„Daten sind das neue Gold“ und doch kommen Steuerabteilungen nur selten an alle Daten, die sie für ihre Beratungstätigkeit brauchen. Das liegt zum einen an der Datenlandschaft – und zum anderen an den Steuerabteilungen selbst. Wie die Transformation zum Business Partner dennoch gelingt und welche Rolle Daten dabei spielen, erzählt Christian Stender, Head of Tax Innovation and Technology bei KPMG, im Interview.
Herr Stender, was machen Sie als Tax Innovation und Technology Verantwortlicher?
Hauptsächlich beschäftigen mein Team und ich uns mit der Frage, wie wir bestehende Prozesse in der Steuerberatung mit Hilfe von Daten effizienter gestalten können. Damit verbunden ist die Frage, wie wir die erforderlichen Daten verfügbar machen können. Und das ist nicht immer so einfach.
Warum nicht?
Die Herausforderung liegt in der Vielzahl der steuerrechtlich relevanten Datenquellen. Dabei bedeutet „Datenquelle“ nicht gleich „Datenbank“. Häufig sind es einfache PDFs oder Dokumente in Papierform, die wichtige Informationen enthalten und zu berücksichtigen sind. Im Ergebnis heißt das, dass wir aus unstrukturierten Daten wie Papier, pdf oder Datensätzen aus verschiedenen Datenbanken, eine einheitliche und auswertbare Datenbasis machen. Das ist eine echte Aufgabe.
Was sollten Steuerabteilungen stattdessen tun?
Um diese Situation zu verbessern, braucht es einen Change-Prozess in der gesamten Organisation: Wenn die Steuerabteilung frühzeitig eingebunden und zum Beispiel an der Ausgestaltung von Prozessen beteiligt ist, lassen sich Datenqualität und -verfügbarkeit optimieren. Dafür sollten Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Steuerabteilung sensibilisiert werden. Gleichzeitig ist den Kolleginnen und Kollegen der Steuerabteilung zu raten, proaktiver ihre Bedarfe zu kommunizieren.
Wie erreicht man diesen „Change“?
Das geht nur, wenn der Prozess ganz oben beginnt. Der Change beginnt beim CFO, der versteht, dass viele Themen gar nicht von der Steuerabteilung gelöst werden können, da die Process Owner im Accounting oder in anderen Abteilungen zu finden sind. Ein Vertriebler hat ebenfalls die Aufgabe, zur steuerlichen Compliance beizutragen und steuerlich relevante Themen seines Bereichs zu kennen. Nicht alles ist Aufgabe der Steuerabteilung. Das ist das Mindset, das sich ändern muss. Doch das geht nur, wenn sich die Kultur im Unternehmen ändert.
Es geht also darum, das Denken in Abteilungsgrenzen aufzubrechen?
Absolut. Es geht grundsätzlich darum, Prozesse End-to-End zu denken. Schaut jeder nur auf den eigenen Prozessabschnitt, geht zu viel verloren. Vieles, was steuerlich relevant ist, passiert doch an ganz anderen Stellen im Unternehmen. Die klassischen Beispiele sind die Buchung von Künstlern im Marketing oder die Abrechnung von Betriebsveranstaltungen bei HR. Es reicht nicht zu sagen: „Das macht schon die Steuerabteilung“. Das ist ineffizient. Besser wäre das abteilungsübergreifende Arbeiten. Und das funktioniert nur, wenn Steuerberaterinnen und Steuerberater Teil der Wertschöpfungskette werden.
Es reicht nicht zu sagen: „Das macht schon die Steuerabteilung“. Das ist ineffizient. Besser wäre das abteilungsübergreifende Arbeiten.
Woran liegt es, dass die Prozessbeteiligung der Steuerabteilungen noch nicht in der Praxis funktioniert?
Ich denke, viele Unternehmen haben in der Vergangenheit auf die falschen Effizienztreiber gesetzt. Große Konzerne haben beispielsweise Servicecenter aufgebaut und Kontenpläne reduziert – dadurch aber wertvolle Daten und Informationen verloren. Jetzt ist es an der Zeit, diese Informationen mit Hilfe von Technologie wieder zu sammeln und anzureichern, um damit steuerlich arbeiten zu können.
Scheitert die Prozessbeteiligung eventuell auch an einem Imageproblem der Steuerabteilungen?
Durchaus, die Steuerverantwortlichen sollten sich viel stärker als Business Partner im Unternehmen positionieren. Das Bewusstsein dafür ist heute da, es kann aber nur funktionieren, wenn auch die benötigten personellen Kapazitäten vorhanden sind. Diese könnten beispielsweise durch die Automatisierung von Teilprozessen freigesetzt werden.
Welche Themen und Kompetenzen Steuerabteilungen zukünftig im Blick haben sollten, fasst Prof. Dr. Peter Fettke vom Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz im Beitrag zusammen.
Wie viel Automatisierungspotenzial sehen Sie da für die kleinen Steuerberatungen?
Meiner Meinung nach haben gerade kleinere Steuerkanzleien bessere Chancen, ihre Prozesse zu automatisieren, weil sie Accounting- und Finance-Funktionen bereits integriert haben. Die Großen denken noch zu sehr in ihren Silos. Doch auch die Kleinen können nicht alles auf einmal automatisieren. Vielmehr geht es darum, wichtige Aufwandstreiber zu identifizieren, zu priorisieren und dann einen strategischen Fahrplan für die nächsten Jahre zu entwickeln.
Wie sinnvoll eine robotergestützte Prozessautomatisierung für Steuerkanzleien sein kann, hat Fachjournalist Karsten Zunke im Interview mit Digitalisierungsexperte Eugen Müller in Erfahrung gebracht.
Welche Rolle spielt die Finanzverwaltung bei der Digitalisierung?
Mit den steigenden globalen Anforderungen wird der Flickenteppich im Land immer größer. Jedes Land setzt die Bestimmungen wie DAC 6, DAC 7 oder Pillar 2 anders um. Das bindet Kapazitäten und verhindert das Bilden von Synergien. Wir müssen weg von individuellen Ländervorgaben und stattdessen allgemeine Vorgaben entwickeln. Nehmen wir das Beispiel Grundsteuer in Deutschland: Hier gibt es ein Bundesgesetz, aber unterschiedliche Landesgesetze. Wir schaffen es also nicht, allgemeingültige Anforderungen umzusetzen. Der Föderalismus ist hier nicht förderlich.
Wir müssen weg von individuellen Ländervorgaben und stattdessen allgemeine Vorgaben entwickeln.
Was geben Sie Steuerberaterinnen und Steuerberatern mit auf den Weg?
Weitermachen! Es gibt in Bezug auf Digitalisierung und Automatisierung der Branche bereits viele gute Ansätze wie das IDSt (Institut für Digitalisierung im Steuerrecht). Wenn man diese Ansätze weiterverfolgt und den Dialog mit dem Finanzamt aufrechterhält, dann entstehen mittel- bis langfristig wertvolle Synergien. Kurzfristig sind die Dinge so, wie sie sind. Aber auch bei der Finanzverwaltung werden Prozesse mittel- bis langfristig aufgrund der Digitalisierung um einiges effizienter.
Zur Person
Christian Stender ist Head of Tax Innovation und Technology bei KPMG. In seiner Rolle verwandelt er Stagnation in Dynamik und berät seine Mandantinnen und Mandanten mit einem tiefgreifendem Tax-Verständnis und Begeisterung für Technologie.