Der ideale Kommunikationskreislauf in der Steuerkanzlei

Keine zweite Chance für den ersten Eindruck

Der ideale Startpunkt dafür ist es, wenn schon von Beginn an einen klaren Prozess für die Einführung neuer Mitarbeiter gibt. Ein probates Mittel ist es, neuen Mitarbeitern in den ersten Monaten einen Paten oder Mentor an die Seite zu stellen. Standartmäßig sollten wöchentliche Feedbackgespräche mit der Kanzleiführung oder der Teamleitung stattfinden. Ganz selbstverständlich – und in der Praxis nur teilweise anzutreffen – sind einfache und übersichtliche Informationen, die üblicherweise in ein gut gepflegtes Mitarbeiterhandbuch gehören: Regelungen zu Arbeits- und Urlaubszeiten, Fortbildungsmöglichkeiten, sowie regelmäßige Team- und Mitarbeiterbesprechungen. Neue Mitarbeiter lernen so ihre neue Arbeitsumgebung kennen, wie die neuen Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten „ticken“, was in der Kanzlei bzw. im Team üblich ist, was erwartet wird und was man erwarten kann. Führungskräfte (Team- und Kanzleileitung) sind besonders wichtig für diese Orientierung. „Keine zweite Chance für den ersten Eindruck“ – dieser Leitsatz gilt hier besonders. Wird das berücksichtigt, liegt hier die Chance, gute Grundlagen für effektives Arbeiten und intakte Psychologische Verträge zu legen. Dieses Vorgehen gibt auch den nötigen Raum für Fragen und Feedback, denn vielfach haben neue Mitarbeiter Fragen, auf die die „alten Hasen“ nicht kommen würden, weil „es doch eh klar ist!“, wie es hier läuft. Je dichter die Kommunikation in der ersten Phase ist, umso schneller kann sich ein neuer Mitarbeiter in ein neues, auch komplexes Arbeitsumfeld einfinden.

Elemente eines guten Einführungsprogramms

• funktionierendes und eingerichtetes Arbeitsequipment ab dem 1. Tag (Telefon, Computer, E-Mail, Visitenkarte, Schlüssel, ...)
• Mitarbeiterhandbuch bzw. Kanzleiintranet oder internes Social Network (Arbeitszeit- und andere organisatorische/rechtliche Regelungen, Verwaltungsfragen, Who is who, Organigramm, Vision/Werte/Leitbilder, Ziele, interne Kommunikation, …)
• persönliches Willkommen im Team
• Pate für die ersten Wochen/Monate
• regelmäßige Feedbackgespräche mit Vorgesetzten

Gute Führung durch Feedback, Information und Partizipation

Im Arbeitsalltag zeigt sich nicht nur für neues Personal schnell, wie Leitbild und festgelegte Strategien gelebt werden und Veränderungsprozesse nicht nur angestoßen, sondern langfristige Entwicklungen permanent weitergetragen werden. Wie Sie als Führungskraft in jedem persönlichen Gespräch, in Teamsitzungen, bei der Delegation von Aufgaben und im Feedback an Ihr Team Bezug auf Werte, Strategien, Ziele und die langfristige Entwicklung der Kanzlei nehmen, bestimmt darüber, wie sich Ihr Team wertgeschätzt fühlt und mit der Kanzlei und deren Ziele identifiziert. Zudem gilt: Nur wenn die notwendigen Informationen vorhanden sind, können Mitarbeiter Verantwortung übernehmen sowie operativ effektiv arbeiten. In für ihre Arbeit relevanten Teilbereichen haben Mitarbeiter meist mehr Detailwissen (z. B. über bestimmte Mandantenbedürfnisse) als ihre Vorgesetzten. Auch aus Gründen der Motivation und Identifizierung mit internen Kommunikationsmaßnahmen sollten Mitarbeiter bei der Erarbeitung und bei der Umsetzung beteiligt sein, Mitspracherecht haben, Ideen einbringen und maßgeblich selbst mit umsetzen.

Elemente eines funktionalen Kommunikationskreislaufs in der Kanzlei

• Partner-Strategie-Retreat (2-4 mal jährlich)
  
• Partner-Sitzungen (wöchentlich bis 14-tägig; alternativ „Stille Stunde Strategie und Planung“ für Einzelkanzlei)
• Jährlicher Kanzlei-Retreat aller Personen zur Besprechung der Ziele und Projekte des nächsten Jahres und deren Einbettung in die Strategie (1-2 Tage)
• Mitarbeiter-Einzel-Gespräche (1-2 mal jährlich)
• wöchentliche Team- und Teamleitersitzungen (bei Teamstruktur)
• Kanzleirunden (Standing, 1-4 mal pro Monat, 15 bis max. 45 Minuten)
• Intranet bzw. Firmen-Social-Network (z. B. Bitrix24)
• anonyme schriftliche Mitarbeiterbefragungen alle 2 Jahre
• für Fortgeschrittene: Mitarbeiter-Wochen-Report (Dokumentation positiver und negativer Dinge, Lessons Learned, Status Missionsumsetzung, Mitarbeiter-Net-Promoter-Score, Beschwerden und Lobe durch Mandanten)
  

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