Neue Fixkosten in der Schlussabrechnung

Während doe Bewilligungsstellen eine restriktive Praxis verfolgen, argumentieren viele Unternehmen und Steuerberater, dass Fixkosten erst mit der Schlussabrechnung endgültig festgestellt werden. Dieser Beitrag beleuchtet die aktuelle Lage, rechtliche Argumente und gibt praxisnahe Empfehlungen für Steuerberater und Unternehmen.

Welche Fixkosten sind betroffen?

Grundsätzlich waren im Rahmen der Überbrückungshilfen eine Vielzahl von Fixkosten förderfähig. Dazu zählten Mieten, Leasingraten, Versicherungen, Ausgaben für Elektrizität und weitere betriebliche Fixkosten. Problematisch ist jedoch die Frage, ob in der Schlussabrechnung Fixkosten angesetzt werden dürfen, die zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht bekannt oder vollständig angefallen waren.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Gastronomiebetrieb hatte während der Pandemie die Möglichkeit, neue Außensitzplätze zu schaffen und dafür eine zusätzliche Fläche angemietet. Da diese Anmietung erst nach dem ursprünglichen Antrag erfolgte, wurde sie nicht in den ursprünglichen Fixkosten aufgeführt. In der Schlussabrechnung taucht diese Ausgabe nun auf – die Bewilligungsstelle lehnt die Berücksichtigung jedoch mit Verweis auf die ursprünglichen Antragsangaben ab.

Aktuelle Position der Bewilligungsstellen

Die Bewilligungsstellen argumentieren, dass neue Fixkosten nur in Ausnahmefällen akzeptiert werden können. Ihre Begründung basiert auf mehreren Punkten:

• Notwendigkeit eines Änderungsantrags: Nach Ansicht der Behörden hätten nachträgliche Fixkosten über einen Änderungsantrag geltend gemacht werden müssen. Da die Fristen hierfür abgelaufen sind, erfolgt in vielen Fällen eine Ablehnung.
• Beihilferechtliche Bedenken: Die Bewilligungsstellen stützen sich auf die Argumentation, dass eine rückwirkende Berücksichtigung gegen beihilferechtliche Vorgaben verstoßen könnte, da der beihilferechtliche Rahmen der Corona-Hilfen am 30. Juni 2022 ausgelaufen ist.
• Plausibilitätsprüfung: Neue Fixkosten werden nur dann anerkannt, wenn ein "begründeter Einzelfall" vorliegt. Dabei entscheiden die Bewilligungsstellen nach eigenem Ermessen, was eine hohe Unsicherheit für Antragsteller bedeutet.

Rechtliche Argumente für die Zulässigkeit neuer Fixkosten

Aus rechtlicher Sicht gibt es mehrere Argumente, die gegen die restriktive Haltung der Bewilligungsstellen sprechen:

• Keine Pflicht zum Änderungsantrag: In den offiziellen FAQ zur Überbrückungshilfe wurde nie ausdrücklich gefordert, dass neue Fixkosten zwingend über einen Änderungsantrag hätten angemeldet werden müssen. Die Formulierung, dass ein Änderungsantrag gestellt "werden kann", lässt Interpretationsspielraum.
• Konzeption der Schlussabrechnung: Die Schlussabrechnung dient ausdrücklich der endgültigen Feststellung der tatsächlich entstandenen Fixkosten. Daher sollte es unerheblich sein, ob bestimmte Fixkosten bereits im ursprünglichen Antrag enthalten waren.
• Beihilferechtliche Argumentation: Die Bewilligungsstellen verweisen auf das Ende des beihilferechtlichen Rahmens, doch tatsächlich ist die Schlussabrechnung Bestandteil des ursprünglichen Antragsverfahrens. Fixkosten, die innerhalb des Förderzeitraums angefallen sind, sollten daher weiterhin berücksichtigt werden können.
• Gleichbehandlungsgrundsatz: Unternehmen, die vorsichtig kalkuliert und zunächst niedrigere Fixkosten angesetzt haben, werden durch die restriktive Praxis benachteiligt. Dies widerspricht dem Grundsatz der Gleichbehandlung.

