Mehr Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen

Die steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Deutschland verstehen sich traditionell als Partner des Mittelstands bei der praktischen Umsetzung von IT-gestützten Prozessen. Darauf wies der Präsident des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV), Harald Elster, am 27.10.2014 anlässlich des 37. Deutschen Steuerberatertages in München hin. Eine besondere Bedeutung komme dabei dem sog. ersetzenden Scannen zu, bei dem Papierbelege nach Durchführung eines strukturierten und dokumentierten Scanprozesses vernichtet, also nur noch in platzsparender und wirtschaftlich günstiger elektronischer Form vorgehalten werden.

Bisweilen, so Elster, bestehe bei Unternehmen und ihren Beratern aber noch eine große Unsicherheit, ob sie die Papierbelege nach dem Scannen risikolos vernichten dürfen. Es werde befürchtet, dass die Finanzbehörden die Vorlage der Originalbelege z. B. im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung doch noch verlangen könnten. Dies führe in der Praxis häufig zu einer Verdopplung des Aufwandes, da sowohl die Papier - als auch die gescannten Belege aufbewahrt werden.

Die Lösung biete hier die vom DStV gemeinsam mit der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) entwickelte "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege". Sie gebe ein Verfahren vor, das insbesondere auch für kleine und mittlere Unternehmen umsetzbar und praktikabel sei.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat bereits erklärt, auf der Grundlage dieser Verfahrensdokumentation gemeinsam mit dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) weitere Hilfestellungen für Unternehmen anbieten zu wollen.

In dieser Situation wäre es nach Ansicht des DStV sinnvoll, wenn das Bundesministerium der Finanzen offiziell bestätigen könnte, dass Belege, die nach dieser Verfahrensdokumentation gescannt und bereit gehalten werden, für steuerliche Zwecke nicht noch auf Papier vorgehalten werden müssen. Dies wäre nach Ansicht des Verbandes ein wichtiger Beitrag zum Bürokratieabbau.