Einführung und Anwendung der ELStAM-Datenbank

Mitteilung des Deutschen Steuerberaterverbands e. V (DStV):

Mit der in Kürze bevorstehenden Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM, sog. „ElsterLohn II“) gehört die alte Lohnsteuerkarte aus Papier nun endgültig der Vergangenheit an. Ab 1.1.2013 sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Verfahren zu nutzen und die ELStAM-Daten zum Datenabgleich abzurufen. Allerdings sieht die Situation inzwischen bedeutend besser aus als noch vor einem Jahr.

Der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) durfte im Rahmen der Sitzung seines Steuerrechtsausschusses am 3.9.2012 Frau Dipl.-Kffr. Christiane Grahn, fachliche Projektleiterin ELStAM aus dem für das Projekt federführend beauftragten Finanzministerium Nordrhein-Westfalen, zum fachlichen Austausch begrüßen. Sie stellte dem DStV die aktuellen Pläne zur Einführung des Verfahrens, die allgemeinen Abläufe bei der zukünftigen Anwendung der Datenbank sowie die Ergebnisse der Pilotphase vor.

Flexible Regelungen für Arbeitgeber in der einjährigen Einführungsphase!

Zum Abruf der Daten eines Arbeitnehmers benötigt der Arbeitgeber lediglich dessen Identifikationsnummer sowie dessen Geburtsdatum. Der Abruf der ELStAM-Daten durch den Arbeitgeber ist freiwillig ab 1.11.2012 möglich. Ab 1.1.2013 besteht zwar für jeden Arbeitgeber die Pflicht, das Verfahren zu nutzen. Die Finanzverwaltung gewährt jedoch eine Kulanzfrist bis zum 31.12.2013.

Unabhängig von speziellen Kriterien, wie beispielsweise der Betriebsgröße, kann jeder Arbeitgeber in diesem Zeitraum selbst entscheiden, wann er mit der Nutzung beginnt. Zudem ist es jedem Arbeitgeber überlassen, ob er das Verfahren zunächst nur für einen Mitarbeiter oder aber gleich für mehrere Angestellte durchlaufen lassen möchte. Allerdings muss mindestens eine Abrechnung pro Arbeitnehmer in 2013 mit ELStAM erfolgen, so dass als spätester Umstiegszeitpunkt die Lohnabrechnung 12/2013 gewählt werden kann. Bis zum erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber bleibt alles wie bisher. So gelten auch die bisher gewährten Freibeträge des Arbeitnehmers weiter.

Erst ab dem erstmaligen Abruf verlieren die Lohnsteuerkarte 2010 und die Ersatzbescheinigungen 2011 bzw. 2012 ihre Gültigkeit. Vom Zeitpunkt des Einstiegs an erfolgt keine Rückrechnung auf den 1.1.2013. Um etwaige Abweichungen in angemessener Zeit mit dem Arbeitnehmer klären und Anpassungen vornehmen zu können, soll eine gesetzliche Korrekturfrist eingeführt werden. Diese soll es dem Arbeitgeber ermöglichen, bei Abweichungen seine bisherigen Daten drei Monate ab dem Abruf weiter als Grundlage für die Lohnabrechnung zu verwenden. Innerhalb dieses Zeitraums kann er die Anmeldungen weiterhin in Papierform abgeben.

Erleichterungen für Arbeitnehmer

Ab dem 13.9.2012 sind die ELStAM für den Abruf durch die Arbeitnehmer auf der Internetseite "Elster" freigeschaltet. Hierfür ist eine Registrierung durch den Arbeitnehmer erforderlich. Im Rahmen des Registrierungsverfahrens erhält er einen persönlichen PIN, der ihm an seinen Hauptwohnsitz geschickt wird und durch den nur er Einsicht in sämtliche gespeicherte Daten erhält.

Für Arbeitnehmer gilt, dass Ereignisse, die bei der Meldebehörde registriert wurden, wie beispielsweise die Heirat, automatisch an das Bundeszentralamt für Steuern, welches für die ELStAM-Datenspeicherung sowie Weiterleitung zuständig ist, übermittelt werden. Der Arbeitnehmer muss dem für ihn zuständigen Finanzamt gegenüber nur noch tätig werden, wenn er beispielsweise eine ungünstigere Steuerklasse wählen möchte oder sich die Verhältnisse ändern. Er ist jedoch auch im elektronischen Abrufverfahren weiterhin dazu verpflichtet, jährlich Anträge für Freibeträge neu zu stellen. Für 2013 können diese Anträge ab dem 1.10.2012 auf amtlichen Vordruck eingereicht werden.

Erkenntnisse aus der Pilotierung

In der Pilotphase wurden Daten von ca. 618.000 Arbeitnehmern verglichen. In 85 % der Anmeldungen gab es keine Auffälligkeiten. Innerhalb der Datenabweichungen von 15 % traten die größten Abweichungen bei den Kinderfreibeträgen (34,4 %), bei der Steuerklasse (24,6 %), den Freibeträgen (21,5 %) sowie den Religionszugehörigkeiten des Steuerpflichtigen und dessen Ehegatten (zusammen: 18,6 %) auf. Lediglich bei 0,4 % sind die Anmeldungen gänzlich fehlgeschlagen.

Ursächlich für die Abweichungen waren häufig die Daten im Lohnkonto, die nicht aktuell waren. Zu einem geringeren Teil entsprachen auch die Daten in den ELStAM nicht den aktuellen Verhältnissen. Die Hersteller von Lohnbuchhaltungssoftware, die nicht an der Pilotierung teilgenommen haben, werden explizit von der Finanzverwaltung angeschrieben und informiert.

Ausblick
Derzeit werden zwei Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen erarbeitet, eines zur Einführung, welches noch im September 2012 erscheinen soll, sowie ein allgemeines Anwendungsschreiben. Darüber hinaus sollen im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2013 die rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen werden.

In Kürze wird als erste gezielte Information sowie Hilfe für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Leitfaden für Lohnbüros auf der Internetseite "Elster" veröffentlicht. Er soll die häufigsten Abweichungen erläutern und erklären, welche Maßnahmen im Falle falscher ELStAM zu treffen sind. Auf Basis dieser Broschüre sollen viele Fragen bereits im Lohnbüro klär bar sein. Weitere gezielte Informationen seitens der Finanzverwaltung sollen folgen.