Im Einzelfall gerade bei hohen Fixkostenpositionen ist es sinnvoll, die hier nur grob angerissenen Argumente mit anwaltlicher Begleitung viel ausführlicher darzustellen. Denn es gibt einen wichtigen Aspekt, den Steuerberater und Unternehmen beachten müssen: Im Klageverfahren berücksichtigen die Verwaltungsgerichte nur solchen Sachverhaltsvortrag, der auch schon im Schlussabrechnungsverfahren eingeführt war. Daher kann es bei großen Positionen auch für Steuerberater sinnvoll sein, auf die Einbeziehung von Anwälten zu bestehen. Denn sonst könnten Unternehmen später gegenüber dem Steuerberater als prüfenden Dritten argumentieren, er habe zu wenig vorgetragen, und ihn gegebenenfalls in Haftung nehmen.

Tipps für Steuerberater und Unternehmen

Um neue Fixkosten erfolgreich in der Schlussabrechnung geltend zu machen, sollten Steuerberater und Unternehmen strategisch vorgehen:

1. Detaillierte Dokumentation

• Alle relevanten Belege, Rechnungen und Zahlungsnachweise sollten sorgfältig aufbewahrt werden.
• Eine nachvollziehbare Begründung für das nachträgliche Anfallen der Fixkosten sollte schriftlich festgehalten werden.
• Falls ein Änderungsantrag nicht gestellt wurde, sollte erläutert werden, warum dies nicht möglich oder erforderlich war.

2. Rechtsmittel in Betracht ziehen

• Falls die Bewilligungsstelle neue Fixkosten ablehnt, kann ein Widerspruch oder eine Klage sinnvoll sein.
• Da es bisher keine einheitliche Rechtsprechung gibt, kann es sich lohnen, eigene Argumente vor Gericht prüfen zu lassen.

Beispielhafte Vorgehensweise bei Ablehnung

Angenommen, ein Unternehmen hat im Zuge der Pandemie eine neue Software für die digitale Kundenverwaltung angeschafft, um sich an die veränderten Geschäftsbedingungen anzupassen. Diese Kosten wurden erst in der Schlussabrechnung berücksichtigt, da sie im ursprünglichen Antrag nicht vorhersehbar waren.

Die Bewilligungsstelle lehnt die Berücksichtigung mit der Begründung ab, dass diese Fixkosten nicht im ursprünglichen Antrag enthalten waren. In diesem Fall könnte das Unternehmen argumentieren, dass die Software eine notwendige betriebliche Anpassung war, die im Förderzeitraum tatsächlich angefallen ist und daher erst in der Schlussabrechnung korrekt angegeben werden konnte.

Eine juristische Auseinandersetzung könnte hier dazu führen, dass die Bewilligungsstelle die Kosten im Rahmen des Widerspruchsverfahrens doch noch akzeptiert oder dass ein Gericht im Klageverfahren die restriktive Praxis infrage stellt.

Fazit

Die Berücksichtigung neuer Fixkosten in der Schlussabrechnung bleibt umstritten. Während die Bewilligungsstellen eine restriktive Linie verfolgen, gibt es erhebliche rechtliche Argumente für eine nachträgliche Berücksichtigung. Unternehmen und Steuerberater sollten daher eine gründliche Dokumentation sicherstellen, frühzeitig den Dialog mit den Bewilligungsstellen suchen und auf mögliche Rechtsmittel vorbereitet sein, um ihre Ansprüche durchzusetzen.

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• Gefahren durch lange Bearbeitungszeiten bei den Schlussabrechnungen
• Abgelehnte Fördermonate aus der Antragsphase in der Schlussabrechnung der Überbrückungshilfe
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