Ergebnisse der Online-Umfrage zur Personalgewinnung in Steuerkanzleien

1. Wie ist die interne Führung und was wird dem Personal geboten?
2. Wie wird Personal gewonnen?

Im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitnehmer

Die Umfrage (aus: Hausmann, U. / Dietz, 2014, Personalmarkt Steuerberatung) zeigt, dass der Wettbewerb um Personal schon in den letzten Jahren sehr viel härter geworden ist:

• knapp 30% der teilnehmenden Kanzleien haben in den letzten zwei Jahren wichtige Mitarbeiter verloren, die sie gern gehalten hätten.
• 44% geben an, keine Probleme damit zu haben, qualifizierte Mitarbeiter in der Kanzlei zu halten. 
• 81% der Kanzleien fällt es schwer, freie Stellen mit qualif zierten Mitarbeitern zu besetzen.
• Der Konkurrenzdruck um Personal mit anderen Branchen wird mit 66% annähernd gleich wahrgenommen wie der Wettbewerb zu anderen Kanzleien (64%).

Kanzleien müssen mit der mittleren und größeren gewerblichen Wirtschaft mithalten können, denn die wirbt Personal aus Kanzleien ab bzw. zieht potenzielle Kanzlei-Bewerber ab. Üblicherweise werden dort auch für Buchhalter höhere Gehälter als in Steuerkanzleien gezahlt. 

Anreize und Bindung des Personals an die Kanzlei – best practices

• Gehalt 10% über dem ortsüblichen Branchen-Schnitt zahlen
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Leitbild- und Visionsentwicklung beteiligen
• (teilweise) Einbeziehen des gesamten Teams in die Strategieentwicklung
• Personal substanzielle Verantwortung in der Mandantenbetreuung geben und viel Mandantenkontakt (auch beim Mandanten) ermöglichen
• großzügige Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen eines persönlichen Erfolgs- und Entwicklungsplans für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter
• Wertschätzung dafür, dass Dinge konsequent richtig gemacht werden → mindestens in wöchentlichen Teamsitzungen erwähnen

Reicht Ausbildung als Antwort auf den demografischen Wandel?

Nur 20 % der Kanzleien geben an, mit dem demografischen Wandel keine Probleme zu haben, während 51% das Problem erkannt, aber noch keine Strategie dafür haben. 13% der Kanzleien setzen hier insbesondere auf eigene Ausbildung und duale Studiengänge.

Die Statistik zeigt, dass darin allein keine Zukunftsaussicht für alle Steuerkanzleien liegt: Es gibt weniger als 6.000 Azubis im dritten Lehrjahr, von denen üblicherweise 20% in die Industrie abwandern. Unterm Strich zu wenig für 54.000 Steuerkanzleien in Deutschland.

Wie gewinnen Steuerkanzleien heute neues Personal?

Es gibt keine Faustformel bei der Personalgewinnung, denn eine Maßnahme die in der einen Kanzlei funktioniert, zeigt in der anderen geringen Erfolg. Das unterstreicht, dass für den Erfolg am Arbeitsmarkt eine strategische Herangehensweisen nötig ist. Aktuell gibt es in Steuerkanzleien bei allen Methoden Erfolgs- und Misserfolgserlebnisse.

Hat die Stellenanzeige ausgedient?

1. 43 % der befragten Kanzleien stufen "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" als erfolgreichste Methode der Personalgewinnung ein, während 20 % diese Methode ohne Erfolg zu nutzen versuchen.
2. Für 36 % der Kanzleien funktionieren Stellenanzeigen in lokalen/regionalen Zeitungen noch, ähnliche viele Kanzleien (37 %) sind damit erfolglos. Das Verhältnis sieht bei Online-Jobbörsen besser aus: 35 % erfolgreicher versus 25 % erfolgloser Einsatz in Kanzleien.
3. 35 % der Kanzleien nennen als wichtigste Personalgewinnungsmaßnahme die eigene Homepage, während 29% darüber kein neues Personal gewinnen können und der Rest der Kanzleien (36 %) die eigene Homepage noch nicht einmal zur Personalgewinnung einsetzt. 

Zusätzlich zu den oben genannten Maßnahmen geben einzelne Kanzleien als besonders erfolgreich an:

• Mund-zu-Mund-Propaganda
• Agentur für Arbeit
• Ausbildung
• Übernahme von Azubis

Handwerkliche Details der Personalführung in Steuerkanzleien

Wie erfolgt die Einarbeitung neuen Personals?

 Der erste Baustein guter Führung ist eine gut geplante Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die Umfragedaten zeigen Licht und Schatten – einen systematischen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter/-innen haben nur 32 % der Kanzleien. Allerdings begleiten in immerhin 57 % der Kanzleien Paten neue Mitarbeiter/-innen in den ersten Monaten. Ein eigenes Handbuch und Checklisten für Mitarbeiter nennen 22 von 514 Kanzleien als Unterstützung für die Einarbeitungsphase. Das ist in topgeführten Kanzleien ein Standard.

Zwei-Klassen-Gesellschaft im Führungshandwerk

Zentrale Führungsinstrumente wie mindestens jährliche Mitarbeiterentwicklungsgespräche werden immerhin von 57 % der teilnehmenden Kanzleien durchgeführt. In 38 % der Kanzleien antworteten, dass diese Gespräche mit konkreten Zielvereinbarungen für das jeweils nächste Jahr verbunden sind.

Mitarbeiterentwicklungsgespräche gehören nach unserer Erfahrung zum elementaren und unerlässlichen Handwerkszeug der Führung. Wo es bisher noch ohne ging, werden der wachsende Anspruch an die Qualität der Führung und der Wettbewerbsdruck im Arbeitsmarkt das Fehlen solcher Instrumente in den nächsten Jahren gnadenlos.

Personalentwicklung

Seminare und Weiterbildungsmöglichkeiten bieten Kanzleien vor allem vor fachlichem Hintergrund wohl alle an. Einen systematischen Weiterbildungsplan haben aber nur 24 % der Kanzleien.

Besprechungskultur

Nur gut informierte Mitarbeiter können im Sinne des Unternehmens handeln. Hier zeigt sich ein ähnliches Bild wie bei den Mitarbeitergesprächen. In 47 % der Kanzleien finden mindestens monatliche Teambesprechungen statt, in 16 % wöchentliche. Auch hier nutzt ein erheblicher Anteil der Kanzleien off ensichtlich Standard-Führungs-Werkzeuge noch nicht in ausreichendem Maße.

Mitarbeiter als motivierte Mitunternehmer

Mitarbeiter sind dann besonders motiviert und engagieren sich gerne, wenn Sie aktiv in der Entwicklung der Kanzlei mitwirken können. Eckpunkte der Kanzleiziele werden naturgemäß durch die Inhaber gesetzt. Aber warum nicht mit allen Führungskräften oder bei überschaubaren Teams mit allen Personen mindestens einmal im Jahr die Schwerpunkte der Arbeit des nächsten Jahres beleuchten und gemeinsam erarbeiten? 32% der Kanzleien führen einen jährlichen Kanzleiworkshop mit dem gesamten Team durch und nutzen damit ein Motivationspotenzial, auf das zwei Drittel der Kanzleien heute noch verzichten.

Aus einzelnen Nennungen und den Kanzleien, die zeitgemäße Führungsinstrumente schon nutzen, zeigt sich aber auch, dass die besten Kanzleien schon sehr weit fortgeschritten sind und vieles richtig machen. Das ist schön für die, die so weit sind. Für die anderen verschärft es den Wettbewerb und erhöht den Branchen-Standard.