Festgeschriebene Prozesse und Arbeitsanweisungen sind nur dann von Relevanz, wenn sie auch tatsächlich gelebt werden. Niedergeschriebenes muss also auch in die Tat umgesetzt werden und den aktuellen Gegebenheiten entsprechen. Gleichzeitig muss es den effektivsten und sinnigsten Weg entsprechen, auf den sich die gesamte Kanzlei geeinigt hat. Denn ein gemeinsamer Prozess ist das Ergebnis eines gemeinsamen Dialogs. Nur durch einen Austausch aller Beteiligten kann der Kanzleiprozess gefunden werden, den alle Mitarbeiter mitgehen.

Die Besonderheit des Qualitätsmanagements für Steuerberatungskanzleien ist, dass Kanzleien im Gros ähnliche (digitale) Prozesse haben – der Unterschied liegt dabei lediglich im Detail. Leistungsprozesse wie die der Finanzbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und der Erstellung von Jahresabschlüssen sind – und das selbst unabhängig von der genutzten Kanzleisoftware – in größten Teilen identisch.

So muss zwangsläufig bei der Finanzbuchhaltung klar geregelt sein, wie die Eingangsrechnungen importiert werden (über welches Portal), welche Qualität die digitalen Belegbilder haben sollen und schließlich auch welche Dateigröße die Eingangsrechnungen haben dürfen. Erst nachdem hier die Abläufe und Strukturen klar geregelt sind, geht es darum, wie die steuerliche Würdigung in der Kanzleisoftware wie genau stattfindet.

Klare Strukturen schaffen Zeit, reduzieren Stress und steigern das Wohlbefinden

Die Etablierung von klaren Abläufen schafft bei Kanzleiinhabern und deren Mitarbeitern viel Klarheit darüber, was eigentlich zu tun ist, wer was zu erledigen hat und vor allem auch das, was nicht zu tun ist. Diese Klarheit führt dazu, dass in der Kanzlei die Produktivität erhöht wird, und daraus ergeben sich zeitliche Freiräume, die so dringend derzeit für das interne Arbeitsklima benötigt werden. Somit dürfen Strukturen nicht fälschlicherweise als Gängelung oder Kontrolle missverstanden werden, sondern vielmehr als Arbeitshilfen, die positive Effekte mit sich bringen.

Braucht eine Steuerberatungskanzlei zwingend ein Qualitätsmanagementsystem?

Eine Steuerberatungskanzlei braucht definitiv nicht zwingend eine DIN-Zertifizierung für die erfolgreiche Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems. Sie sollte sich aber mit ihren (digitalen) Prozessen intensiv beschäftigt haben und diese in einer optisch ansprechenden und schnell und einfach nachvollziehbaren Form festgehalten haben. Denn durch die immer digitaler und komplexer werdenden Prozesse ist dieses für die Mitarbeiter, den Kanzleiinhabern und schließlich auch für die Mandanten notwendig.